정보시스템이 기업의 생산성을 향상시키는 도구로 정착하고 있지만 기대 이상의 투자대비효과(ROI)를 거두는 기업은 드문 편이다. 외산 솔루션인 경우에는 더욱 심각하다. 국내 업무환경이 외국과는 상이할 뿐 아니라, 본사측 기술지원도 어려워 ‘제 몸에 맞는’ 정보시스템을 구축하기가 쉽지 않기 때문이다.
이 가운데 플랜트 엔지니어링 전문회사인 현대엔지니어링(대표 방정섭)은 미국 다큐멘텀의 전자문서관리시스템(EDMS)을 자사 환경에 맞게 커스터마이징하여 최적의 정보시스템으로 활용하고 있어 주위 부러움을 사고 있다.
현대엔지니어링은 지난 97년 EDMS를 프로젝트문서관리시스템(PDCS)에 적용한 이후 프로젝트에서 발생하는 모든 문서를 효율적으로 관리, 활용할 수 있게 됐다. 이전에는 설계·구매·시공(EPC) 프로젝트가 완료된 이후 자료를 저장, 보관하기 위해 스캐닝해 두는 것이 전부였으나 PDCS 도입으로 프로젝트 시작부터 문서의 재사용성을 높이게 된 것. 발주처를 비롯한 유관회사, 설계사들이 실시간 자료를 공유할 수 있게 된 것은 물론이다.
PDCS 실무진인 한명수 차장은 “설계 및 관리업무 표준화로 업무생산성을 높일 수 있었다”며 “사업이 종결된 경우에도 발주처에 전자문서 형태로 제출할 수 있어 간편하고, 어디서나 필요한 자료를 활용할 수 있게 된 것도 체감효과 중 하나”라고 덧붙였다.
현대엔지니어링이 사용중인 PDCS는 프로젝트 수주부터 완료에 이르기까지 발생한 전체 문서들을 등록하고 분류, 관리할 수 있게 한 것으로 문서보기·수정·삭제버전 확인과 같은 문서관리 기능을 비롯, 문서등록·검색·메일·공문현황 관리·문서일정 및 진도관리 기능들로 구성돼 있다. 등록된 모든 문서는 접근권한(ACL)이 부여돼 있어서 사용자 그룹 및 등급에 따라 보기·수정·삭제권한이 다르게 적용되며, 프로젝트 수행중 문서관리의 정책이 바뀌더라도 접근권한을 변경함으로써 항상 최상의 문서보안이 가능하도록 설계됐다. 또 PDCS에서 출력되는 모든 리포트는 엑셀파일로 저장되기 때문에 언제든지 재활용이 가능하다.
현대엔지니어링은 이제까지 화공 및 전력분야 15개 프로젝트에 PDCS를 적용해 오고 있다. 사우스 파스(South Pars:이란 가스처리 플랜트 공사), NGL-4, Coloane-B, KNPC를 비롯한 대형 EPC 프로젝트들이 대표적인 사례. 사우스 파스 프로젝트의 경우 약 250만건의 문서가 등록돼 있다. 데이터 용량도 85Gb에 이를 정도다. 현재 서울과 파리, 이란 현장간에는 위성통신을 사용한 전용선이 구축돼 있으며, 본사 레거시시스템 및 EDMS 서버와 자동 연동되고 있다.
특히 최근에는 국내에서도 프로젝트 관리에 PDCS를 적용하길 원하는 기업(발주처)이 늘고 있는 상태. 이 때문에 현대엔지니어링도 그간 해외 프로젝트에만 활용하던 PDCS를 국내에도 적용한다는 방침아래 직원교육을 강화하는 한편, 시스템 확장계획도 추진하는 중이다.
한명수 차장은 “5년이 지난 지금에서야 시스템에 의해서 프로젝트를 관리해야 한다는 분위기가 확산되고 있음을 실감한다”며 “PDCS가 적용 가능한 업무를 발굴, 적용하는데 지속적으로 노력해 나갈 것”이라고 덧붙였다. 특히 이를 위해 해외 유수 기업을 벤치마킹한다는 계획도 갖고 있다.
<정은아기자 eajung@etnews.co.kr>