"환경변화에 따른 신속한 의사결정이 필요함에도 불구하고 구두보고가 가능한 일을 굳이 서류화할 필요가 있습니까. 전화보고체계가 구축된다면 이러한 문제를 완전히 해결할 수 있을 겁니다." 금성사 조직활성팀 김창권 부장의 지적이다.
금성사는 최근 복잡한 보고절차에 따른 업무지연을 해소하기 위해 문서를 통한 정식보고가 불필요한 사소한 업무에 대해선 전화결재가 가능토록 한 "전 화결재제도"를 도입, 이달부터 본격 시행에 들어갔다.
전화 한통화면 쉽게 업무의 진행및 결과여부를 알 수 있는데도 불구하고 보안사항이 아닌 경우에도 굳이 서류를 작성하고 해당임원을 찾아가 결재를 받아야 하고 결재자도 전화지시가 가능한 사안이라도 직접 불러서 지시하는 것이 우리 기업의 보편적인 결재체계다.
이러한 점을 고려할 때 금성사의 전화결재제도 도입은 신속한 업무처리로 업무의 효율화를 꾀한다는 점에서 획기적인 일이 아닐 수 없다.
금성사가 이번에 도입한 전화결재제도의 기본이념은 윗사람에 대한 존경을 미덕으로 여기는 유교주의적 관념이 밑바탕에 깔려 있는 우리 기업조직의 분위기를 완전 뒤엎는데서 출발한다.
업무처리를 신속하게 처리해 불필요한 시간낭비를 제거하고 업무의 효율을 증진, 사무생산성향상을 이룩한다는 것이다.
또 세계 초일류기업을 지향하는 기업으로서 형식과 권위의 틀을 과감히 탈피 함으로써 수시로 변하는 국제조류에 신속대응하겠다는 판단이다.
이번 전화결재제도 도입에 따른 성과는 주목할 만하다. 아직까지 전화결재제도의 효과를 정량적으로 파악할 수는 없지만 전반적인 분위기가 달라지고 있는 상황이다.
그동안 전화보고를 결례로 여기던 사원들의 전근대적인 사고가 달라지는 양상이고 임원들도 아랫사람의 전화결재를 독려하고 있는 형편이다.
금성사는 이번 전화결재제도 도입을 계기로 업무의 생산성 향상은 물론 위계 질서가 분명한 경직된 조직분위기가 유연한 형태로 쇄신되며 임직원들간 원활한 커뮤니케이션으로 조직구성원들간에 일체감이 조성될 것으로 기대하고 있다. <금기현 기자>