현재 나와 있는 e프로큐어먼트 응용 프로그램은 정기적, 반복적 또는 포괄적인 발주를 하는 기능이 없다. 이들은 수작업으로 발주하는 기업에서 최종 사용자들이 청구서를 관리하는 데 적합하게 돼 있다. 그리고 대체 데이터 소스로부터 나오는 청구서의 발행은 지원하지 않기 때문에 생산직 근로자들이 직접 필요로 하는 물품의 구매에 대한 지원은 크게 약하다.
전통적인 백오피스 시스템과 관리 프로그램은 과거 오랫동안 판매실적 및 전망, 판촉관리, 공급업체 및 물류의 제약, 재고, 관리일정 등에 기반해 청구서를 발행했다. 생산직 근로자들이 직접 필요로 하는 물품의 구매를 위해 e프로큐어먼트 응용 프로그램을 활용하고자 하는 기업은 기존의 ERP, 기업자산관리(EAM:Enterprise Asset Management), 공급망 재고 가시도(SCIV:Supply Chain Inventory Visibility) 등의 시스템을 크게 통합, 조정하면서 발주/청구서 처리와 관련된 중복 및 통제관리 문제를 고려해야 한다.
경쟁이 심화됨에 따라 모든 형태의 물품구입에 적극적으로 대응하기 위해 전략적 제휴가 필요할 것이다. e프로큐어먼트 소프트웨어가 점차 ‘상품화’해 가격과 시장에 영향을 주고 있다. 소프트웨어는 사이버마켓 참여 및 관리, 거래망의 구축, 부가가치 서비스 등을 포함하는 전반적인 e프로큐어먼트 전략의 일부로 활용가치가 있다. 보완적 솔루션을 확보 또는 개발했거나 e프로큐어먼트 컴포넌트를 전문으로 하는 건실한 사이버마켓 및 응용 프로그램 업체와 제휴한 e프로큐어먼트 프로그램 업체들은 제품의 통합추세속에서도 살아남을 수 있을 것이다. e프로큐어먼트 업체들은 이런 근본적인 변화의 추세를 인식하는 데 지금까지 민첩하지 못했으며 또 그들의 제품을 다른 솔루션과 결합하거나 주요 업무용 응용 프로그램 업체들의 제품개발이나 판매전략에 적극적으로 참여하지 않았다. e프로큐어먼트 프로그램 업체들은 종합적인 솔루션업체들과 제휴, 프로그램이 그 솔루션의 일부가 되도록 하는 것이 가장 바람직하다.
이런 제휴를 성공적으로 추진하려면 양측이 모두 매출이 증가하고 시장에서 서로 상충되지 않도록 용의주도하게 전략을 마련하며 시장을 더욱 확대하면서 제품의 공동개발 계획을 수립하고 자금을 부담하는 등의 협력을 해야 한다. 또한 상호 교육과 자원공유를 통해 각자 웹사이트의 고객과 관련된 전문지식과 경험을 공유해야 한다.
현재 e프로큐어먼트 프로그램은 조달처리 절차의 매우 작은 부분만 자동화할 수 있는 기능을 갖고 있기 때문에 기업은 몇 가지의 구매 응용 프로그램을 사용해야 할 필요가 있다. 전문화된 구매활동은 사업의 중요성과 구매절차에 따라 전혀 다른 기능을 필요로 한다. 이것은 생산직 근로자용 사무용품을 구매할 필요가 있는 기업의 경우 더욱 그러하다. 일반적으로 이러한 응용 프로그램은 자본재나 서비스 또는 직접적인 물품을 구매하는 데는 적합하지 않다. 또 구매전담자, 계약관리자, 물품관리자, 일반 행정직원들은 각각 다른 기능을 가진 응용 프로그램을 필요로 한다.
응용 프로그램이나 다른 소프트웨어의 가격이 다양하기 때문에 기업은 e프로큐어먼트 도입비용을 결정하기가 어려울 것이다. 비용에는 라이선스 요금과 소프트웨어 유지관리 비용뿐 아니라 시스템의 초기 설치, 카탈로그, 사이버시장 참여비용 등이 포함돼야 한다. 초기 설치비용에는 교육 및 컨설팅 경비가 포함된다. 여기에 연간 유지관리비, 지속적인 교육 및 컨설팅 비용 등이 추가돼야 한다. 그러나 e프로큐어먼트 응용 프로그램을 구입하고 설치하는 비용은 이의 운영에 소요되는 전체 비용의 10∼20%에 불과하다는 사실을 알아야 한다. 그보다도 오히려 눈에 잘 띄지 않는 운영, 제품의 데이터 및 카탈로그 관리, 지속적인 관리 등에 소요되는 비용이 훨씬 더 많다.
결론적으로 e프로큐어먼트 업무를 모두 자동화할 수 있는 단일 프로그램은 아직 없다. 따라서 기업이 이 시스템을 효율적으로 설치, 운영하려면 기본 구매전략과 업무관행을 고도화하는 길밖에 없다. 이를 위해 기업은 e프로큐어먼트 소프트웨어를 무작정 도입하기보다는 구매처리절차와 물품 공급업체들과의 관계를 재구축하고 합리화해야 할 것이다.