기업체들이 e프로큐어먼트 시스템을 위한 종합계획을 세우고 무엇을 할 것인지를 결정하고 나면 어떤 제품이 거기에 가장 적합한지를 평가할 수 있을 것이다. 이를 위해서는 기술적 구조, 내부 및 외부 소프트웨어의 통합, 관리 툴, 제품 정보관리, 처리절차, 대금지불, 최적화 툴, 사이버마켓, 생존력, 기능적 사양, 비용 등의 평가기준을 적용해야 한다.
◇기술적 구조=이 기준은 환경, 그래픽 사용자 인터페이스(GUI:Graphical User Interface), 성능 및 성능측정 등을 포함하는 e프로큐어먼트 소프트웨어와 각 소프트웨어의 컴포넌트를 서로 통합시키는 수단의 전반적인 디자인을 포괄한다. 이 기준은 기업이 자체 기술환경과 평가되는 제품이 기술적으로 잘 맞는지를 판단하게 하는 기초구조를 제공해 준다. 기업은 e프로큐어먼트 시스템을 설치하기 위해 어느 정도의 제품을 더 구입하거나 주문해야 하는지를 판단하는 데도 이 기준을 적용해야 한다.
여기에서 환경은 e프로큐어먼트 프로그램의 기능이 영향을 미치는 플랫폼의 범위를 말한다. 이것은 과거에 설치한 기존 IT시스템과 호환성을 가져야 하며 플랫폼의 교체로 인한 비용을 최소화하는 데 기여해야 한다.
기본적으로 GUI는 제품 사용의 편리성에 영향을 준다. 좋은 GUI란 단순히 사용자 친화적 제품이 아니라 사용자가 효과적이고 능률적으로 일할 수 있게 해 주는 것이어야 한다. 전자상거래 시스템을 생산적이고 일관성 있게 구축하기 위해 기업은 e프로큐어먼트 소프트웨어가 가능한 한 많은 기능과 처리절차를 미리 정하고 GUI를 통해 쉽게 표시할 수 있는지를 확인해야 한다. 하지만 인터페이스가 아무리 근사하다 하더라도 최종 사용자들에게 새로 디자인되고 재구성한 시스템에 대한 광범위한 교육을 실시하지 않으면 커다란 성과를 기대하기 어려울 것이다.
성능측정과 성능은 상거래를 추진하는 데 전반적인 영향을 미친다. 성능측정은 어느 정도의 업무부하가 추가돼야 소프트웨어 성능이 떨어지는지를 측정하는 것인데 다시 말하면 상거래의 분량을 증대시키는 것을 의미한다. 성능은 응용 프로그램의 반응시간과 업무 분량이 늘어나고 거래의 종류가 다양해질 경우 이를 어느 정도 수용할 수 있는지 판단하는 기준이다.
또한 e프로큐어먼트 계획을 효율적으로 추진하려면 국제적인 지원이 있어야 한다. 이를 위해서는 세계 각 지역에 있는 제품공급 업체나 관련 파트너들이 어느 수준의 전문적인 서비스를 제공할 수 있는지를 파악해야 한다. 즉 이들이 지원할 수 있는 서비스의 범위와 유럽, 아프리카, 아시아, 미주 등과 같은 지리적 거리 등을 검토해야 한다. 그리고 이들이 제공할 수 있는 서비스를 문서로 작성해 차후 계약 체결시 기초자료로 사용할 수 있게 할 필요가 있다.
◇내부 및 외부 소프트웨어와의 통합=통합은 e프로큐어먼트 소프트웨어와 기업내의 기존 IT인프라 및 외부 거래 파트너의 시스템 등과의 통합을 의미하는 것으로 소프트웨어는 기업의 기존 IT시스템과 호환성을 가져야 한다. 기업체들은 어떤 프로그램의 지원을 받아서 통합했는지를 평가해야 한다. 또 e프로큐어먼트 소프트웨어는 기업의 인적자원, 재정자원, 시설관리, 전문 서비스, 구매 응용 프로그램 등과도 통합돼야 한다.
내부 및 외부 통합에 필요한 조건은 전사적자원관리(ERP), 유지관리 전산시스템(CMMS:Computerized Maintenance Management System), 인적자원 관리시스템(HRMS:Human Resources Management System), 재정 프로그램, EDI(Electronic Data Interchange), 인터넷을 통한 구매, 각종 XML기반 상용 언어의 지원 기능 등이다.
e프로큐어먼트 소프트웨어와 기업내 기존 IT인프라와 통합하는 데 사용자 프로필 정보를 기업의 인력자원 시스템과 교환하면 사용자 프로필을 추가하고 관리하기가 쉬어진다. 물품 공급업체나 판매자에 대한 지출 및 고객으로부터의 수입을 처리하기 위해 지출 및 수입계정 시스템을 설치해야 한다. 비록 지출 및 수입 계정이 전체 원장과 간접적으로 연결된다 하더라도 이들 계정처리 내용을 요약해서 기업의 영구적 기록으로 남겨놓는 한편 결산서와 재무보고서를 작성하는 데 사용할 필요가 있다.
e프로큐어먼트 응용 프로그램을 ERP시스템과 통합하는 것과 관련된 공통적인 문제는 구매 주문의 관리 및 통제다. 일반적으로 사무직 근로자용품은 구매카드를 통해 조달하고 가끔 재고관리를 하지 않는 경우도 있다. 이 경우 구매카드 정보는 기업의 지출시스템으로 전송돼서 재무 및 지출 승인을 받는다. 사무직 근로자용품은 사업을 추진하는 데 긴요한 물품이 아니기 때문에 보통 백엔드(back end)시스템과의 통합을 필요로 하지 않는다. 사무직 근로자용품은 생산직 근로자용품처럼 직간접적으로 연쇄반응을 일으키는 물품이 아니기 때문이다. ERP시스템을 이미 설치했고 사무직 근로자용품 이외 물품의 조달을 위해 e프로큐어먼트 응용 프로그램을 사용하려고 하는 기업은 통합상의 장애요소에 관심을 기울여야 한다. 기존 e프로큐어먼트 프로그램을 직접 사용 물품이나 자산의 성격이 강한 물품 또는 생산직 근로자용품의 구매를 위해 도입하는 것은 바람직하지 않다.
e프로큐어먼트 응용 프로그램은 거래 파트너까지 포괄하는 업무처리 절차를 관리할 뿐 아니라 기업 내부 데이터에 대한 적절한 외부 관점과 외부 데이터에 대한 내부의 적절한 관점을 창출하는 데 필요한 정보를 제공해야 한다. e프로큐어먼트 시스템은 내부 구매자 관리 콘텐츠와 외부 공급자 관리 콘텐츠 및 네트워크 관리 콘텐츠를 지원해야 한다. 거래 파트너와의 통합을 위한 기술 사양, 기술표준 및 상용화 기술에 대한 평가는 기존 공급업체의 역량과 기술 개발 계획과는 별도로 평가돼야 한다. 그렇게 하려면 대상 공급업체, 기술 평가 및 도입 일정 등을 계획에 포함시켜야 한다.
◇관리 툴=관리 툴에는 e프로큐어먼트 소프트웨어의 관리 및 기능의 조절에 필요한 기능이 포함된다. 여기에는 백업 및 데이터 복구, 보안, 개발환경 능력 평가, 보고서, 기능 조절 등의 기능이 있어야 한다. 사업의 필요성이 계속 변하기 때문에 그들 자체의 데이터 구조 안에서 정보를 체계화하고 복구하는 방향으로 지속적으로 진전되고 있다. 그 결과 시스템 관리자들은 e프로큐어먼트 소프트웨어에 영향을 미치는 어떠한 변화라도 관리하고 문제점을 사전에 진단하고 사용자를 위해 성능을 향상시켜야 한다.
e프로큐어먼트 소프트웨어는 인증, 접속 제어, 감시 및 안전한 데이터 통신 등의 기능을 제공해야 한다. 기업은 이들 소프트웨어가 서드파티 컴포넌트 중 어느 부분에 기반을 두고 있는지를 확인해야 한다. 또한 시스템 차원의 보안기능을 채용할 것인지 또는 응용 프로그램 차원의 보안 방법을 사용할 것인지를 검토해야 한다. 기업은 또 e프로큐어먼트 프로그램의 기능을 디자인, 개발 및 특화해야 한다.
e프로큐어먼트 시스템은 외부에 있는 별도의 데이터 저장 및 보존 기능의 지원을 받아야 한다. 만일 시스템이 중대한 손상을 입을 경우라도 e프로큐어먼트 소프트웨어가 정상적인 기능을 효율적으로 수행하는 데 필요한 데이터를 온라인으로 확보할 수 있어야 한다. 이렇게 하기 위해서는 관련 소프트웨어가 시스템 차원의 백업과 복구를 하는 것이 유리한지 아니면 응용 프로그램 차원에서 하는 것이 더 유리한지 등을 포함하는 여러 가지 백업 관련 사항을 검토해야 한다. 그뿐 아니라 e프로큐어먼트 소프트웨어는 기업의 과거와 현재 활동과 관련된 데이터를 제공해야 한다. 소프트웨어는 시스템의 운용 데이터와 함께 시스템 접속시도 수, 접속 수, 로그인 실패 수, 서비스된 페이지 수, 거래건 수 등을 제공해야 한다.