이미징시스템과 전자문서관리(EDM)가 EDMS의 양대축을 형성하고 있지만 워크플로나 콜드(COLD)도 최근 급격히 부상하고 있는 솔루션들이다. 이들 분야는 자체적으로 전문 솔루션시장을 형성하고 있기도 하고 또 이미징시스템이나 EDM과 연계돼 전사적문서관리시스템을 구축해주는 주요한 축으로 기능하기 때문에 EDMS의 주요 솔루션으로 분류된다. 이밖에 전문검색시스템(FTR), 뷰어 등도 자체 시장을 형성하고 있으면서 EDMS 솔루션들과 밀접한 관계를 맺고 있는 제품들이다.
워크플로는 이미징시스템이나 EDM 모두에서 주목받고 있는 분야다. 업무의 흐름은 곧 문서의 흐름을의미한다. 워크플로는 EDMS가 다루고 있는 전자문서를 업무흐름에 따라 자동으로 유통시켜 주는 솔루션이다.
워크플로는 그래픽 화면을 이용해 업무절차에 따라 경로를 설정해주면 자동으로 문서를 처리, 담당자에게 분배해주며 처리가 완료되면 다음 담당자에게 자동으로 전송해주는 소프트웨어다.
기업들은 업무를 자동화하기 위해 네트워크를 설치해 운용하고 있으며 이 경우 대부분의 사용자는 각자 개인주소를 부여받아 사내에서의 소식 전달이나 대외적으로 인터넷을 이용한다. 이러한 네트워크를 이용해 계획된 업무를 원활히 수행할 수 있도록 지원하기 위해 탄생한 분야가 워크플로 시스템이다.
어느 일정한 기간을 가지고 수행돼야 할 업무의 경우 사용자가 워크플로 솔루션을 통해 업무를 계획하고 미리 편집해 이를 작동시키게 되면 계획된 시간에 해당 업무를 수행할 담당직원이나 팀에게 문서를 자동으로 발송하며 지정된 시간내에 결과나 보고가 들어오지 않을 때에는 이를 독촉하는 명령을 다시 발송하게 된다.
또 접수된 자료나 진행상황 보고서 등은 저장해 자료로 보관하고 현재까지 진행된 상황을 사용자가 알아보기 쉽게 보여줌으로써 업무수행중 프로젝트 관리자가 떠맡아야 할 과중한 업무부담을 감소시켜 준다. 기업내 워크그룹의 업무 프로세스를 체계적이고 계획적으로 수행할 수 있도록 지원함으로써 원활하고 완벽하게 전체 업무를 완료할 수 있도록 도와주는 시스템인 것이다.
워크플로 솔루션은 금융, 의료, 제조 등 대규모의 트랜잭션이 이뤄지는 분야의 업무 지원에 많이 사용되며 응용분야 측면에서 보면 크게 나누어 고객지원, 주문관리, 생산계획관리 등으로 차별화되고 있다.
워크플로의 세계 시장규모는 약 10억달러 정도에 이르고 있으며 미국 파일네트가 전체시장의 19.5%를 점유하면서 선두를 달리고 있고 IBM과 이스트먼소프트웨어가 2위군을 형성하고 있다. 이들 3개 업체의 점유율은 무려 45%에 이른다.
COLD 메인프레인급의 대형 컴퓨터를 운영하는 환경에서 발생되는 데이터들은 간단한 기본 저장 장치로 관리하는데 한계가 따르게 된다. 일반적으로 이미 보고서 출력작업이 끝난 호스트의 데이터는 테이프 백업장치에 보관하게 되고 출력된 보고서는 종이문서 그대로 보관하게 된다. 그러나 이러한 작업은 백업과정에서 생기는 시간적 손실과 비효율성으로 인해 좀더 효율적인 저장 장치가 요구된다. 이에 호스트 시스템으로부터 발생하는 분기별 결산보고서나 회계보고서 등 정형화된 자료들을 광자기 저장장치 등으로 백업해 설정된 조건에 따라 자동으로 저장하고 검색해 볼 수 있도록 지원하는 시스템이 바로 콜드시스템이다.
콜드는 이미징시스템이나 워크플로와 연계된 시스템을 구축하는 경우가 일반적이며 따라서 이미징시스템, 워크플로 제공업체들이 콜드시스템도 동시에 공급하는 경우가 많다.
이밖에 EDMS 관련 주요 솔루션으로는 특정 단어를 입력해 원하는 전자문서를 찾을 수 있게 해주는 전문검색엔진(FTR)이 있다. 이미징시스템보다 EDM에 필수적으로 부가돼 사용된다. 일반적으로 EDM 공급사들은 FTR 전문업체로부터 아웃소싱해 제품에 지원하고 있다.
대표적인 FTR업체로는 미국의 펄크럼, 베리티 등이 있으며 최근 EDM업체인 피시닥스가 펄크럼을 인수했다. 국내에서는 소프트와이즈가 「소프트봇」을 선보이고 이 분야 시장에 참여했다.
EDM은 워드프로세서, 스프레트시트 등과 같은 일반 전자문서에서부터 CAD/CAM과 같은 도면파일, 동영상 파일에 이르기까지 거의 모든 응용 애플리케이션에서 제작되는 문서를 관리한다. 따라서 이렇게 보관, 관리되는 문서를 실제 불러내기 위해서는 해당 문서를 작성한 애플리케이션을 실행시켜야 한다.
이러한 문제를 간단히 해결하기 위해 수정이 필요치 않은 단순 검색만을 할 때는 간단히 문서의 내용을 보여줄 수 있는 기능이 필요하며 이러한 기능의 솔루션이 뷰어 소프트웨어다. 대표적인 제품으로 어도브시스템즈의 「애크로밧리더」와 인소의 「인텔리스코프」 등이 있으며 한국아이시스와 맵시소프트가 공동개발한 「맵시뷰」가 있다.
<김상범 기자>