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◆비즈니스인텔리전스(BI)의 발전단계
일반적으로 각 기업 BI의 발전단계는 비슷하고 공통적인 문제점도 있다. BI 발전단계를 검토함으로써 BI센터는 이런 문제를 미리 예측하고 위기를 성장의 기회로 바꿔 놓을 수 있을 것이다. 발전과정은 도입, 대체, 개선, 전환, 투명성 등 다섯단계로 나눌 수 있는데 각 단계로 이행하면서 가치를 높이는 것으로 나타났다.
기업은 과거의 업무추진 방식이 더 이상 효력을 발휘하지 못하거나 기존 BI시스템이 구형이 되었거나 또는 기업 합병 후에 조직이 개편됐을 경우 새로운 BI시스템을 도입한다. 도입단계에서는 예산을 편성, 배정하고 시범 사용이 성공적으로 이루어지면 시스템을 확대하기 시작한다.
대체단계에서는 새로운 BI시스템이 구축되면 기존 시스템의 사용이 중단돼야 하지만 당분간은 ‘보조기능’을 하도록 유지한다. 이 단계에서 새 BI시스템은 기존 사용자들이 익숙해질 때까지 기존 보고 및 분석방법을 그대로 사용한다. 개선단계에서는 새로운 시스템의 설치범위를 더 넓히면서 새로운 기능과 데이터를 추가하고 새로운 보고, 조회, 분석기능이 개발돼 사용자가 확대된다.
전환단계에서는 사용자들이 새로운 업무 결론을 이끌어 낼 수 있고 사업내용을 더 깊이 파악할 수 있게 돼 기존 업무처리 과정이 수정되거나 새로운 방식이 채택된다. 이 단계에서 사업을 변경할 수 있고 새로운 BI시스템이 영향력을 행사하기 시작한다. 투명성 단계에서는 새로운 BI시스템의 목적이 정착됨으로써 직원들이 그의 사용에 익숙해지고 새로운 차원의 이해가 이루어진다. 새로운 변화에 대한 필요성이 대두될 때까지 변화의 주기가 이 단계에서 멈추게 된다.
그러나 이들 단계는 BI의 발전과정에서 가장 중요한 요소가 아니고 오히려 각 단계에서 일어나는 위기가 더 중요하다. 이들 위기가 다음 단계로 발전하게 하는 동인인 것이다. 만일 이런 위기가 없고 관계자들이 이를 극복하려는 노력이 없으면 발전에 대한 절박성도 없을 것이다.
각 단계에서 나타나는 위기는 기대관리 위기, 사용 위기, 조직적 위기, 신뢰도 위기 등이다. BI시스템 공급업체들이 제품을 판매하기 전에 홍보를 잘해 사용자들의 기대가 커진다. 그러나 시스템이 설치된 후 대부분의 경우 초기에는 데이터의 흐름에 문제가 생기고 일반적인 업무처리에 예외적인 사항이 많이 발생하는데 이처럼 기대에 미치지 못해 발생하는 문제를 적절히 해결해야 한다. 사용 위기 단계에서는 먼저 사용하던 기능이 없어지고 새로운 기능을 추가하는데 시일이 많이 걸리면 사용자들은 “기존 시스템이 훨씬 더 효과적”이라면서 불평하기 시작한다. 따라서 기능, 성능, 사용의 편리성, 관리의 용이성, 사용자별 맞춤 가능성 등이 기존 시스템보다 우수해야 한다.
비즈니스에 대한 정보가 많이 제공되면 질문도 그만큼 늘어나는데 BI센터가 이들 질문에 답변하는 데 필요한 데이터가 충분히 또는 꾸준히 저장되지 않아서 시스템을 다시 디자인해야 한다는 결론에 이를 경우가 있다. 심지어 센터는 분석, 평가, 보고를 다시 해야 한다는 결정을 내릴 경우도 생길 수 있다. 이런 경우는 기업의 사업에 영향을 주고 그렇게 되면 결과적으로 BI시스템의 일부를 재 구축해야 한다. 사용자들은 새로운 분석, 평가에 익숙하지 않기 때문에 그 결과를 신뢰하지 않는 경향이 있다. 이들이 새로운 것에 익숙해지려면 시간이 필요하지만 센터는 새로운 데이터, 보고, 평가 등이 정당하다는 것을 입증해야 한다. 센터가 이들 위기를 극복하는 데 취할 수 있는 최상의 조치는 위기가 발생했을 때는 즉시 그 대책을 설명하고 프로젝트의 구조를 세분화하며 사업부서와 IS부서가 항상 보조를 맞추도록 해야 하는 것이다.
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