전자조달(e프로큐어먼트)시스템이 대기업의 e비즈니스 핵심 인프라로 자리매김하고 있다. 그동안 제기되온 ‘개별기업의 전자조달시스템 도입이 과연 기업의 업무효율성을 올리는 최적의 대안인가’라는 의문이 무색할 정도다. 전자조달시스템을 도입, 가동중인 대다수 기업들은 현재 업무효율성 향상, 비용 및 인력절감, 협력사와의 원활한 협업체제 구축 등의 효과를 보는 것으로 조사되고 있다.
특히 기업들은 이를 내부시스템으로 연동하거나 이를 통해 업무혁신을 확대발전시킬 계획을 세우고 있어 B2B 상거래 확산과 동시에 기업 IT인프라 활용에도 긍정적인 영향을 미칠 전망이다. LG전자, 포스코, LG화학, 현대자동차, 동부건설, 지누스, 삼성SDI, 서울대병원, 목동병원 등 9개 기업의 도입사례를 통해 온라인조달의 대안으로 부상한 e프로큐어먼트 효과를 살펴본다. 편집자
◇LG전자
LG전자는 인터넷을 활용한 구매업무 온라인화 및 실시간 데이터 공유 기반의 글로벌 서플라이 매니지먼트를 추구하고 있다. 급변하는 e비즈니스 환경에 대응하고 기업경쟁력을 극대화하기 위해서다. 이를 위해 LG는 글로벌 소싱확대, 인터넷 구매시스템 구축운영, 공정하고 투명한 거래를 통한 파트너십 강화 등을 지속적으로 추진하고 있다. IT기반의 구매 프로세스 선진화, 글로벌 네트워킹, 서플라이어 컬레버레이션, e매니지먼트 강화 등이 대표적이다.
◇추진경과=이 회사 구매기획그룹, 각 사업본부, DDM본부는 구매 프로세스 선진화를 위해 지난해부터 글로벌 표준체계를 정립하고 아이템·벤더별 관리통합을 추진하고 있으며 올 하반기까지 완성을 목표로 한다. 글로벌 네트워킹은 해외 생산법인과 구매지사(IPO)의 소싱네트워크 구축, 퍼블릭 e마켓플레이스를 통한 제품협업 추진으로 대표된다. 현재 각 생산본부와 DDM본부에서 소싱네트워크를 구축중이다. 서플라이 컬레버레이션은 이미 지난해 상반기 구매부문 포털, 하반기 서플라이관리시스템 구축을 완료했다. 국내외 전체 구매를 하나로 연결한 e허브 역시 60여개 전 해외법인을 대상으로 확산하고 있다.
◇현황=현재 인터넷을 기반으로 운영중인 e프로큐어먼트 시스템은 총 4가지다. 우선 소싱전문 IPS는 개발에서부터 공정한 입찰을 수행하면서 협력사 협업을 위한 견적서, 도면정보 등을 제공하고 있다. IPS를 통해 연간 8700억원을 입찰 구매하고 있다. 국내 조달구매를 지원하는 SCS는 협력사와 생산계획, 주문, 입출고 현황, BOM, 생산실적, 재고, 4M신청서, 품질대책서, 4M신청서, 세금계산서 등의 업무를 수행하고 있다. 이 시스템을 통해 연간 구매액의 89%인 5조2000억원을 구매한다. 현재까지 총 1650개의 협력사가 가입한 상태며 이 중 932개 협력사가 EDI를 통해 세금계산서 업무를 처리하고 있다.
해외조달을 지원하는 TPM시스템은 서플라이어, 에이전트, 포워더, 보험회사, 은행, 관세사, 운송회사 등 관련기관과 웹 또는 확장성표기언어 기반 전자문서교환(XML EDI)시스템 등을 활용해 주문에서부터 L/C개설, 물품수령증 발급, 통관, 결제, 운임지불 등 수입관련 업무를 총체적으로 지원한다. 연간 해외조달 도입금액의 70%인 2조2000억원을 구매하고 있다. 현재 서플라이어와 에이전트 550개사와 포워더 44개사, 관세사 19개사, 은행지점 20개, 운송회사 30개 등이 가입한 상태며 1100개 협력사가 EDI를 통해 로컬L/C업무를 처리하고 있다.
구매인증시스템인 PCM은 구매와 관련된 각종 계약서 등 총 40여종류의 법적서류를 공인인증기관과 연계해 인증서 발급 및 전자서명을 전자문서화하는 시스템이다. 이 시스템을 활용중인 협력사는 3000개사에 달한다.
◇향후 계획=협력사와의 2웨이 방식을 통한 협업 강화차원에서 해외 생산법인의 표준 조달시스템을 구축한다는 계획이다. 또한 구매 프로세스별 운영시스템간 연동체제하에 인터넷 기반 서플라이 컬레버레이션으로 부품개발부터 대금결제까지 소싱 전과정을 온라인 처리한다는 방침이다.
◇현대자동차
현대자동차는 지난 95년까지 기본 구매전산 환경을 구축하고 업무흐름 정형화, 데이터 보관관리 등을 통해 종이없는 온라인환경 기반을 마련했다. 96년에는 업무흐름 자동화, 구매업무통합, 구매 VAN 개발적용 등으로 업무흐름 자동화에 따른 경쟁력을 확보했다. 또 99년에는 업무의 인터넷화(구매정보 VAN, 전자카탈로그, 전자비딩), 데이터웨어하우스(DW) 등 B2B 기반을 구축했다. 이를 기반으로 현대차는 지난해 11월 생산자재조달 관련 협업시스템과 e마켓플레이스 기능을 함유한 ‘바츠(http://www.Vaatz.com)’를 업계 최초로 선보였다.
◇현황=바츠 협업시스템은 1차 협력업체 대상의 일방향 정보를 2·3차업체로까지 확대 제공하고 있다. 바츠는 또 생산용 원부자재 및 MRO자재, 설비장비류의 조달 등을 공급망관리(SCM) 개념에서 지원한다. 이에따라 SCM 상에 있는 모든 업체도 자재를 조달할 수 있을 뿐만 아니라 바츠 e마켓의 부가서비스도 제공받을 수 있다. 소요량 산출과 수불, 재고관리, 통관, 관세환급, RFQ, 경매, 공동구매 등도 지원된다. 약 55만개의 카탈로그를 UN/SPSC방식에 의거, 분류해 글로벌 조달체계에도 적용된다는 것이 이 회사 주장이다. 현대차는 앞으로 해외공장까지 이를 확대적용해 글로벌한 조달체계를 완성할 계획이다.
◇특징=바츠 협업시스템은 현대차와 협력사들에 생산계획 등의 정보를 동시에 전달함으로써 소요시간을 단축시켜준다. 또 협력업체의 제약조건이 반영된 생산계획 공유를 통해 재고감축과 전체 밸류체인의 경쟁력을 향상시키는 역할을 한다. 이 시스템은 또 현대차 전구매품목을 대상으로 50만개에 달하는 국제 표준분류체계 카탈로그, SCM 차원 연계운영, B2Bi 지원 등으로 구매기능, 구매인력 등의 변화도 추구하고 있다.
◇포스코
◇현황=포스코는 지난해 7월 전사 통합업무시스템 ‘포스피아(POSPIA)’가동과 더불어 공급사 등록에서부터 입찰공고, 대금정산에 이르는 자재 구매계약 전업무를 자체 개발한 전자조달시스템 ‘스틸엔닷컴(steel-N.com)’에서 수행하고 있다. 인터넷 기반 전자조달시스템의 정착으로 서류없는(paperless) 계약을 비롯, 계약 소요일수 단축(9일→3일), 공정하고 투명한 구매실현, 비용절감 등 공급사와 상호 윈윈경영을 실현하고 있다.
이 회사의 전자조달시스템은 우선 인터넷에 회사가 구매할 품목을 항시 게시해 납품 희망 공급사는 언제라도 공급사 등록신청을 하면 3일 이내에 결과를 통보받을 수 있게 함으로써 모든 회사에 납품할 수 있는 기회를 공정하게 제공하고 업무처리속도 또한 높였다. 입찰의 경우도 공급사가 회사에 직접 방문할 필요없이 간편하게 인터넷상에서 입찰에 참여할 수 있으며 또한 국내 조달 및 수입 구분 없이 동시에 입찰에 참여할 수 있도록 해(e비딩) 계약의 공정성 확보와 국제입찰이 가능해졌다.
또한 구매계약과 관련한 각종 정보는 공급사, 운송사, 은행, 보험사 등 포스코와 거래하는 모든 거래선이 공유(e트랜잭션)하도록 했다. 계약체결은 공급사가 내방, 계약서를 작성하는 대신 전자계약으로 하고, 주문처리도 포스코가 인터넷으로 공급사에 전송한다. 대금정산을 위한 세금계산서는 인편 또는 우편으로 접수하지 않고 전자인증 세금계산서를 온라인으로 송수신하고 있다.
◇효과=지난해 7월부터 10월말 현재까지 주문처리 서류 2만3000장, 세금계산서 2만7000장 등 총 42만장에 달하는 계약관련 종리서류를 없앴다. 또한 전자구매 이전에 평균 9일이던 계약체결 소요일수를 3일로 단축시켰다. 공급사의 경우 포스코가 보유하고 있는 재고정보와 대금지불 예정정보 등 각종 계약관련 정보를 인터넷을 통해 실시간으로 볼 수 있어 효율적인 공급 및 자금계획을 수립할 수 있게 됐다. 특히 공급사 등록이나 견적서 제출, 입찰시에도 직접 포스코를 방문할 필요 없이 인터넷으로 처리하기 때문에 출장비, 인건비 등 비용과 시간을 절감할 수 있게 됐다. 이는 곧 포스코의 구매비용 절감으로도 이어져 지난해 7월부터 10월까지 4개월간 약 34억원이 절감되는 등 상호 윈윈의 선순환구조가 정착되고 있다.
◇향후 추진과제=포스코는 향후 더욱 효율적인 구매를 위해 공급사 평가 측정도구인 SRM(Supplier Relationship Management) 구축과 구매비용, 재고, 재료비 등 다양한 분석을 가능케 하는 통합 데이터 관리시스템인 구매부문 데이터웨어하우스(DW) 등도 적극 추진할 계획이다.
◇삼성SDI
◇구매 e비즈니스 적용현황=구매 e비즈니스 기반은 글로벌구매정보시스템(GPIS:Global Purchasing Information System)으로 구현했다. GPIS는 자재코드, 벤더코드, 자재단가 및 구매실적 정보를 인터넷으로 통합관리함으로써 빠른 구매 의사결정을 지원한다. GPIS는 또 필요한 자재를 적기에 값싸게 공급 받을 수 있는 글로벌소싱의 기초정보를 제공하며 해외법인을 포함한 전사 자재에 대해 통합구매를 실시함으로 대량구매에 의한 단가인하 효과를 확보할 수 있다.
지난 98년에는 열린구매시스템(http://www.sdibuy.co.kr, 서플라이어포털)을 구축, 인터넷을 통해 자재·공사내역을 공개하고 접수된 국내외 업체의 실사를 통해 잠재업체로 등록하고 있다. 또한 기존업체와 잠재업체를 대상으로 실시간(30분간) 사이버입찰도 실시중이다. 2000년부터는 기존 부가가치망(VAN)기반 EDI를 대체하는 통합 웹EDI시스템(SDI-바이넷, Buynet)을 개발해 발주문서에서부터 입고와 회계 비용처리까지를 전자문서로 실시간 처리하고 있다.
◇효과=EDI 기능을 포함한 서플라이어 포털구축으로 전사 구매업무 전반의 효율화를 확보했다. 구매 리드타임의 단축(L/T 9.3주→6.1주), 재고금액 30% 이상 단축 등의 효과를 봤다. 특히 모그룹의 전자소그룹(삼성전자, 삼성전기 등)간의 연계프로세스 최적화와 원활한 정보교류를 통해 수요와 공급자간의 전체 L/T 단축, 프로세스 최적화, 데이터 투명성 확보, 수주·출하 리드타임 단축(17일→9일) 등을 실현하고 있다.
<명승욱기자 swmay@etnews.co.kr>