사회변화에 따라 커뮤니케이션 방법도 많이 달라졌다. 예전에는 사람이 얼굴을 보면서 주로 대화를 나누었으나 최근에는 컴퓨터통신의 발전에 힘입어 컴퓨터를 통해 서로의 의견을 전달하는 E메일이 중요한 의사교환 수단으로 자리잡아가고 있다. 하지만 E메일을 사용하면서 상대방을 짜증스럽고 불편하게 하는 경우가 적지 않다. 경우에 따라선 언어폭력이 발생하기도 한다. E메일을 사용하는 일정한 규정이 없기 때문이다.
이러한 점에서 야후코리아가 최근 발표한 「글로벌 E메일 에티켓 10계명」은 우리의 관심을 끌기에 충분하다.
야후코리아가 밝힌 E메일 에티켓 10계명은 바로 이렇다.
첫째, 본문 내용은 가능한 한 짧고 간결하며 이해하기 쉽게 쓴다.
둘째, 내용을 짐작할 수 있는 제목을 달아준다.
셋째, 본문 서두에 본인의 이름이나 신분을 밝힌다.
넷째, 받는 사람이 읽기 편하게 편집한다. 한 줄은 70자를 넘지 않도록 하고 단락에 따라 한 줄씩 빈 공간을 삽입해 읽기 쉽도록 작성한다.
다섯째, 「참조(cc)」 활용에 주의한다. 내용과 아무런 관계도 없는 사람의 ID를 참조에 기입해서는 곤란하다.
여섯째, 수신과 참조를 구분해야 한다. 메일 수신자는 자신이 수신으로 지정된 경우 정독하고 참조로 된 경우 속독하게 마련이다.
일곱째, 보기에 편해야 한다. 글자폰트·색깔·크기 등에 차이를 두거나 표를 만들어 보내면 눈에 잘 들어온다.
여덟째, 용량을 최대한 줄여야 한다. 꼭 필요한 경우가 아니면 파일첨부를 피하고 본문 내용에 붙여주는 게 좋다.
아홉째, 회신(Reply) 기능을 활용한다. 의사소통을 위해 이전 문서가 필요할 때는 회신 기능으로 메일을 보낸다. 그렇지 않은 경우 새로운 메일을 작성해서 보내는 게 낫다.
열째, 알파벳 하나만 틀려도 E메일이 반송된다는 점을 고려해 발송 전에 주소를 꼼꼼히 다시 한번 확인해야 한다.
E메일 사용매너는 이제 정보사회를 살아가는 개인의 교양을 가늠하는 척도이자 그 사람이 사는 국가의 이미지를 결정짓는 중요한 기준이 되고 있다. 이런 에티켓을 지키는 것이 세계인이 되는 길이라는 점을 명심하자.