공용 및 사설 전자우편시스템은 비즈니스분야에서 통신의 영역을 넓히려는취지로 사용되고 있다. 전자우편을 사용하면 사실상 어느 누구와도 대화를나눌 수 있다. 이 때문에 전자우편을 「위대한 평등자(great equalizer)」라고 부르기도 한다. 전자우편은 명령체계의 한계를 극복하고 심지어 아주 까다로운 비서도 불필요하게 만드는 그러한 역할을 수행한다.
대부분 대규모 조직체에서는 당초 전자우편을 내부 직원들간에 정보를 주고 받기 위한 목적에서 설치하지만 이 전자우편은 외부 사람들과 서류를 교환하거나 메모를 주고 받을 수 있는 여러 가지 수단을 제공하기도 한다. 컴퓨서브와 MCI 메일은 대중이 가장 자주 이용하는 인기있는 전자우편 시스템이며 인터네트도 전자우편 용도로 폭넓게 이용되고 있다. 이런 종류의 서비스는 포괄적으로 통신할 수 있는 빠르고 손쉬운 수단이다.
최근에는 무선통신에 기초를 둔 전자우편시스템이 새롭게 등장하고 있다.
이들 시스템은 회사의 전자우편시스템에 직접 접속할 수 있을 뿐만 아니라언제 어디서나 당신의 소재를 알려주기도 한다.
전자우편시스템이 사업에 얼마나 많은 영향을 미치는 지는 많은 경우에서볼 수 있다. 딱딱한 형식을 갖추지 않은 문서의 경우 언제라도 정보교환을할 수 있을 뿐만 아니라 전자우편을 이용해 공식적인 명령체계가 갖고 있는불합리한 장벽을 극복할 수도 있다. 예를 들어,비서가 중간에서 전화를 받는등의 불필요한 단계를 생략할 수 있는 것이다.
전화시스템 및 인텔리전트 네트워크란 통신수단과 분산처리 컴퓨팅 시스템의 결합을 의미한다. 이들 두가지를 결합하면 전화시스템을 단지 두 사람이대화하기 위한 수단 이상으로 활용할 수 있다.
이 기술을 좀더 단순히 이해하기 위해서는 잘못 걸려온 전화를 원래의 상대방에게 연결해주는 서비스를 생각해보면 된다. 예를 들어, 잘못 걸려온 전화를 제대로 돌려주기 위해 하루에 얼마나 많은 수고를 해야 하는지를 생각하면 된다.
이것은 확실히 고객중심의 통신을 위해서 흥미로운 수단이 될 수 있다. 이수단을 흥미롭다고 말하는 것은 같은 방법을 이용하더라도 어떤 때는 사업에도움이 되기도 하지만 또 다른 경우에는 방해가 될 수도 있기 때문이다. 고객들은 보통 전화를 통해 정보에 접근하는 것이 더 효율적이라고 생각한다.
가령, 은행예금잔고를 확인하는 경우를 생각해보자.전화 한통으로 확인하는 것이 편리하긴 하지만 한편으로 고객들은 자동응답기를 통해 수많은 메시지를 확인하는 것에 짜증이 날 수도 있다. 최근에 어떤 작가가 극장의 연극상연 시간과 요금을 알기 위해 자동전화안내를 이용한 경우가 있었는데 원하는 정보를 얻기까지 10분이 넘게 전화기에 매달려 있어야 했다. 얼마나 끔찍한 일인가.
그러나 전화를 이용하면 많은 정보서비스를 받을 수 있게 된다. 수신자부담전화,개인번호, 음성우편, 음성인식, 팩스전송, 원격네트워크관리, 휴대전화등을 생각해보면 이들 통신수단들은 당신의 고객, 부품업체 및 경쟁업체들과 정보를 주고 받을 수 있는 다양한 수단을 제공한다.