문서관리의 개념이 바뀌고 있다.
컴퓨터환경의 보편화로 문서 자체가 전자화하고 있고 이에 따라 문서관리도 전통적인 종이문서의 관리방식에서 전자문서의 통합관리로 변해가고 있는 것이다. 이러한 전자문서 관리는 기존 종이문서 관리에 비해 물리적인 공간활용의 효율성은 물론 정보의 빠른 검색, 사용자간 정보공유 등 기업생산성 향상의 효과적인 도구로 부상하면서 정보시스템 환경의 피할 수 없는 대세로 떠오르고 있다.
90년대 들어 본격적인 정보화시대가 도래하면서 매년 한두가지 주목받는 신제품이나 신개념이 등장해 정보시스템시장을 주도해왔다. 대표적인 것이 그룹웨어, 인트라넷, 전사적자원관리(ERP), 객체관계형데이터베이스(ORDB), 데이터웨어하우스(DW) 등이다.
지난 95년에는 정보시스템시장에 열풍처럼 몰아닥친 그룹웨어가, 그리고 96년에는 인트라넷과 ERP가 각각 핫이슈로 정보산업계의 이목을 집중시켰다. 이어 97년 들어서는 데이터베이스관리시스템(DBMS)업계에 몰아닥친 객체관계형 DBMS와 DW 등 1년을 주기로 첨단 정보시스템시장에서는 하나의 유행상품이 시장을 주도해왔다. 전자문서관리시스템(EDMS)도 이러한 정보시스템의 유행을 주도할 대표적인 분야다.
사실 문서관리라는 개념은 그리 낯선 말은 아니다. 문서관리는 오래전부터 기업내 관리업무의 중요한 부분을 차지해왔다. 기업내에서 문서의 흐름은 바로 정보의 흐름을 뜻한다. 따라서 이러한 문서의 중요성을 간과할 수 없는 것이다. 그런데 새삼 EDMS가 주목받게 된 것은 전체적인 기업 업무환경의 변화가 EDMS의 탄생을 자연스럽게 몰아가고 있다고 보는 것이 타당하다.
컴퓨터 사용이 보편화되면서 대부분의 문서가 컴퓨터내의 파일형태로 작성되고 출력되며 또 저장되고 있다. 따라서 이러한 1차문서의 관리가 기업정보관리의 핵심기술로 부상하고 있고 이와 함께 EDMS가 중요한 솔루션으로 부각되고 있는 것이다.
지금도 사무환경에서는 하루에도 수십,수백장의 종이문서가 쏟아져 나오는 상황이지만 사실 거의 대부분의 문서가 종이에 기록되기 이전에 완벽한 문서형태로 컴퓨터에서 생성되고 있다. 또 광속거래(CALS)나 전자문서교환(EDI) 등에서 나타나듯이 문서는 비즈니스의 근거물로 반드시 출력하지 않아도 되는 시대적 변화도 초래했다.
이같은 비즈니스 환경의 변화는 파일, 즉 전자문서를 관리하고자 하는 필요성과 당위성으로이어졌고 나아가서 EDMS가 기업환경에서 중요한 솔루션으로 급부상하게 된 배경이라 할 수 있다.
EDMS는 경영정보시스템(MIS)의 한 부류라 할 수 있으나 기존에 추구하던 방식과 다른 목표와 용도를 가지고 있다.
기존 MIS도 과거 종이문서로 업무를 처리하는 데 따르는 불합리성과 시간적, 금전적 낭비를 줄이고 필요한 자료를 신속하게 조회하여 해당업무를 원활히 수행할 수 있도록 하는 데 목적이 있었다. 이러한 목적은 EDMS도 마찬가지다. 그러나 이러한 MIS시스템은 그 목적이 특정 사업장에 대한 규정된 업무과정의 처리, 즉 재고관리, 인사관리, 고객관리 등 특정한 업무처리의 자동화에 있었다.
이와 달리 EDMS는 기업내에서 정보의 매개체로 유통되고 있는 문서를 관리하고자 등장했으며 일종의 정보관리시스템인 것이다. 특히 문서가 전자화하면서 이를 처리해줄 정보시스템이 필요해진 것이다.
기업내에서 사용하는 전자문서의 종류는 워드프로세서 파일이나 스프레드시트 파일에서부터 도면이나 그래픽, 동영상 파일에 이르기까지 다양하게 존재한다. 이렇듯 다양한 전자문서는 각각의 응용 소프트웨어를 통해 관리되며 또 개인적인 관리차원에 머무르고 있다. EDMS는 이러한 다양한 전자문서를 일관된 관리체계 아래에서 다수의 사용자가 공유하며 사용할 수 있게 해주는 통합정보시스템이라고 할 수 있다.
그러나 최근 등장하고 있는 EDMS는 상당히 많은 의미와 분야를 내포하고 있다. 이에 따라 개념의 정확한 정립 역시 요구되고 있는 상황이다.
우선 EDMS가 등장한 미국의 경우 업체들마다 EDMS를 정의하고 분류하는 데 있어 조금씩의 차이를 보이고 있다. EDMS의 E를 전자(Electronic)로 해석하는가 하면 전사적(Enterprise)으로 해석하기도 한다. 또 업체별로 EDM이나 DMS, 또는 DM이란 약어를 사용하기도 한다.
하지만 현재 국내에서 통칭되는 EDMS는 일반적인 개념의 전자문서를 관리해주는 시스템을의미하며 이러한 광의의 EDMS속에는 전자문서관리(EDM), 이미징시스템, 전문검색시스템(FTR), 워크플로, 뷰어, COLD(Computer Output to Laser Disk) 등이 분야별 솔루션으로 구분된다.
이 가운데 EDMS의 가장 큰 줄기는 전자문서관리(EDM)와 이미징시스템이다. EDM은 통합형 또는 개방형으로 불리기도 하는 시스템으로 워드프로세서, 스프레드시트, 도면, 이미지 등 응용 소프트웨어 차원에서 발생하는 파일, 즉 전자문서를 통합 관리해주는 소프트웨어를 일컫는다. 좁은 의미로 EDM이 EDMS를 의미하기도 한다. 즉 전자문서의 발생시점부터 중간수정 및 검색, 최후 폐기에 이르기까지 문서의 일생을 통합 관리해주는 소프트웨어다.
이미징시스템은 이전에 광파일시스템으로 우리에게 익숙한 것으로 스캐너를 통해 종이문서나 도면 등을 컴퓨터에 입력하고 색인을 첨부해 저장관리하는 시스템이다. EDM과 달리 스캐닝한 이미지 문서가 주 관리대상이며 이는 주로 다량의 외부문서를 컴퓨터에 재저장하는, 즉 저장관리 개념이 중심이다. 현재 EDMS시장에서 가장 큰 규모를 차지하고 있는 분야이기도하다.
EDM, 이미징시스템을 양대 축으로 형성되고 있는 EDMS시장은 이밖에도 특정단어나 문장을 입력해 원하는 문서를 검색해주는 FTR와 저장된 문서를 응용 소프트웨어의 실행없이 바로 내용을 꺼내 확인해볼 수 있게 해주는 뷰어도 EDMS의 주요 핵심 솔루션에 속한다.
또 워크플로는 하나의 작업단위인 워크그룹에서 담당자간 문서의 흐름을 자동화해주는 소프트웨어로서 저장된 문서의 흐름을 관리해주는 솔루션이며 COLD는 정형화된 전산자료 즉 각종 보고서 출력용 정보를 광디스크에 일괄 저장해 검색해주는 시스템이다. 워크플로와 COLD는 EDMS분야 중에서도 최근 가장 주목받고 있는 분야이기도 하다.
EDMS시장은 이같이 분야별 솔루션들을 총칭하는 시스템으로 분야별로 전문업체들이 시장을 형성하고 있다. 그러나 최근의 제품동향은 분야별 전문 솔루션들을 상호 연동해가는 것이 대세다. 이미 EDM이나 이미징시스템은 내부적으로 FTR 또는 뷰어의 기능을 기본적으로 제공하고 있으며 여기에 워크플로나 COLD 등이 연동되기도 한다. 사실상 이러한 통합문서관리시스템이 EDMS의 궁극적 목표이기도 하다.
통합문서관리시스템 또는 전사적문서관리시스템이란 명칭은 바로 이같은 배경에서 등장하고 있다.
여기에 최근의 기술적 동향은 모든 문서를 서버에 두고 클라이언트에서는 웹브라우저만을 이용해 문서를 생성하고 검색할 수 있는 웹 지원기능이 이슈로 등장하고 있으며 이같은 웹 지원기능은 이미 모든 문서관리업체들이 수용해가고 있다.
인터넷과 EDMS의 연동과 함께 CALS/EC와 EDMS의 연계, ERP, 그룹웨어와 EDMS의 연계 등 주요 정보시스템들과 EDMS의 연동이 주목받고 있는 기술적 동향이다.
여기에 최근에는 EDMS를 통한 지식기반시스템(Knowledge Management Syatem) 구축이 가장 뜨거운 이슈로 등장하고 있다. 이러한 기술적 추세는 바로 기업 업무환경의 변화를 그대로 반영해주고 있다는 점에서 당연한 현상이라고 할 수 있다.
세계적으로 EDMS시장은 급속도로 성장하고 있다. EDM, FTR, 뷰어 시장만해도 연평균 36.8%의 성장을 거듭하고 있고 이에 따라 수많은 전문업체들이 제품개발에 뛰어들면서 시장경쟁은 갈수록 뜨거워지고 있다.
미국의 경우 이미 EDMS 관련업체들로 구성된 「에임(AIIM:Association for Information and Image Management)」이란 컨소시엄이 구성돼 문서관리분야의 표준화 등을 연구하고 있으며 델파이컨설팅과 같은 EDMS 전문 컨설팅그룹이 활발한 활동을 하고 있다. 에임은 매년 「에임 쇼」라는 명칭으로 대규모 EDMS관련 전시회를 개최하고 있기도 하다.
국내에서도 지난 97년부터 EDMS가 본격적으로 시장에 알려지기 시작했고 한국소프트웨어산업협회내에 EDMS분과위에 국내 주요 EDMS 관련업체들이 참가, 활동하고 있을 정도로 발빠른 시장활성화 움직임을 보이고 있다.
지난해 10월 「EDMS코리아 컨퍼런스」가 처음으로 개최된 데 이어 6개월여 만에 제2회 컨퍼런스가 개최되는 등 국내시장에서도 EDMS의 열기는 뜨거워지고 있다.
EDMS를 공급하는 주요 업체들을 보면 미국의 파일네트, 다큐멘텀, 피시닥스, 블루버드, IBM 등이 있으며 이들업체는 이미 국내에 진출을 완료하고 시장 선점경쟁에 들어간 상태다. 여기에 다존기술, 트라이튼테크 등 국내 개발업체들도 국산제품의 자존심을 걸고 시장경쟁에 들어갔으며 LG EDS시스템, 삼성전자, 삼성SDS, 쌍용정보통신, SKC&C, 대우정보시스템, KCC정보통신, 한국유니시스 등도 솔루션 공급 및 시스템통합(SI) 시장을 둘러싸고 경쟁을 벌이고 있다.
이미 정부차원에서도 문서의 전자화를 적극 추진하고 있고 시장개방을 눈앞에 두고 있는 금융권 역시 EDMS 도입을 서두르고 있는 등 시장수요도 증가하고 있는 추세다. 종이없는 사무실이라는 기업환경의 대세에 따라 EDMS는 정보산업계에서 새롭게 주목받는 시장으로 급부상할 전망이다.
<김상범기자>