초테크, 시테크의 「스피드 경영」이 기업 성패를 좌우하는 열쇠로 등장하면서 통합 전자문서관리시스템(EDMS)이 정보화 경영의 핵심 대안으로 인기를 끌고 있다.
일반 사무관리 부문에서 추진돼오던 「종이 없는(Paperless) 사무환경」이 최근에는 적용범위를 더욱 넓혀 애프터서비스(AS)와 같은 대고객서비스, 대리점이나 작업현장에까지 확대되는 추세를 보이고 있다.
「종이 매뉴얼 없는 고객 서비스가 너무 편해요!」 대우중공업 서비스센터에 근무하고 있는 박광덕 과장은 아침에 출근하는 발걸음부터 경쾌해짐을 느낀다.
매일같이 걸려오는 국내고객, 해외지사의 문의전화에 일일이 관련자료를 보내주고 AS에 응해야 하는 서비스센터의 업무가 최근 구축한 통합 전자문서관리시스템 덕분에 무척 편해졌기 때문이다.
대우중공업은 공작기계나 산업용 장비를 생산하는 업체인 만큼 기술문서나 설계데이터, 기계의 외관을 그린 일러스트 자료를 문서로 관리하고 있다. 더욱이 부품 하나하나에 대한 설계도면이 첨가돼야 하는 기계매뉴얼을 주로 관리해야 하는 업무 특성상 자료 정리, 관리에서 더욱 과학적인 방식이 절실히 요구됐다.
수 많은 문건, 설계도 바인더를 관리하는 어려움은 물론이고 고객이 원하는 정확한 정보를 리얼타임으로 찾아내 서비스하는 것도 애로사항 제1번이었다.
이 회사는 이 때문에 최근 그동안 보유해 오던 각종 기술문서에서 공작기계 설계도면과 매뉴얼을 더욱 편하게 관리할 수 있고 사내외를 포함, 커뮤니케이션이 더욱 개선된 종합 전자문서관리 시스템을 도입했다.
어도브에서 디지털 문서포맷 표준화를 위해 개발한 「아크로뱃」 소프트웨어를 통해 별도의 하드웨어 장비없이 그동안 사용해 오던 PC를 단말로 사용할 수 있어 개발비 이외에 추가적인 비용부담도 거의 없었다.
이 소프트웨어는 고객이나 협력업체, 해외영업소 등에서 들어오는 문의사항이나 관련자료를 인터넷과 CD롬을 통해 팩스나 데이터로 즉시 보낼 수 있는 통합 문서관리 툴이다.
시스템 도입이후 도면이나 일러스트 데이터의 확대 축소, 전송방식, 매체가 자유로워 대고객서비스가 더욱 용이해졌다. 또 CD롬에 방대한 문서를 담아 자료를 체계적으로 관리함은 물론 오프라인 상태에서 검색할 수 있는 기능을 이용, 업무를 더욱 간편하게 진행할 수 있다.
종합 놀이공원인 롯데월드도 최근 도면관리시스템을 도입해 본격적인 전자문서관리 용도로 확대해 나갈 계획을 추진하고 있다.
크고 작은 공사가 계속되는 회사업무의 특성상 해당공사에 사용되는 도면이나 시설관리과에서 보존용으로 보관해야 하는 도면과 문서정보를 종합적으로 관리해야 할 필요성이 대두됐기 때문이다.
더욱이 88년 롯데월드가 설립된 이래 보관하고 있던 5만1백60장의 방대한 종이도면은 관리하기에 어려울 뿐더러 생산성 향상을 저해하는 원인으로 작용한다는 의견도 영향을 미쳤다.
통합 문서관리에 대한 필요성을 절감하던 롯데월드에서는 지난해부터 롯데월드 시설물관리 프로젝트를 추진, 최근에 도면 검색과 수정, 검색제한, 보안 등의 기능을 갖춘 도면관리 시스템을 도입했다.
시설물 도면의 도번별 검색과 중간수정분 저장 등 실무에서 애로사항으로 작용해 왔던 사항들을 개선할 예정인 이 전자문서관리는 그동안 모아 두었던 도면 5만여건의 데이터를 일목요연하게 관리할 수 있고 언제 어디서건 현장에서 원하는 자료를 찾아줄 수 있는 협조체제를 갖출 수 있어 업무진행에 큰 도움을 줄 것으로 기대하고 있다.
현재 롯데월드 시설관리과에서는 도면보관실에 있던 5만1백60건의 도면을 컴퓨터에서 사용할 수 있는 디지털 데이터로 변환하는 작업을 추진하고 있다.
한국전력이나 일부 정부출연연구소에서도 문서나 도면을 어떤 형식으로든 디지털화하는 작업을 추진하고 있다.
이처럼 전자문서를 이용한 사무환경이 확산되고 있는 것은 21세기 디지털 혁명의 여파가 기업 각 부서로 파급되고 있는 데다 대고객지원과 AS, 글로벌 경영이 최우선시되는 현재의 기업경영환경에서 「종이문서」가 신속한 커뮤니케이션의 걸림돌로 작용하고 있기 때문이다.
종이 문서는 생산성, 능률과는 거리가 먼 천덕꾸러기로 작용하고 있다. 특히 자료보관에 필요한 여유공간의 제약과 수만에서 수십만건에 이르는 방대한 자료를 전통적인 바인더 형태로 보관해야 할 경우 물적, 인적 낭비는 엄청나다. 이것은 또 곧바로 기업의 생산성에까지 영향을 미친다.
전자 문서관리시스템은 이같은 종이 문서의 삼중고를 해결하는 정보시대의 새로운 대안으로 등장해 갈수록 관심을 갖는 업체들이 늘고 있다.
세계화가 보편화된 현재의 기업경영 풍토에서 ISO규격획득 등 대내외적인 공신력 확보나 기업내 생산성 향상이라는 측면은 더욱 부각될 것이고, 이에 따른 산업분야에서의 전자문서 구축과 관리추세는 크게 늘어날 것으로 예상되고 있다.
【이규태 기자】