기업에 비즈니스 인텔리전스(BI:Business Intelligence) 시스템이 잘 갖춰졌다면 문제가 발생할 가능성이 있을 때 이를 미리 알려줄 뿐만 아니라 비즈니스 기회를 적기에 포착하고 비용을 절감할 수 있게 해준다. 이런 시스템을 갖추려면 우수한 전문가들로 구성된 BI센터가 필요하다.
BI의 요체는 커뮤니케이션, 다시 말하면 의사소통이다. 정보 시스템(IS:Information System)부서와 사용자들은 서로 입장과 의견이 다른데 이들 사이의 의견이 원만하게 소통되도록 하는 조직이 있어야 한다. 정보 시스템(IS) 부서의 필요사항을 이해하고 그것들이 기업의 BI전략과 어떤 관계가 있는지 이해할 수 있는 조직이 BI센터로, 이 센터는 몇가지 역할을 수행할 수 있다.
BI센터는 기업이 비즈니스를 더욱 효과적으로 하기 위해서는 BI의 역할이 매우 중요하다는 것을 경영진이 이해할 수 있도록 해야 한다. 이 센터는 BI전략을 성공적으로 전개하는 데는 응용 프로그램의 기능이 중요하다는 것을 IS부서에 주지시킴으로써 IS부서가 사용자와 더욱 긴밀하게 협조하도록 한다.
센터는 부서 전반에 걸친 의사소통 체제를 확립하고 BI전략을 성공적으로 추진하기 위한 기반이 되는 BI의 이점을 사용자들이 이해할 수 있게 해준다. 또한 사용자가 각종 데이터를 분석하기 위해서는 다양한 BI기술을 필요로 한다는 것을 IS부서에 일깨워주는 한편 IS부서가 사용자 요구를 충족시킬 수 있는 플랫폼을 제공할 수 있도록 사용자들이 IS부서를 지원하게끔 한다.
그뿐 아니라 센터는 비즈니스 방향이 변하고 신기술이 부상하는 데 따라 BI시스템을 조정하는 중요한 역할을 하고, 경영진이 이런 조정에 따른 문제를 해결하기 위한 적절한 결정을 내리게 할 수 있다.
기업체는 BI전략이 사업에 미치는 영향을 알아야 한다. 그래야만 기업이 변화에 효과적으로 대응하는 데 있어서 BI가 차지하는 비중을 인식하게 될 것이다. BI시스템을 구축하는 목적은 경쟁업체보다 시장에 대한 더 깊은 통찰력을 갖고, 비즈니스 상황의 변화를 신속하게 이용하며, 새로운 수익 기회를 창출하는 데 있다.
기업이 BI전략을 효율적으로 추진하려면 BI센터를 세워야 한다. 하지만 기업의 고위 경영진이 BI의 목표가 기업에 어떠한 이득을 가져다 주는지 명확히 이해하지 못하면 별 효과가 없다. BI시스템을 구축하면 사업에 대한 통찰력과 전망을 더 잘할 수 있으나 BI전략을 성공적으로 구축하는 것은 쉬운 일이 아니다. 여기서 매우 어려운 점은 사용자와 IS부서가 모두 BI가 유익하다는 점을 공감해야 한다는 것이다.
기업은 IS부서와 사용자들의 BI시스템에 대한 의욕과 결의 정도를 확인할 필요가 있다. 이것은 이들의 업무처리 상황과 자세, 그리고 BI 프로젝트의 추진 현황을 추적하면 평가할 수 있다. 구체적으로는 BI 타성, IS업체의 일방적 솔루션, 사용자들의 일방적 적극성, IS부서와 사용자 양측의 열의 등을 검토해야 한다.
그동안의 IS업체와 사용자들간의 약한 관계에 비추어 볼 때 BI 타성이 일어날 가능성이 높다. 경영진은 BI시스템을 강화하면 그들의 감시 능력을 강화해 줄 것인지 확신이 안 서는 반면 IS부서는 그들의 전문 기술이 더 이상 필요 없게 되는 것이 아닌가 하고 위협을 느끼게 될 것이다.
BI 타성에 빠져 있는 기업체들은 IS부서와 사용자들이 다 같이 BI에 대한 열의가 없으면 실패한다는 것을 알아야 한다. BI시스템을 성공적으로 구축하려면 기업문화가 근본적으로 바뀌어야 하며 변화를 위해서는 임원진의 확고한 의지가 있어야 한다.
기술구입비와 기술지원비를 절약하기 위해 IS부서는 소프트웨어 툴과 솔루션을 표준화하는 경우가 있다. 이렇게 하면 어떤 기술을 사용하든지 그에 상관없이 사업 추진과 직접 상충되는 문제가 일어날 수 있다. IS부서가 BI솔루션의 필요성을 느낀다면 그것은 BI에 관심이 많다는 점을 나타낸다. 하지만 이 경우 IS부서는 사용자들의 실제 필요사항을 잘 모른 채 단일 BI기술이나 제품을 구입하려는 경우가 가끔 있다. 만일 사용자들이 IS부서만큼 BI에 관심이 없다면 기술 투자는 많이 했는데 사용자들이 별로 사용하지 않는 결과를 가져올 것이다. 왜냐하면 일반적이고 기술 중심으로 돼 있는 솔루션은 각 기업이 갖고 있는 특수 문제를 해결해줄 수 없기 때문이다.
IS부서는 BI전략의 일환으로 해결할 수 있는 “업무상 어려운’ 부분을 확인함으로써 사용자의 BI에 대한 관심을 높일 수 있다. 가령 대부분의 기업의 경우 예산을 책정하고 사업을 전망하는 것이 ‘업무상 어려운’ 부분이다. 기업의 데이터웨어하우스와 연계할 수 있는 예산책정과 사업 전망 응용 프로그램을 설치하면 독립적인 예산 책정 시스템보다 더 높은 투자 회수(ROI:Return On Investment)를 할 수 있을 것이다. 이것은 한 장소에서 모든 필요한 데이터를 접속할 수 있기 때문이다. 데이터웨어하우스와 연계할 수 있는 예산배정 응용 프로그램은 독립적인 시스템에 비해 비즈니스 요구의 변화에 더 유연하게 대응할 수 있다. 이런 방향으로 IS부서가 BI전략의 이점을 설명하면 사용자들이 BI의 필요성을 잘 이해해서 그들의 관심이 높아질 것이다.
각 사업부서의 필요사항과 기업 전체차원의 요구사항을 충족시키기 위한 BI 응용 프로그램을 모든 부서가 공유할 수 있도록 하려면 각 사업부서의 업무를 총괄하는 팀이 있어야 한다. 그래야만 기업은 BI 응용 프로그램의 전략을 명확하게 규정하고 우선 순위를 정할 수 있을 뿐 아니라 IT인프라의 필요 사항을 파악할 수 있을 것이고 그런 다음 IS부서가 참여해 명확한 전략을 가지고 BI시스템을 구축할 수 있을 것이다.
사용자와 IS부서가 다같이 BI에 관심이 많다고 하더라도 각기 독자적으로 BI전략을 추진하면 성공하기 어렵다. 특히 IT부서는 사업부서의 요구사항을 도외시한 채 단일 기술 솔루션을 설치하고 사용자들은 자신이 필요한 BI 응용 프로그램을 독자적으로 설치하면 그러한 문제가 일어난다. 이것은 전반적인 BI전략이 없기 때문인데 이런 문제를 없애려면 종합적인 BI전략을 마련해 이를 IS부서와 사용자들에게 주지시켜서 그들 모두의 BI계획이 기업 차원의 전략적 목표와 부합되도록 해야 한다.
오는 2004년까지 세계 2000대 기업의 절반 이상이 BI를 적절히 사용하지 못해 시장 점유율이 떨어질 것이다. IS부서와 사업부서 사이에 협조체제가 이루어지지 않으면 BI전략을 수행하기가 어렵다. 설령 경영진이 BI의 전략적 중요성을 인정한다 하더라도 만일 사용자와 IS부서가 공동 목표를 추구하기 위해 보조를 맞추지 않으면 실패할 가능성이 높다.
진취적인 기업은 이미 BI센터를 실험해 긍정적인 결과를 얻었다. 그들은 센터가 성공적인 비즈니스를 결정하는 데 매우 중요한 역할을 한 것으로 평가하고 있다. 그러나 단기간의 실험 가지고는 프로젝트의 성공여부나 적절한 툴과 응용 프로그램을 사용했는지 판단하기 어렵다. 사실 BI가 성공하려면 많은 실패를 거쳐야 한다. 하지만 최근 사업 변화의 속도가 너무 빨라서 BI를 새로운 전략 차원으로 높이는 것이 빠른 변화에 적응할 수 있는 유일한 길이다. BI의 성과를 거둘 수 있는 기업만이 경쟁력을 유지할 수 있고 그렇지 않으면 사라질 것이다.
BI와 BI센터는 기업이 비즈니스 추진 상황을 효과적으로 파악하고 문제가 발생하기 전에 적절히 대응할 수 있게 해 준다. 과거에는 주로 관리층에서 이런 역할을 수행해 때로는 독립적으로 또는 고립된 공간에서만 이루어졌다. 하지만 지난 30년 동안에 비즈니스가 매우 복잡해지고 문제점도 많이 생겨났다. 기업은 이제 단순히 우수한 ‘사람들’만 가지고 있어서는 안되고 우수한 조직과 협력체제가 있어야 한다. 이것은 사람보다 기술이 더 우선한다는 것이 아니고 사람이 계획성 있게 기술을 이용하는 BI센터가 훨씬 더 유리하다는 뜻이다.
<정리=이규태기자 ktlee@etnews.co.kr>