★이상용 정보시스템실 부장
『정보화를 앞세워 동종 물류 사상 처음으로 고객과 함께 하는 최고의 업체로 자리매김한다는 게 우리회사의 목표입니다.』
이상용 일양익스프레스 정보시스템실 부장은 EDMS를 도입하게 된 이유를 이렇게 설명했다. 정보화가 다른 산업에 비해 뒤처진 감이 없지 않다는 이 부장은 『이번 시스템 도입을 계기로 업무처리시간의 획기적인 단축, 정보의 공유에 따른 생산성 향상, 검색시간의 단축 등 눈에 띄는 변화가 있었다』며 EDMS 구축에 대한 만족감을 표시했다.
이 부장은 대학에서 농업경영학을 전공했지만 대학원에서는 전산학을 공부해 경영과 정보화를 유기적으로 결합, 활용하는 데 남다른 관심을 보여왔다. 실제로 이 부장은 이번 EDMS 구축을 진두지휘하면서 시스템 구축단계에서 구축완료에 이르기까지 부문별 진척상황을 세심하게 챙길 정도로 열정을 쏟았다.
이 부장은 『이번 프로젝트는 사실 EDMS의 구축 자체가 목적은 아니다』며 『이를 통해 사내 정보화 역량을 키우는 한편 앞으로 구축하게 될 전사적인 정보화 프로젝트의 노하우를 축적하자는 것』이라고 설명했다.
그러나 이 회사는 실제 EDMS 구축 후 경비절감 및 생산성 향상 측면에서 눈에 띄는 결과를 얻은 사례로 꼽힌다. 기존 인력도 절반으로 줄였고 운송장 발송시간도 이틀 이상 걸리던 것을 실시간으로 제공할 수 있게 됐기 때문이다. 사내 부대경비 차원에서도 일단 이를 통해 지사 및 고객과의 통화가 훨씬 줄어들어 전화비가 40% 정도 절감됐으며 팩스이용도 절반 이상 줄어들었다.
이 부장은 이번 시스템 구축의 성공요인으로 인력 및 구축비용을 포함한 경영층의 적극적인 지원을 꼽았다. 특히 새로운 정보시스템 구축은 시간은 물론 인적·물적 비용이 엄청나기 때문에 경영층의 적극적인 의지가 없으면 성공을 보장할 수 없다는 것이다. 이와 함께 시스템통합(SI) 업체인 이노디지탈과의 지속적이고 원활한 커뮤니케이션 및 시스템 구축 노하우도 이번 시스템의 성공적인 요인이라는 설명이다.
★박찬도 이노디지탈 팀장
이번 프로젝트를 성공적으로 완료한 이노디지탈 박찬도 팀장은 『일양익스프레스의 EDMS는 대고객서비스 향상을 최우선의 과제로 설정, 프로젝트 기획에서부터 구축에 이르기까지 실시간 처리가 가능한 시스템을 구축한다는 데 주안점을 뒀다』며 『이를 위해 우리 프로젝트팀은 운송장(HAWB), 배달확인서(SDR), 이미지 스캔 등록 및 바코드 인식시스템, 웹 이미지관리시스템, 조회시스템, 검색시스템, 배포시스템 등을 구축했고 이로 인해 일양익스프레스는 고객에게 실시간으로 서비스를 제공하게 됐다』고 설명했다.
박 팀장은 또 일양익스프레스 EDMS 구축과정의 어려움에 대해 『일양익스프레스가 자체 보유하고 있던 종이문서의 보관상태와 각 나라에서 사용하는 문서양식이 상이해 이를 스캔하거나 광학문자화하는 데 어려움을 겪었다』고 덧붙였다.
전표를 스캔해 입력할 때 용지 상태가 불량한 것도 많을 뿐더러 특히 외국에서 들어오는 전표(수표 딜)의 경우는 국가에 따라 불량한 정도가 심한 것도 많았다는 것이다. 또 각 나라에서 사용하는 모든 전표의 포맷이 상이하고 바코드 위치가 달라 스캔하더라도 다시 표준정보로 입력해야 하는 등 예상하지 못했던 어려움이 많았다는 설명이다.
이에 따라 이번 프로젝트팀은 기존에 구축한 바 있는 SK텔레콤과 신세계백화점의 신청서관리시스템·신배송자동시스템 등 전표를 참고해 대고객서비스와 생산성 향상 측면에서 구축하는 데 초점을 뒀다. 특히 코팩스나 ISIS를 통해 신속한 스캔처리는 물론 스캔처리된 이미지에 대한 광학문자인식 바코드시스템을 구축해 신속하고 정확하게 문서를 생성, DB를 구축하는 데 심혈을 기울였다. 이를 통해 부서 내부 프로세스는 물론 타부서간 원활한 업무공유를 할 수 있게 돼 생산성이 획기적으로 높아졌다.
박 팀장은 『이번 시스템의 특징은 고객이 언제 어디서나 요청한 물품에 대해 처리과정이나 수취인 서명을 즉시 조회할 수 있다는 점』이라며 『앞으로 구축하게 될 이 회사의 전사적자원관리(ERP)시스템과 연계하면 이 시스템의 시너지 효과는 더욱 커질 것』이라고 설명했다.
<박승정기자 sjpark@etnews.co.kr>