기업 정보시스템 분야에서 한 해를 풍미했던 소프트웨어 분야를 꼽으라면 95년은 그룹웨어, 96년은 인트라넷과 ERP를 꼽을 수 있을 것이다. 그렇다면 97년을 풍미하게 될 소프트웨어는 어떤 분야가 될까. 여러 분야가 있겠지만 그 가운데 전자문서관리시스템(EDMS)이 가장 강력한 후보로 떠오르고 있다.
EDMS는 실제 국내 기업정보시스템 시장에서 지난해말부터 혜성처럼 등장, 현재 가장 주목받고 있는 분야로 각광받고 있다.
컴퓨터 사용이 보편화되면서 대부분의 문서가 컴퓨터 내의 파일 형태로 작성되고 출력되고 또 저장되고 있다. 따라서 이러한 1차문서의 관리가 중요한 기업정보관리의 핵심 기술로 부상하고 있고 이와 함께 EDMS가 중요한 솔루션으로 부각되고 있다.
지금도 사무환경에서는 하루에도 수십,수백장의 종이문서가 쏟아져 나오는 상황이지만 사실 거의 대부분의 문서가 종이에 기록되기 이전에 완벽한 문서형태로 컴퓨터 내에서 1차 생성되고 있다. 또 광속거래(CALS)나 전자문서교환(EDI) 등에서 나타나듯이 문서는 비즈니스의 근거물로 반드시 출력하지 않아도 되는 시대가 왔다.
이같은 비즈니스 환경의 변화는 파일 형태로 문서를 관리하고자 하는 필요성과 당위성으로 이어졌고 나아가서 EDMS가 기업환경에서 중요한 솔루션으로 급부상하게 된 배경이라 할수 있다.
통합형 또는 개방형이라고 부르는 최근의 문서관리시스템은 응용소프트웨어 차원에서 발생하는 파일, 즉 전자문서의 발생부터 소멸까지 문서의 일생을 통합관리하는 시스템으로 문서를 워크그룹 내에서 공유할 수 있고 또 플랫폼에 상관없이 워크그룹 간에 공유가 가능한 종합 솔루션의 성격을 갖는다. 이를테면 기업내에서 정보관리시스템으로서의 성격도 갖고 있는 셈이다.
관리할 수 있는 전자문서는 이미지에서 부터 일반 워드프로세서 및 멀티미디어 문서, 전자우편에 이르기 까지 거의 모든 파일을 대상으로 삼고 있다.
이들 문서관리시스템은 각종 범용 애플리케이션에서 생성되는 다양한 문서들을 파일의 종류에 상관없이 통합 관리한다. 전통적인 이미징시스템이나 워크플로우, 텍스트검색엔진(FTR)과는 별도로 하나의 영역을 차지하며 이들과 함께 EDMS로 통칭하고 있기도 하다.
전문검색시스템은 저장된 문서의 특정 단어를 검색해주는 엔진 부분이며 워크플로는 하나의 작업단위인 워크그룹에서 담당자간에 문서의 흐름을 관리해주는 소프트웨어로서 널리 알려진 전자결재 역시 이 워크플로의 아주 기본적인 개념으로 볼 수 있다. 이미징시스템은 스캐너를 통해 종이문서를 스캐닝해 저장, 검색하는 것을 포함해 문서의 저장을 중요하게 다루는 분야로 분류되고 있다.
EDMS는 각 분야별로 전문 영역을 형성하고 있지만 최근의 제품동향은 상호 통합해가는 추세다. 문서관리시스템이 기반시스템으로서 백본의 역할을 담당하고 여기에 워크플로우 및 이미징시스템, 전문검색 시스템의 기능을 하위시스템으로 갖추어 나가고 있다.
통합문서관리시스템이란 명칭은 바로 이같은 배경에서 등장하고 있다. 이미징시스템 업체들도 그동안의 전통적인 도면이나 이미지 파일관리 위주에서 일반 사무용 파일들을 지원하는 방향으로 나가고 있어 각 전문 영역별 통합화는 전체적인 대세로 인식되고 있다.
여기에다 최근의 기술적 동향은 모든 문서를 서버에 두고 클라이언트에서는 웹브라우저만을 이용해 문서를 생성하고 검색할 수 있는 웹지원 기능이 최대 이슈로 등장하고 있다. 이같은 웹지원 기능은 이미 모든 문서관리업체들이 수용해 가고 있다. 이같은 추세라면 기존에 이미징,전문색인,워크플로우,문서관리가 따로 있었던 것이 무의미해질 수도 있을 것으로 예상된다.
이에따라 국내에서도 기존 이미징시스템(광파일시스템)이나 문헌정보시스템,최근의 문서관리시스템 등이 전자문서관리시스템으로 개념의 통합화가 이루어 지고 있는 상황이다.
이같은 분위기를 직접 피부로 느낄수 있는 곳이 바로 제11회 한국컴퓨터소프트웨어전시회(SEK97)에 마련된 「EDMS특별관」이다. 이 특별관에는 문서관리, 워크플로, 이미징시스템, 전문검색 등 각 분야별로 대표성을 갖는 9개사가 공동마련한 것으로서 약 50여점의 신제품과 관련기술을 선보이고 있다. 이곳을 찾으면 EDMS분야의 전체적인 흐름과 기술의 동향을 한눈에 볼 수 있는 이벤트 전시관으로서 손색이 없는 마당이 될 것이다.
<김상범 기자>