◇상승작용기술
지식경영 툴에서 가장 중요한 것은 여러 컴퓨터를 서로 연결할 수 있는 네트워크다. 이밖에 중요한 지원기술은 컴퓨터와 네트워크 운용체계(OS), 데이터베이스 기술, 사용자 인터페이스 및 소프트웨어 개발·지원툴 등이다.
인터넷과 관련 표준기술은 몇 가지 측면에서 컴퓨터 지원 협업에 도움을 준다. 인터넷은 표준화된 동시다발적 접속기능을 제공할 뿐 아니라 TCP/IP기반 기술은 다양한 응용이 가능하게 해 준다. 또 월드와이드웹(WWW)은 텍스트, 영상, 음향, 비디오, 가상공간 등을 표시하는 통합기능을 수행한다. 인터넷 사용자들은 대량의 데이터를 전송하거나 원거리에 있는 정제된 컴퓨팅 자원을 접속하는 등 네트워크 본래의 목적과는 전혀 다른 용도로 WWW를 이용하고 있다. 인터넷 사용자의 수가 급증함에 따라 기업체들은 인터넷이 사회와 그룹에 미치는 영향에 대해 관심을 기울이기 시작했다.
기본적으로 인터넷의 성장은 90년대 중반 이후에 이루어진 괄목할 만한 WWW기술 개발의 결과라 할 수 있다. 특히 NCSA가 처음 모자이크 브라우저를 내놓고 그 후 넷스케이프와 마이크로소프트가 우수한 브라우저를 공급함에 따라 여러 가지 인터넷과 WWW 응용제품이 나오게 됐다.
오늘날 사용하고 있는 전자상거래, 온라인 협업, 인트라넷, 엑스트라넷 시스템 등이 모두 이러한 브라우저를 기반으로 한 응용제품이다. 대부분의 개인용 및 업무용 소프트웨어 개발자들은 이제 응용 소프트웨어 인터페이스를 브라우저 인터페이스로 전환하고 있다. 지식경영의 툴과 서비스도 역시 브라우저 인터페이스를 채용하고 있다.
가상공간, 가상현실 또는 가상인식이라고 불리는 가상환경(VE)은 가상공간에 데이터와 작업공간 시뮬레이션을 제공해 사용자로 하여금 목표물을 처리할 수 있게 해준다. 가상환경 시스템은 사용자들이 현실적으로 직접 접할 수 없거나 눈으로 볼 수 없는 것을 체험하고 통제할 수 있게 해 준다. 현재 가상환경 시스템을 연결해 서로 멀리 떨어져 있는 연구원이나 직원들이 컴퓨터 환경에서 공동 연구하거나 작업할 수 있도록 하는 연구가 진행되고 있다.
이외에도 지식경영을 지원하는 기술은 휴대형 기기를 지원하는 네트워크, OS, 미들웨어, 객체기술, 전자우편, 데이터베이스 기술, 인간·컴퓨터 인터페이스, 소프트웨어 개발·지원툴, 클라이언트 서버 구조, 인트라넷, 오픈시스템 등 많이 있다.
◇그룹 협업의 요건
컴퓨터지원 그룹협업은 참여자들의 기대와 협업형태의 차이에 따른 여러 가지 보편적 요건을 갖춰야 하는 것으로 연구결과 나타났다. 예를 들면, 미국 6개 대학의 상층대기권 전문 물리학자들이 태양풍과 대기의 상호작용을 관측하기 위해 인터넷을 통한 협조체제를 구축했다. 비록 이 그룹웨어 시스템은 고도로 전문화되고 그 과제 역시 극히 전문적이지만 이 협업체제를 지원하는 통신서비스는 하나의 대표적 인터넷기반 협업 프로젝트의 사례가 되고 있다.
첫째, 데이터의 종류가 다르면 일관성의 정도가 달라져야 한다. 협력체들은 데이터를 각기 자신들의 용도에 맞게 복제하고 그 데이터의 일관성을 유지하기 위해 지속적으로 새로운 자료를 필요로 하게 된다. 그러나 인터넷 환경에서는 새로운 자료입수의 지속성을 보장하기 어렵기 때문에 이 프로젝트 참여자들은 인터넷 기반의 협력 시스템을 탄력적으로 운영해 신뢰도를 높이기로 했다.
둘째, 협력의 방식이 다르면 숙지 정보의 종류가 달라야 한다. 과제와 공유 데이터의 특성에 따라 참여자들은 다른 자세로 협력에 임한다. 가령 작업공간을 공유하는 참여자들은 상대방이 누구이며 그들이 어떠한 작업을 하고 있는지 알고 있어야 한다. 그러나 협력체제 안에 있는 데이터를 검토하고 있는 참여자는 같은 데이터를 누가 동시에 접속하고 있는지에 대해 관심을 가질 필요가 없다.
다음으로 중요한 요건은 협력 응용 프로그램의 용도가 다르면 그 용량이 달라져야 한다는 것이다. 보통 협력 응용시스템은 소규모 팀보다 대규모 그룹용으로 돼있는데 두 경우를 모두 충족시켜야 한다. 이같은 요건 외에 문제통보 서비스가 필요하다는 것이 성층권관측 협업프로젝트를 통해 나타났다. 그룹 참여자들은 상당량의 데이터 상실이나 보안상의 문제가 일어나면 이를 즉시 알아야 하는 것이다.
◇일반적 억제력
지식경영을 포함하는 새로운 IT기술은 조직 구성원들의 업무능률을 향상시키는 것을 목표로 하기 때문에 이를 도입하는 데 대한 심리적인 거부반응이 나타나게 된다. 일반적으로 각종 소프트웨어를 자유자재로 잘 다루는 컴퓨터 사용자들은 협업 툴의 도입에 대해 별로 거부반응을 일으키지 않으나 컴퓨터에 익숙하지 않은 사용자들은 새로운 IT기술에 대해 불안감을 느끼고 보편적인 사용자들은 그에 대해 거부감을 갖게 된다. 이 때문에 지식경영 기술을 도입하려면 미리 사용자들의 요구사항을 들어서 이를 추진계획에 반영해야 한다.
지식경영 툴을 도입하면 조직내 모든 컴퓨터, 응용프로그램, 시스템 등이 연결되기 때문에 협업을 효율적으로 추진하기 위해서는 문서교환, 전자우편, 워크플로 시스템 등의 표준규격을 채택해야 한다. 마이크로소프트의 MAPI, 로터스의 VIM과 같이 일부 표준으로 부상하고 있는 시스템도 있긴 하지만 아직 표준을 선정하기가 어려운 프로그램이 많이 있다. 지식경영 툴을 구축하고 지원하는 비용도 하나의 억제요소다. 높은 구축 및 서비스 경비에 비해 가시적인 효과가 불확실하면 조직체는 그룹웨어의 도입에 대해 소극적이 될 것이다.