"증역화"에서 중요한 것은 지식이다. 하지만 사람의 머릿속에 있는 지식은 정리가 되어 있는 것 같으면서도 그다지 정리가 잘 되어 있지 않다. 인간은 머릿속으로 생각하고 있는 것을 한번 종이에 쓴 다음에야 자신이 생각하고 있는 것을 이해하는 일이 종종 있다.
후지제록스의 미야하라사장도 "지식이란 것은 어떤 형태로든지 나타내지않으면 안된다. 형상화하는 방법으로는 "기록문서"가 가장 적합하다"고 말한다. 여기서 기록문서라는 것은 반드시 종이에 기록.인쇄한 것만을 의미하는 것은아니다. 소리도 좋고, 컴퓨터의 디스플레이에 표시되는 것도 좋다. 지식을 형상화한 것이면 모두 기록문서라 할 수 있다.
따라서 후지제록스가 말하는 기록문서는 종이에 기록.인쇄된 것뿐 아니라음성과 화상까지를 포함하는 광범위한 의미를 갖는 것이다.
"이것은 이치바시대학의 노나카 교수의 말이지만, 사람의 머릿속에서는 이른바 "암묵지"라는 것이 만들어진다. 그것이 형상화되면 "형식지"라는 것이된다. 즉, 생각을 형상화시킨 것이 형식지인 것이다. 암묵지는 누구에게도보이지 않지만 형식지는 보인다.
어떤 사람이 표현한 형식지를 다른 사람이 보고, 다시 그것을 본 그사람의 암묵지가 만들어진다. 그렇게 해서 많은 사람들 사이에서 암묵지로부터 형식 지, 형식지로 부터 암묵지로 변환해 감으로써 지식이라는 것이 연쇄적으로 창출되는 것이다"라고 미야하라 사장은 지적한다.
미야하라 사장은 회사에서 오랫동안 경리업무분야를 맡아 왔다. 경리업무 란무엇인가를 생각해볼 때, "단지 계산만 하면 되는 것인가. 아니다. 경리란 숫자로 표현한다. 그러니까 이리저리 분석하거나 해석한 것을 숫자로 표현해 어떻게 다른 사람에게 전달하느냐 하는 것이 경리의 업무가 아니냐"하고 자주 자문자답했다고 한다. 마찬가지로 설계자가 작성한 도면도 또한 기록문서 인 것이다.
그런데 기업의 사무직원들은 거의 1백% 어떤 형태이든간에 기록문서에 관련된 일을 하고 있다. 일의 상당부분을 차지하고 있는 것이 문서를 작성하거나읽거나 보는 것이다.
그렇다면 기록문서화를 잘 해서 활용함으로써 기업의 증역화가 추진돼 간다는 것을 뜻한다.
후지제록스의 기록문서회사로서의 역할 하나가 기록문서화 하기 위한 기반구조의 제공인 것이다. 기반구조의 제공에는 하드웨어의 측면이 있는가 하면 과정측면도 있다.
하드웨어란 디지털복사기와 같은 각종 사무자동화기기를 가리키는 것이다.
과정측면은 공장에서 제품을 생산하기 위해 공정관리를 해서 품질이 확보 되도록 노력하는 것과 같이, 기록문서 작성에 대해서도 그 과정을 관리한다 는것이다. 역시 기록문서 작성의 과정은 가장 좋은 방법으로 구축돼야 한다는것으로 후지제록스는 10년 전부터 이를 "기록문서관리"라고 규정해 적용하고있다. 한편, 형식지가 된 기록문서에 의해, 사람이 생각하고, 판단하고 움직인다. 다시 말하면, 기록문서는 이를 읽으므로써 사람이 동적인 상황에 놓이게해야 되는 것이다. 후지제록스는 10년전부터 어떤 과정을 거쳐 표현되는 동적인 힘을 가진 기록문서를 "액티브 도큐먼트"라고 부르고 있다. 디지털.네 트워크화해 회오리바람처럼 확산돼 올라간 지식이 보다 많이 적용해 갈 수있다면 액티브 도큐먼트의 질도 더욱 향상되어 갈 것이다.