올해로 8회째를 맞는 이번 ‘KM&EDMS코리아 콘퍼런스2002’에는 ‘KMS와 EDMS를 기반으로 한 포털 구축’이라는 주제 아래 24개 업체가 참여해 자사 솔루션의 구축사례를 발표한다.
이번 행사에서는 국내 KM·EDMS 전문업체들의 최신 솔루션을 만날 수 있는 것은 물론 공공기관·금융기관·민간기업 등 다양한 부문에 걸친 실질적인 구축사례를 만날 수 있다.
특히 EDMS 통합 운영사례·기업정보포털(EIP) 구축 방향·통합문서관리 시스템 적용사례 등 기업 업무 효율성 향상에 도움이 될 만한 풍부한 적용예를 엿볼 수 있다.
편집자
◆강남구청-사이버다임
사이버다임(대표 현석진)이 데스티니(destiny) EDM을 활용해 지난해 8월부터 12월까지 구축한 강남구청의 EDMS 시스템은 지자체 EDMS의 표준모델로 참고할 만하다.
데스티니 EDM은 문서관리를 담당하는 핵심엔진과 서드파티 제품을 포함해 부가기능을 제공하는 확장 솔루션으로 구성된다. 이 솔루션은 자바·EJB 등 100% 웹기반 최신기술을 적용하고 수백만건 이상의 대용량 문서와 2만명 이상의 대규모 사용자 환경에서도 안정성이 입증됐다.
강남구청은 EDMS 구축시 전자결재 시스템과 연계한 통합 인증·기존 전자문서 자료의 데이터베이스(DB) 구축·강남구 포털사이트와의 데이터 연동·강남구가 보존하고 있는 기록물의 효과적 관리 등에 초점을 맞췄다.
주요 구현기능으로는 기안문·시청각 자료 등 다양한 형태의 기록물 관리·편리한 검색 인터페이스·기록물 통계기능·인사 이동시 후임자 지정 기능 등이다.
또 그룹웨어와의 연동 부문에서는 한 번의 로그인으로 EDMS·전자결재 시스템을 모두 사용할 수 있고 결재 문서·게시물을 자동 이관시켜준다.
이밖에 인터넷 공개가 가능한 결재문서 목록을 포털을 통해 제공함으로써 행정서비스의 질을 높이고 이미지 시스템 연동으로 종이 문서의 전자결재율을 증대시켰다.
강남구청은 이같은 시스템 도입으로 기록물 보존 업무·문서 검색 및 활용이 용이해진 것은 물론 문서 이관·폐기 업무가 자동화돼 업무효율을 극대화할 수 있게 됐다.
◆대한주택공사-교보정보통신
교보정보통신(대표 정태기)이 구축한 대한주택공사의 통합문서관리시스템은 단순 정보의 통합에서 한 단계 더 나아가 애플리케이션 통합을 완성했다는 점에서 주목할 수 있다.
대한주택공사는 전국에 산적해 있는 방대한 조직 구성원들이 토목·건축·행정·전기·기계 등 다양한 직종으로 분류돼 업무를 수행하기 때문에 각 사용자가 사용하는 프로그램이 다르고 정보처리 방식도 상이하다.
이에 따라 교보정보통신은 단순히 다양한 정보를 제공하는 포털 구축은 오히려 사용자의 업무에 직접적인 도움을 주지 못한다고 판단하고 정보 가공·생산 기능이 포함된 비즈니스 포털 구축에 착수했다.
교보정보통신의 통합문서관리 시스템은 컴포넌트 기반으로 개발돼 객체지향 기술의 장점인 재활용성·확장성을 지원한다.
통합 로그인을 가능케하는 싱글사인온(SSO) 기능은 그룹웨어·전자결재·지식관리시스템 등 인트라넷 애플리케이션뿐만 아니라 기존에 주택공사에서 개발, 활용하고 있는 각종 클라이언트 서버 애플리케이션으로의 로그인 기능도 제공한다.
또 기존 포털 시스템이 단순히 각종 정보 원천에서 최근 정보를 추출해 통합화면에서 볼 수 있게 하는 기능위주인 데 비해 주택공사는 각 단위 프로그램의 업무처리 단계에서 포털로 업무진행 통지 메시지를 발송토록 해 사용자가 포털화면에서 업무처리 상황을 확인할 수 있다.
◆KOTRA-핸디소프트
핸디소프트(대표 안영경)는 지난해 8월부터 4개월간 자사의 비즈플로(BizFlow)-CKP(Collaborative Knowledge Portal) 솔루션으로 KOTRA 통합기업포털을 구축했다.
비즈플로-CKP는 기업의 그룹웨어와 지식관리시스템을 통합하고 한 번의 로그인만으로 개인이 업무를 처리하는데 필요한 모든 정보를 맞춤서비스로 제공해주는 전사적 통합포털 서비스다.
KOTRA 통합기업 포털의 가장 큰 특징은 기존 핸디소프트의 장점인 강력한 전자결재 및 지식관리 기능을 결합해 지식창출을 위한 별도의 노력없이 결재 및 문서관리 업무 활동이 곧바로 지식관리로 이어진다는 점이다.
또 지식을 여러개의 논리뷰로 나눠 다양한 탐색 및 검색을 가능케하는 다차원 지식지도 기능을 제공하며 자동 등록·자동분류 기능을 통해 지식경영의 가장 큰 난제인 지식등록의 어려움을 해소했다.
부문별로는 컨설팅 분야에서 선진사례 벤치마킹을 통한 지식지도와 콘텐츠를 구축, 개발했으며 포털부문에서는 사용자별 화면구성은 물론 경제뉴스·용어사전 등 다양한 웹콘텐츠를 지원한다.
결재와 지식승인의 사용자 인터페이스를 통합해 지식승인 대기시간을 단축시키고 인사관리와 연계된 전문가 육성 및 발굴 기능을 제공한다.
KOTRA는 이같은 시스템 도입으로 그룹웨어와 KMS를 통합한 일관된 사용자환경 구축·지식공유 및 조직원 전문화를 통한 업무효율 향상 등의 효과를 거두고 있다.
◆지역난방공사-다윈데이터시스템
다윈데이타시스템(대표 이용복)은 자사의 케이웍스통합서버(K-Works Integration Server) 제품군으로 지난해 10월 한국지역난방공사의 지식관리시스템을 구축, 개통했다.
한국형 기업정보 포털을 표방하는 케이웍스통합서버는 지식기반의 정보포털 구축은 물론 한 번의 인증만으로 모든 사내정보 시스템에 접근 가능하고 관리자가 직접 다양한 형태의 정보 서비스를 생성할 수 있다.
또 개인화 정보서비스를 통한 사용자만의 별도 포털페이지 생성·중앙집중화된 편리한 관리 시스템 등을 제공한다.
한국지역난방공사는 지식관리시스템 도입시 건설정보시스템 등 사내 각종 지식정보시스템으로부터 총 1808건의 지식이관 작업을 수행했으며 현재 일일 평균 160여명이 이를 이용하고 있다. 지식 총 등록건수는 6587건이며 일 평균 지식 조회건수도 490회에 이른다.
특히 난방공사는 사내 모든 시스템 활동이 지식경영시스템으로 연계돼 투명하고 신속한 업무처리가 가능해졌고 임직원의 마인드 제고를 위한 지속적인 변화관리도 진행중이다.
3단계 지식관리시스템 도입전략 수행으로 올해 9월까지 지식경영을 통한 체질개선을 현실화하고 10월 이후에는 이 시스템을 통한 실질적인 부가가치 창출도 기대하고 있으며 올해 말 예상지식 건수는 약 2만건 이상이다.
◆PDF 적용 사례-피디에프컨설팅
피디에프컨설팅(대표 이상열)은 이번 행사에서 ’KMS/EDMS에서의 PDF 적용사례와 솔루션’을 소개한다.
PDF(Portable Document Format)는 최근 KM·EDMS에서 빼놓을 수 없는 요소로 자리잡았으며 PDF에 관련된 솔루션 방법론도 매우 다양하게 전개되고 있다. PDF는 윈도·유닉스·매킨토시 등 어떤 타입의 컴퓨터시스템 환경에서도 전송·읽기·출력 등이 가능하며 가장 단시일내에 많은 자료들을 웹에 배포할 수 있다.
특히 PDF는 데이터베이스 연동 기술·PDA에서의 손쉬운 구현·웹 상에 구축하는 방법 및 솔루션이 매우 다양해 기업의 적용범위도 넓다.
이에 따라 각 기업은 마케팅·영업은 물론 매뉴얼·KM·EDMS·그룹웨어·인트라넷 등에 광범위하게 활용 가능하며 PDF로 작성된 모든 콘텐츠에 워터마킹 기술을 적용할 수 있다.
또 원본 문서의 레이아웃·컬러·글꼴·이미지를 그대로 유지해 신뢰성이 높고 자체 압축 알고리듬이 내장돼 있어 압축성이 뛰어나다.
PDF를 요소기술로 활용한 KM·EDMS는 이미 국내에서 3년 전부터 구축되기 시작했다.
PDF컨설팅은 한국전산원·정보통신정책연구원·철도기술연구원을 비롯한 공공기관, 휴렛팩커드·조선일보·LG전자·삼성전자 등 일반기업 등에 PDF를 요소기술로 적용한 KM·EDMS를 구축했다.
PDF컨설팅은 현재 어도비코리아·JPD인터넷·한빛소프트·이지솔루션 등과 협력을 맺고 있다.