1. 전자지불 시스템의 기능
지불처리 시스템은 △한 장의 쿠폰이나 한 장의 수표로 돼있는 송금전표의 거래 △한 장 이상의 수표로 돼있는 한 장 이상의 쿠폰을 처리하는 다중거래 △수표만 처리하는 거래 △신용카드를 사용한 쿠폰만 처리하는 거래 △현금을 처리하는 거래 △통신 △주소변경 △전자거래 등 다양한 형태의 거래를 처리한다.
거래처리에는 전송장치를 통한 단일 통과처리와 다중 통과처리 등 두 가지가 있다. 재래식 업무흐름인 단일통과 업무흐름은 이미지가 없는 업무흐름을 말하는 것으로 이 경우 수표는 지불금액이 자성잉크문자인식(MICR:Magnetic Ink Character Recognition) 기술로 암호화돼 있다.
하지만 일부 시스템은 이미지를 띄우는 기능이 있는 것도 있다. 이 경우 전송장치 위에서 단일통과가 이루어지는 동안 거래가 완전히 처리되고 잔고가 정리된다. 여기에서 쿠폰의 스캔 선(線)이 판독되고 수정되며 수표의 MICR선이 판독돼 선택적으로 수정된다. 무(無) 이미지 지불처리에서 지불금액은 전송체계(transport)에서 처리된 다음 마이크로 필름에 저장된다. 하지만 마이크로 필름은 저장용량이 한계가 있어 문제가 있다.
다중통과 업무흐름은 이미지 업무흐름이라고도 하는데 거래 처리과정이 각기 예정된 특정과제를 가진 여러 사람의 운영자에게 분산된다. 다중통과 업무흐름에는 ‘두 번’의 통과 업무흐름과 ‘한번 반’의 통과 업무흐름 등이 있다.
‘두 번’의 통과 업무흐름 방식에서 첫 번 통과할 때는 쿠폰이나 송금전표의 스캔 선, MICR 선, 문서 및 수표 이미지 등을 포착한다. 여기에서 각 항목은 심사를 거쳐 승인되고 쿠폰과 수표는 하나로 묶어 보관되며 거래는 유효화, 금액입력, 잔고정리 등의 과정을 거친다.
두 번째 통과할 때는 지불문서와 수표가 전송체계를 다시 한번 통과하게 된다. 이때 시스템이 문서를 첫 번 통과시 포착한 MICR 선이나 광문자 인식(OCR:Optical Character Recognition) 스캔 선과 대조하고 수표와 쿠폰을 분리시키며 수표를 MICR로 암호화한 다음 고객의 정보와 함께 인증한다. 시스템은 항목의 구체사항을 생성한다. 이런 업무흐름은 고객의 거부가 예상되는 경우의 처리에 적합하다.
‘한번 반’의 통과 업무흐름 방식의 경우 첫 번 통과시에는 두 번의 통과 업무흐름 방식과 같은 작용을 하나 그 다음 번 통과할 때는 수표를 전송체계에 다시 통과하게만 한다. 두 번째(반번) 통과할 때 시스템은 수표를 첫 번 통과시 포착한 MICR 선과 대조하고 수표를 MICR로 암호화한 다음 고객의 정보와 함께 인증한다.
지불을 처리하는 데는 이미지 포착기능이 필요하다. 이미지 포착기능은 다양한 전송체계 플랫폼에서 데이터 및 이미지의 포착과 흑백 및 컬러 이미지 포착을 지원하면서 단일수표와 단일쿠폰, 여러 장의 수표와 여러 장의 쿠폰, 수표나 쿠폰 중 하나를 포착하고 처리하는 등 여러 가지 능력이 있어야 한다. 또 이미지 포착기능은 MICR 선과 수표 이미지, OCR 선과 문서 이미지 등을 포착하고 거부된 항목을 분리해야 한다.
데이터를 입력하는 업무에는 MICR의 수리, 주소변경 탐지, 수표, 청구서 또는 송금전표의 금액판독, 금액입력 등의 작업이 포함된다. 이미지 입력기술을 사용하면 키보드를 두드리는 시간을 절약하고 지불처리 속도를 높일 수 있다. 복잡한 데이터 입력에는 제3자의 입력 소프트웨어 패키지를 사용하는 것이 효율적이다.
또 솔루션에는 일정처리 및 행정관리 기능이 있다. 일정처리 기능은 첨단 기술로서 선택사양으로 제공되고 있다. 이것은 관리자나 감독관으로 하여금 잔고, 거부항목, 주요 입력 등 작업의 순서를 정하고 어느 업무가 시한에 맞춰 처리하기 어려운지 등을 알아낼 수 있게 해준다. 또 신규 고객 관련 사항을 자금흐름을 촉진하는 처리과정의 운영을 위해 처리시스템에 포함시킬 수 있게 하고 각 응용 프로그램이나 모듈에 대한 접속과 권한을 제한한다. 여기에 더해 단전이나 서버의 다운으로 인한 처리 데이터의 유실을 최소화하는 기능이 있다.
모든 지불처리 솔루션이 같은 보고서 프로그램을 제공하지 않지만 그렇다고 모든 기업이나 기관이 같은 보고서 프로그램을 필요로 하는 것도 아니다. 대개 지불처리 솔루션은 전송체계와 워크스테이션 모두에서 보고서를 작성할 수 있게 한다. 대체로 보고서는 일일 처리보고, 항목별 대차대조표, 거래 수지균형, 현금 보유현황, 운영자의 업무처리 실적 등을 보고하도록 돼있다. 이런 지불처리 데이터는 기업 내부 시스템이나 외부 고객에게 전달된다.
관련업체들은 지불처리 시스템 외에 간혹 광범위한 전문적 서비스도 제공한다. 이들이 제공하는 전문 서비스는 시스템이 가동되고 있지만 직원들이 근무하지 않는 주말이나 공휴일, 또는 오전 8시 이전과 오후 5시 이후 시간 등에 대행 서비스를 제공한다. 이밖에 프로젝트 관리, 시스템 설치 전의 구성 및 계획안 작성, 기존 플랫폼에서 새로운 시스템으로의 이행, 업무흐름의 최적화, 교육훈련, 호스트 시스템에 대한 고객 인터페이스 설치 등의 서비스를 제공한다.
2. 전자지불 솔루션의 유용성
지불처리 시스템은 현금관리를 향상시키고 운영자의 실수를 줄여주며 조사업무 및 고객서비스를 강화하고 수취계정을 갱신하며 주소변경과 신용카드 지불을 가능하게 하는 등 유용하다.
지불처리 시스템은 금융기관으로 하여금 고객이 기대하는 시간 안에 출금지급을 처리할 수 있게 한다. 금융기관이 적절한 시간에 예금과 출금에 관한 정보를 입수할 수 있으면 재무책임자가 현금흐름을 더 잘 관리할 수 있게 된다.
이 시스템은 반복적인 수작업을 자동화함으로써 운영자의 실수와 출금 결제건수를 줄여준다. 금융기관은 때로는 과거 수표 이미지와 데이터를 조사할 필요가 있다. 특히 출금 처리한 후 처음 60일 동안에 이런 조사를 실시해야 한다.
수표와 쿠폰의 이미지 및 데이터를 포착하면 이런 처리가 가능해진다. 처리시스템과 보관시스템에는 모두 데이터베이스에 있는 데이터를 배경으로 하는 보고 및 질문을 할 수 있는 툴이 있다. 조사반응이 신속하든가 출금처리 내용을 조사할 수 있게 되면 고객출금을 둘러싼 문제를 더 쉽게 해결할 수 있을 것이다.
은행고객들은 수취계정을 갱신하기 위해 처리 데이터를 사용하는데 일부 솔루션은 금융기관으로 하여금 고객의 수취계정으로 직접 데이터를 전송할 수 있게 하는 것도 있다. 기업체들은 쿠폰과 수표에서 포착한 데이터를 사용, 고객의 주소를 갱신할 수 있는데 이렇게 하면 다음 번 청구서를 우송할 때 시간을 절약할 수 있다. 신용카드 지불도 처리할 수 있는 지불처리 솔루션을 사용하는 기업체들이 점차 늘어나고 있다.
이런 유용성외에 지불처리 시스템은 고객서비스와 조사기능의 향상, 운영자의 실수감소, 처리과정에서 종이 사용 배제, 정보의 공유 및 고객관계관리, 분산 처리, 현금흐름 및 관리의 향상, 거래처리 업무흐름 전문화 등의 장점이 있다.
지불처리 시스템은 거래 이미지와 데이터를 포착하고 저장함으로써 은행과 기업체로 하여금 직원들이 이들 이미지와 데이터를 검색, 고객의 질문이나 요구사항에 보다 신속하게 대응할 수 있게 한다. 이미지 기반 처리는 일반적으로 데이터 입력 작업횟수를 줄이고 업무흐름을 자동화함으로써 운영자의 데이터 입력 및 키보드 작업시의 실수를 감소시킨다.
이미지 기반 처리는 처리과정이나 그 후에 종이 수표와 쿠폰의 사용을 불필요하게 한다. 수표 이미지를 가지고 처리하는 것이 종이 수표를 가지고 처리하는 것보다 더 능률적인 솔루션이 많이 있다. 이러한 솔루션에는 알고리듬 기술이 사용돼 인식, 오류보정, 자동 잔고정리 등의 기능을 향상시켜 준다.
이미지 기반 지불처리 시스템은 또한 금융기관으로 하여금 이미지와 데이터를 포착, 아카이브(archive, 저장소)에 저장했다가 직원과 고객들이 데이터를 조회할 수 있도록 해 준다. 또 이미지와 데이터를 고객에게 CD롬으로 제공할 수 있으나 이는 고객이 자기 PC에 CD를 볼 수 있게 하는 소프트웨어를 설치해야 하는 번거로움이 따른다. 이런 불편을 덜어주기 위해 생겨난 것이 브라우저를 통한 저장소 접속방식이다. 이미지 기반 처리 시스템은 고객의 계정에 있는 금액에서 선호하는 출금형태, 평균 출금액에 이르는 엄청난 분량의 고객정보를 수집할 수 있다. 데이터는 고객관계관리(CRM:Customer Rrelationship Management) 프로그램과 같은 기업내부 응용 프로그램과 공유함으로써 고객을 분석하고 마케팅 전략을 세우는 일 등에 활용할 수 있다.
금융기관이나 기업체의 데이터 처리장소가 여러 곳에 있으면 지역별로 직원을 채용하는 이점을 살릴 수 있을 뿐 아니라 업무를 분산할 수 있다. 또 원격분산 처리는 백업이나 재난복구 서비스에도 유리하다. 또한 이미지 기반 지불처리 시스템은 거래를 자동화함으로써 지불주기를 단축하고 현금흐름과 관리를 효율화할 뿐 아니라 거래처리 업무흐름의 전문성을 높여 기업의 지식과 기능을 향상시킨다.
이처럼 이미지 및 데이터 기반 지불처리 기술이 떠오르고 있다. 앞으로 금융기관이나 기업이 새로운 이미지 처리와 전자지불 체제로 전환하지 않으면 경쟁에서 뒤처질 뿐 아니라 기존 시스템을 유지 관리하는 데 필요한 프로그래머와 하드웨어가 희귀해져 많은 비용이 들 것이다. 비록 지폐가 계속 사용된다 하더라도 전자지불 방식의 사용이 확대될 것이다.