일양익스프레스(대표 배광우)는 정보화 전략사업인 전자문서관리시스템(EDMS)의 구축을 통해 최고의 정보화 인프라를 확보함은 물론 동종 물류업체 중 경쟁적 우위를 확보, 초일류 종합물류 기업을 확보한다는 목표 아래 지난 2년간 구축작업을 벌였다.
지난 98년 마스터플랜 수립에서부터 태스크포스팀(TFT) 구성, 개발대상 및 범위 확정, 개발업체 선정, 시스템 개발 등 단계적 작업에 들어간 이 회사의 정보화 사업은 지금까지 정보화의 사각지대로 알려진 물류부문의 정보화 프로젝트를 대고객서비스와 경영효율화 차원에서 성공적으로 완료했다는 점에서 의미를 갖는다.
◇EDMS 도입배경 = 물류분야도 각종 경영환경 변화에 따른 대내외적 정보화 압력이 높았다. 각종 문서양식을 표준화해 전자문서에 대한 요구사항을 수용하라든지, 대고객서비스를 획기적으로 개선하라든지 하는 요구가 폭발적으로 늘었다. 기업으로서도 다량의 운송장, 배달확인서, 청구서, 사업자 등록증을 전산화해 업무의 효율화와 비용절감을 통해 경쟁력 강화에 나설 수밖에 없는 상황을 맞게 됐다.
특히 대내외적 경쟁환경이 날로 치열해짐에 따라 대고객서비스 기능의 확대와 문서작성·보관·조회·확인 등의 작업을 일일이 사람이 할 수 없는 상황으로 발전했다. 이러한 인식하에 EDMS를 도입키로 했으나 이에 따른 시간과 비용절감 같은 부대효과도 상당할 것이라는 전망치가 큰 작용을 했다.
◇사업추진과정 = EDMS 구축에 관한 마스터플랜은 원래 98년 9월 수립됐다. 이전부터 EDMS 구축이 논의돼 왔으나 실제로는 98년 9월에야 마스터플랜을 수립, 곧바로 TFT를 구성했다. 당시 TFT는 현업 관계부서 실무자 5명과 정보시스템실 정보기술(IT) 인력 3명으로 발족됐다.
TFT 발족과 함께 시스템 분석작업에 착수해 지난해 1월에는 사용자 요구사항을 파악, 개발대상 및 범위를 확정하는 단계까지 구축작업을 확대했다. 이 같은 과정을 거쳐 지난해 7월 EDMS 개발업체 및 시스템 솔루션을 검토해 「이노디지탈」이라는 시스템통합(SI) 업체와 EDMS 개발 계약을 체결했다.
이후 이노디지탈과 공동으로 사용자 요구분석, 시스템 업무 프로세스 분석, 프로세스 재설계, 시스템 설계 등 단계별 작업을 거쳐 올해 1월 시스템 개발을 완료, 가동에 들어갔다.
◇시스템 구축방법 = 일양익스프레스는 이노디지탈에서 공급하는 「오픈 이미지시스템」을 메인 툴로 활용해 시스템 구축에 나섰다. 우선 기본적인 시스템 개발환경의 경우 웹브라우저상에서 모든 시스템이 운용되도록 전체적인 시스템 구축방향을 잡았다. 또 운송장(HAWB) 및 배달기록지(SDR) 등의 문서의 경우는 이미지 스캐닝해 보관하고 관리하도록 했다. 이는 디지털화된 이미지라야 EDMS용으로 사용할 수 있기 때문이다.
스캐닝한 문서는 모두 이미지 데이터베이스(DB)에 보관토록 했다. 이렇게 해야 DB에 저장된 이미지를 서비스관리부서 및 전국 영업소에서 실시간으로 검색할 수 있기 때문이다. 최종적으로 EDMS는 IVRS 및 팩스 시스템과 연계해 네트워크상에서 자동으로 고객에게 보낼 수 있도록 개발했다.
◇시스템 구축효과 = 우선 고객서비스가 획기적으로 향상됐다. 시간절약도 상당했다. 본사와 지방사무소에서 고객이 운송장을 요구할 경우 실시간으로 제공할 수 있게 됐다. 또 EDMS 개발 전에는 고객이 운송장을 요청할 경우 1.5일에서 2일이 소요됐으나 개발 후에는 요청 즉시 가능하게 됐다. 특히 시스템 개발 전에는 운송장 발송 요청이 있을 경우 필요한 문서를 찾는 데만 무려 몇 시간씩 소요될 때도 있었으나 시스템을 구축하고 난 후 곧바로 문서를 찾을 수 있게 됐다.
EDMS의 도입과 관련해 인력도 절반으로 줄었다. 시스템 개발 전에는 모두 6명이 매달려 업무를 보았으나 개발 후에는 3명으로 감소했다. 팩스사용료와 전화비 또한 40% 이상 절감되는 효과를 거뒀다.
무엇보다도 서비스에 대한 고객의 불만이 해소됐다는 것이다. 운송장 확인과 제공이 실시간으로 이뤄짐에 따라 고객의 불편이 완전히 해소됐다. 업무절차 또한 크게 개선됐다. 즉 본사에 곧바로 요청하지 않고 각 지방사무소나 실무 담당자들이 직접 처리하는 등 업무 생산성이 대폭 향상됐다.
<박승정기자 sjpark@etnews.co.kr>