세원철강은 대구 성서공단에 위치한 코일 서비스 및 형강 제조업체로서 지난 93년 설립 이래 지역에서는 철강업체로 굳건한 위치를 확보하고 있으며 소형 코일·철판·C형강 등을 주요 제품으로 생산하고 있다.
◇도입배경=이 회사는 외형적으로 기업규모가 성장하면서 기존에 수작업으로 진행해온 업무의 비효율성을 극복하고 대 고객 신뢰성을 회복하기 위해 단계별 정보화를 추진하기로 했다.
이에 따라 철강업종의 정보화에 비교적 경험이 많은 지역 SI업체인 보람정보시스템을 외주업체로 선정하고 정보시스템 구축을 의뢰했다.
◇도입과정=세원철강의 정보화는 현업에 이상적인 시스템 도입과 정보시스템을 활용하는 인력의 적극적인 참여의지를 끌어낸다는 두가지 목표에 초점을 맞춰 진행됐다.
첫째, 이 회사의 정보화 시스템은 지금껏 수작업으로 처리해 오던 업무에 대한 문제점을 고려해 기존의 업무관행을 혁신하는 과정까지를 포함하는 것이었다.
이에 따라 기존의 업무 프로세스를 전면적으로 재검토해 문제점을 분석한 결과 일일 전표작성 등에 과도한 시간이 투입된다는 점과 제품의 추적성, 일관된 생산관리 부재 등이 시급히 해결돼야 할 과제로 부각됐다.
우선 업무형태를 구매·생산·판매 등 크게 여섯가지로 구분해 이를 모듈화하는 형태로 시스템을 구성했다. 이를 업무 흐름별로 계획·실행·점검·피드백하는 시스템으로 연결, 업무가 유기적으로 연결되도록 했다.
둘째, 자재와 출하관리 시스템을 중점 점검해 창고의 재고정보가 실시간 파악될 수 있도록 했다. 이에 따라 기존에는 수작업으로 장부를 작성·관리함으로써 영업·생산·구매 관련자들간에 실시간 재고정보를 공유하지 못해 발생하던 문제를 획기적으로 개선할 수 있게 됐다.
또 물류의 흐름을 체계화하고 일관적으로 관리함으로써 입고에서 출고까지 추적이 가능해져 각종 크레임 발생시 원인분석이 가능토록 했다.
특히 세원철강은 모든 정보시스템의 성패는 이를 활용하는 직원들의 의지와 능력에 달려있다고 판단하고 직원 1인 1PC를 원칙으로 시스템 구축을 완료한 후 직원들을 대상으로 업무의 편리성을 집중 교육·홍보했다. 이에 따라 전직원을 대상으로 약 2주간의 교육을 반복 실시, 시스템의 완벽한 이해 및 구현이 가능토록 했으며 이를 모든 직원이 각자의 업무에 완벽하게 활용토록 했다.
◇도입효과=세원철강은 이같은 과정을 통해 전직원이 매일매일의 제반 업무결산을 즉시 처리, 별도의 일일결산이 필요없도록 했다. 이에 따라 정보화시스템 도입 이전에 10시까지 전표마감에 매달리던 관행이 사라졌으며 남는 시간을 활용해 생산성 향상 등 꼭 필요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 됐다.
또한 정보입력을 철저하게 관리하고 오류를 감지토록 하는 시스템을 활용해 잘못된 업무처리로 인해 발생하는 문제점을 해결, 대 고객 신뢰도를 향상시켰다.
수주에서부터 출하까지의 일관된 정보화시스템은 모든 업무단계별로 PDCA시스템을 도입해 영업사원별 수주 및 판매계획이 구매계획으로 실시간 연계된다. 또 수주 및 원자재 입고계획에 따라 생산, 외주 가공 및 임가공 계획이 즉시 수립되고 이에 따른 인원 수급 및 설비 가동계획이 체계적으로 수립가능해짐에 따라 생산성이 획기적으로 향상됨은 물론 수주에서 출하까지의 리드타임이 획기적으로 개선됐다.
또한 영업·구매 및 생산의 모든 정보가 체계적으로 즉시 수립되면서 이와 관련된 추이까지도 정확하게 분석·예측할 수 있어 예상 투자자금 및 원자재 결재조건 변경계획 등에 따른 상당액의 소요자금이 절감되는 효과를 가져왔다.
이 회사는 각 분야별 정보화시스템의 활용단계에서 나타난 부수적인 효과로 영업의 경우에는 수주 및 판매계획 대비 실적, 영업사원의 능력, 영업방법 및 문제점 도출이 가능하고 영업사원이 보다 분발할 수 있는 효과까지도 거두고 있다.
구매의 경우는 구매계약 대비 실적으로 구매환경 및 구매처 상태 등의 문제점을 사전에 도출할 수 있고 과잉구매·장기재고로 인해 발생했던 문제가 해결됐다. 이와 함께 원자재의 리드타임 체크 및 분석이 가능해져 고객 요구에 효과적으로 대처할 수 있다.
생산분야에서도 계획 대비 실적을 즉시 분석함으로써 작업자의 능력, 생산설비의 보전상태, 작업방법의 문제점 등 전반적인 생산능력 확인이 실시간 이뤄져 생산능력의 문제점을 실질적으로 보완할 수 있는 계기가 됐다.
또한 경영의 전반적인 측면에서 각종 경영분석정보를 실시간 확인함으로써 현재 시점의 경영상태를 확인하고 미래의 정확한 경영방침 및 목표수립이 가능해졌다.
이 회사는 이같은 성과로 결국 인력규모 등 모든 조건이 동일한 상태에서 매출규모가 전년 대비 40% 이상 성장하는 개가를 이뤘다.
세원철강은 향후 시스템을 지속적으로 개선해 실질적인 전자상거래를 구현함은 물론 대 고객 관점에서의 효과적인 정보화 구축에 매진한다는 계획이다.
<김유경기자 yukyung＠etnews.co.kr>