<1>인트라넷을 기반으로 한 전자결재시스템 기술:한국기업전산원 대표 金吉雄
그룹웨어분야는 세계시장이 개방되어 하나로 통합된 무한 경쟁의 환경 속에서 기업이나 공공기관들의 강력한 요구 그리고 일반 그룹웨어 사용자들의높아져 가는 안목, 고기능화에 대한 요구 등으로 인해 전환기를 맞고 있다.
이런 가운데 나타나고 있는 가장 두드러진 현상 중 하나는 사무실에서 일어나고 있는 업무흐름 자체의 자동화(Workflow Automation)이다.
이러한 기술환경의 급격한 발달에 힘입어 그룹웨어 또한 초기의 전자우편이나 전자게시판과 같은 단순한 기능에서 이제 이런 업무흐름 자체를 자동화하는 방향으로 그 기능이 고도화·실용화되면서 그룹웨어는 급격히 보급되고있다.
한국적인 사무환경에서도 업무흐름을 자동화하기 위한 문서처리의 전자화방법이 가장 중요한 요소로 등장하고 있다. 실제로 우리나라 업무관행을 조사해보면 사무직들은 하루 평균 근무시간중 81% 이상을 문서의 작성·분배·이동·결재·보관 등의 업무에 할당하고 있다.
따라서 한국적인 사무환경에서 제대로 된 전자문서 관리체계를 확립하려면△외부의 종이문서를 실용성 있는 이미지로 문서화하는 기술 △팩스문서를종이문서로 출력하는 과정없이 컴퓨터 화면 상에서 모든 처리를 할수 있도록하는 기술 등이 필요하다.
이러한 문서 형태의 정보는 과거 전산화의 핵심적인 대상이었던 기간 시스템(MIS)들의 처리정보와 비교할 때 처리 건당 데이터량이 최저 1백배에서 최고 7천배까지 방대하다. 따라서 이처럼 방대한 문서정보와 전자결재 기능을처리하기 위해서는 모든 문서 데이타를 고도로 온라인 압축·복원하는 요소기술이 필수적으로 요구되고 있고 이 경우에도 컴퓨팅 자원 간의 부하수준을평준화할 수 있는 지능형 분산처리구조로 설계되어야만 한다.
불행히도 지금까지 시중에 출시된 전자결재시스템들은 서버기능 집중형이며 압축기술이 전혀 고려되지 않았고 워드프로세서로 작성한 문서만을 전자결재 대상으로 하여 개발된 경우가 많았다. 따라서 시스템을 도입한 기관들도 실제로 전자결재를 실행하지 못하고 단순기능을 사용하는 데 그치는 사례가 많았다.
최근 각 기관들이 보유하고 있는 조직 내의 네트워크망을 인터넷과 호환할수 있게 바꾸어 인트라넷을 구축하고자 하는 시도는 당연한 현상이다.
인트라넷 체제로 바꿈으로써 인터넷 상에 산재되어 있는 각 분야의 수많은정보자원에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론 특별한 통신장비를 설치하지않고세계 어느 곳의 어떤 기종과도 정보를 주고받을 수 있게 된다.
그리고 상호간에 주고받은 문서가 인터넷의 표준문서규격(HTML)이나 메시지규격(SMTP)을 따랐다면 어떤 컴퓨터의 어떤 소프트웨어로 작성한 문서라고하더라도 별도의 변환작업 없이 바로 인식하여 처리할 수 있다는 강력한 장점들을 갖게 된다.
특히 전자결재시스템을 인트라넷 기반으로 구축하게 되면 시내통화료로 원격지 전자기안이나 출장중 전자결재 기능까지 가능하고 문서를 유용한 정보로 구축하여 제3의 생산자원으로 만들 수 있다는 점에서 매우 큰 부가효과를가져다줄 수 있게 된다.
이러한 인트라넷 환경의 전자결재시스템이라면 자체적인 웹브라우저 기능을 갖고 있어야 한다.
이와 같이 시스템의 호환성과 확장성 및 경제성이라는 측면에서 인트라넷이 이상적인 전자결재시스템 구축환경임에도 불구하고 시스템 보안관리는 또다른 관점에서 심사숙고해야 할 문제라고 할 수 있다.