전자문서관리시스템(EDMS)은 개념적 의미이며 실질적으로 EDMS를 구성하는 솔루션은 전자문서관리(EDM), 이미징시스템, 워크플로, COLD 등으로 나눌 수 있다. 여기에 FTR, 뷰어, 문자인식시스템(OCR) 등도 EDMS의 중요한 솔루션으로 자리하고 있다. 물론 컨설팅 및 시스템통합(SI)도 커다란 분야를 차지한다. 이 가운데서도 이미징시스템과 EDM은 EDMS의 양대 축을 형성하고 있다고 할 수 있다.
전자문서는 일반 워드프로세서 문서에서부터 그래픽, 도면, 동영상, 이미지문서에 이르기까지 다양한 형태로 존재한다. 이 가운데 이미지문서는 다른 전자문서와는 여러가지 면에서 차이가 나며 이 때문에 이미지문서를 주 관리대상으로 하는 이미징시스템과 응용 소프트웨어 차원에서 발생하는 파일형태의 전자문서를 주 관리대상으로 하는 EDM이 EDMS의 양대 산맥을 형성하고 있는 것이다.
이미징시스템과 EDM은 각 문서가 처리되는 대상과 유형, 관리목적 등에서 큰 차이를 보인다. 이미징시스템은 이미 존재하고 있는 종이문서를 전자문서로 변환해 저장, 관리한다. 이에 비해 EDM은 종이문서로 출력되기 이전에 생성되는 워드문서나 스프레드시트 문서 등이 관리대상이다.
또 이미징시스템에서 저장된 문서는 지속적인 수정이 필요한 문서가 아니다. 저장의 의미가 강한 것이다. 이미징시스템에서는 스캐너와 함께 이미지문서의 저장을 위해 대용량 저장장치가 필수적이다. 이에 반해 EDM에서의 전자문서는 발생부터 폐기까지 문서의 일생을 관리하며 수시로 수정되고 편집된다. EDM에서는 문서의 이력관리(버전관리)와 다수 사용자의 동시접근을 제어하는 체크인, 체크아웃 기능이 주요 기능으로 꼽힌다.
<이미징시스템>
EDMS라는 용어 탄생의 산파역할을 한 것은 EDM이지만 종이문서를 전자화해 관리하는 개념적인 의미의 EDMS는 이미징시스템에서 비롯됐다고 할 수 있다.
이미징시스템은 이미 80년대 후반부터 국내에 광파일시스템이란 용어로 소개되기 시작했다. 당시 광파일시스템은 문서캐비닛에 쌓여 있는 서류뭉치를 컴퓨터에 이미지 파일로 변환, 저장함으로써 사무공간의 효율적인 활용의 의미가 강했다. 그러나 95년 이후 광파일시스템이란 말은 사라져갔고 그 대신 이미징시스템이란 말이 새로운 용어로 자리잡고 있다.
업무환경에 따라 사용자의 수작업 입력에 의해 디지털 자료화될 수 없는 문서들도 존재하기 마련이다. 사진, 그림 등의 이미지 자료나 전표, 수표, 증빙서류 등의 문서는 이를 문자로 입력해 처리할 수 없는 대표적인 것으로, 문서의 이미지 그 자체를 보존할 수 있는 상태로 저장해야 한다.
이미징시스템은 이러한 문제를 해결하기 위해 등장했다. 주로 종이문서를 많이 사용하고 또 사용해야 하는 업무환경에서 종이문서를 컴퓨터에 저장가능한 이미지 파일로 변환해 저장, 관리하는 것이 주 기능이다. 즉 다량의 종이문서가 존재하는 업무환경에서 이를 새로운 형태로 가공해 재저장하는 저장관리의 의미가 강한 시스템이다.
그러나 최근에는 이러한 단순 저장관리의 개념에서 벗어나 각 이미지에 주석과 음성 및 동영상 메시지, 강조표시, 조회용 키워드 등 부가정보를 추가해 저장하고 필요할 때 제목이나 키워드 등 다양한 정보를 토대로 검색해 볼 수 있도록 지원되고 있다. OCR기능을 지원해 종이문서 자료를 재입력 없이 디지털화해 저장할 수 있는 기능, 외부로부터 입력되는 팩스자료를 이미지화해 저장하고 관리하는 기능 등도 지원한다. 여기에다 워크플로, COLD 등이 이미징시스템과 연계되면서 저장관리 외에 문서관리, 정보관리의 의미가 강해지고 있다.
이렇듯 다량의 이미지문서를 처리해야 하는 특성 때문에 이미징시스템은 입력장치인 스캐너와 OCR, 대용량의 저장장치(주크박스)가 필수적으로 요구된다. 전통적으로 EDMS는 이미징시스템에서 시작됐다.
현재 국내에서는 한국파일네트, 한국IBM, 한국유니시스, 삼성전자, 블루버드코리아 등이 이미징시스템을 공급하고 있다.
EDM은 이미징시스템에 비해 출발은 늦었지만 성장률에서 만큼은 이미징시스템을 크게 앞지르고 있을 정도로 최근의 EDMS시장을 주도하고 있는 솔루션이다. 국내에서도 EDMS의 열풍은 EDM업체들이 주도했다.
EDM은 스캐닝한 이미지 파일이 아닌 각종 업무용 애플리케이션에서 발생하는 응용 파일이 주 관리대상이다. EDMS란 용어 자체의 의미에 가장 가까운 시스템이기도 하다. 다양한 전자문서를 일관된 관리체계 하에서 통합관리하는 것이 주 목적이다.
문서관리의 운영에 있어서도 애플리케이션이 문서를 발생하는 시점부터 갱신 및 폐기에 이르기까지 전자문서의 일생을 관리한다.
EDM에서 전자문서는 특정 애플리케이션의 파일형태이기 때문에 문서의 수정 및 편집이 수시로 발생할 수 있다. 문서의 저장도 특정 서버에 국한되지 않고 어디에든 저장될 수 있으며 EDM 서버는 문서의 정보만을 관리한다. 이 때문에 이미징시스템과 달리 대용량의 저장장치가 필요없다.
EDM은 관리하고자 하는 전자문서의 이러한 특성 때문에 문서의 수정시 발생하는 버전관리 기능과 다수의 사용자가 문서를 공유하므로써 발생할 수 있는 문제를 방지해주는 체크인, 체크아웃 기능이 중요하다. 이는 EDM 제품들이 가장 중요하게 강조하고 있는 기능이기도 하다.
EDM에서 관리하는 문서는 업무가 진행됨에 따라 지속적으로 수정, 편집된다. 따라서 EDM에서는 최초의 문서부터 이 문서가 수정, 변경돼 폐기되기까지 해당 문서의 이력을 모두 관리할 필요가 있다. 최초의 문서부터 이후 수정되는 모든 문서를 버전을 달리해 보관, 관리해주는 기능이 버전관리 기능으로 EDM의 필수적인 기능이다.
또 저장된 문서는 해당 업무와 관련된 다수의 사용자에게 공유되고 빈번한 검색이 이루어지기 때문에 문서의 보안차원에서 제공되는 기능이 체크인, 체크아웃 기능이다. 데이터베이스관리시스템(DBMS)에서 다수의 사용자가 동시에 하나의 데이터에 접근할 수 없도록 해주는 잠금기능(Lock)과 유사한 것으로 이 역시 EDM의 주요 특성 중 하나다.
최근 국내에 불고 있는 EDMS 바람은 사실 EDM업체들이 주도하고 있다. 한국아이시스, 다큐멘텀코리아, 한국파일네트, 트라이튼테크, 다존기술 등이 현재 국내에서 EDM 제품을 공급하고 있다.
이미징시스템도 이미지문서 외에 일반 전자문서의 관리기능을 제공하며 EDM도 이미징 문서관리 기능을 기본 내장하고 있거나 옵션으로 제공한다. 그러나 상대적으로 부가기능의 역할을 하는 정도이며 따라서 기업 업무환경의 특성에 따라 이미징시스템과 EDM 솔루션의 도입기준이 달라지게 된다.
<김상범기자>