최근 기업 환경에서 메시지 송수신은 음성메일, 「포스트잇」메모, 팩스,전자 메일등 다양한 미디어 형태로 나타난다. 이 가운데 전자메일은 워크그룹 구성원간 정보를 교환하기 위한 그룹웨어 애플리케이션의 기본이 되고 있다.
전자메일은 워크그룹 구성원 뿐만 아니라 애플리케이션간의 정보를 주고받을 수 있는 인프러스트럭쳐를 제공한다는 점에서 그룹웨어 애플리케이션의기본이 되고 있다.
과거 전자우편은 일부 전문가층이 사용하는 데 그쳤으나 환경의 변화에 따라 지금은 네트워크 운용체계(NOS) 만큼이나 필수불가결한 소프트웨어로 자리잡고 있다. 사실 전자우편이 기본 소프트웨어의 역할을 수행하고 중요성이계속 부각되면서 어플리케이션으로 보느냐 운영체계로 보느냐 하는 구분도애매해지고 있는 상황이다.
한 예로 최근 발표되는 주요 소프트웨어들은 대부분 애플리케이션에서 사용자들이 전자우편에 접속할 수 있는 기능을 제공할 뿐만 아니라 메시지를송수신하기 위해 전자우편 기능을 수행한다.
전자우편을 기본적인 메시지 전송시스템으로 사용하기 전에 한가지 명심해야 할 것은 업체간에 자료호환을 위한 표준이 정해져 있지 않다는 점이다. 이런 문제를 해결하기 위한 방법의 하나로 X.400 표준에 근거한 메시지 게이트 웨이를 사용하는 것이다. 이들 게이트웨이는 업체들이 제각각 제시하는독자 포맷을 X.400 메시지 표준으로 변환시켜 백본 네트워크로 전송한 뒤 수신자의 고유 포맷으로 바꿔주는 역할을 수행한다.
그룹웨어 시스템의 나머지 한가지 주요 기능으로 협업을 들 수 있다. 협업은 그룹웨어가 갖고 있는 정보공유, 메시징 등 주요 기능 가운데 가장 이해가 부족한 상태이기도 하다. 그럼에도 불구하고 그룹웨어 아키텍쳐 가운데가장 중요한 컴포넌트라고 할 수 있다.
협업도구는 워크그룹 조직원이 얼마나 멀리 떨어져 있건 간에 함께 생각하고 일할 수 있도록 도와준다. 협업도구는 다양한 형태와 크기를 띠고 조직원간 상호작용을 도와준다. 사실 올바른 협업 시스템을 구축하고 사용하기 위한 정답은 없다고 볼 수 있다. 문제는 워크그룹마다 업무 내용이 다르기 때문에 최대 효율을 얻기 위해서는 워크그룹 도구를 효과적으로 사용할 수 있는 유연성이 필요하다고 할 수 있다.