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◇소싱영역
공급자관계관리(SRM:Supplier Relationship Management) 시스템은 제품이나 서비스를 전략적으로 소싱해 공급자와 더욱 유리한 상거래 관계를 유지할 수 있게 한다. 다시 말하면 SRM 시스템은 공급업체와의 업무관계를 더욱 정확하게 파악하도록 함으로써 이를 바탕으로 공급업체를 선정하고 협상하는 과정에서 전략적 소싱을 할 수 있게 해준다.
현재와 같은 불경기에는 기업들이 경비를 절감하기 위한 수단으로 소싱에 관심을 기울이지만 단기적인 비용절감만을 목적으로 소싱을 하면 효과가 적을 수 있다. SRM 환경에서 소싱하려면 기업의 목적을 보다 광범위하게 지원할 수 있도록 범위를 넓혀야 한다. 그 목표는 재정적인 것과 운영과 관련이 있는 것이 돼야 할 것이다.
특히 소싱은 제품 및 서비스의 비용을 줄이며 업무처리 과정을 더욱 효율적으로 지원할 수 있는 공급업체를 선정하고, 고객과 공급업체의 관계를 증진시키며 제품의 품질을 높이고 재고품을 늘이지 않으면서 필요한 때 적시에 물품을 사용할 수 있는 방향으로 추진해야 한다. 이처럼 기업은 소싱을 통해 단기적인 비용절감 효과를 기대하기보다는 장기적으로 비용을 절감하고 제품의 품질을 높이며 위험을 줄이는 데 주안점을 두어야 한다.
기업 운영방식은 공급업체와의 관계에 영향을 주기 때문에 소싱 주기의 개별 요소의 사업적 중요성이 변화한다. 더구나 소싱 주기에서 활동의 중요성은 상당히 다양해진다. 소싱은 경기의 영향을 적게 받음에 따라 그것과 구입활동의 차이가 확연히 드러난다. 기업은 운영부서의 업무추진 관행을 포함한 광범위한 업무추진 형태를 조사해 변화하는 업무처리 과정, 제품의 등급, 공급업계 등 여러 가지 요소에 영향을 미치는 재정적 및 전략적 요소에 바탕을 둔 후보 프로젝트를 확인해야 한다.
소싱 전략 응용프로그램은 특히 복잡한 대규모 제조 및 판매사업과 관련한 수많은 종속적인 요소와 제약적인 요소를 모델링하는 데 유용하다. 이런 응용프로그램은 부문별 시장 추세 분석, 평가기준 개발, 소싱 처리과정의 결정 및 공개·다중·단일 소싱 환경 등을 통합하는 것을 지원한다.
지출 및 공급업체 분석기능은 기업이 제품별·지역별·공급업체별·부품별·소재별 지출 형태와 금액을 파악할 수 있게 해준다. 제품이 재판매됐을 경우 거기에서 나오는 매출도 확인할 수 있다. 또 납품되는 제품의 결함비율, 주문에 대한 충실도, 청구내역의 정확성 등 공급업체의 능력 차이를 파악할 수 있는 분석기능도 포함돼 있다.
대부분의 경우 기업체들은 먼저 기업의 각 부서에서 처리한 지출거래 데이터를 정화하고 합리화해야 한다. 응용프로그램 업체들이 간혹 ‘데이터 정화(cleansing)’를 등한시하지만 이는 기본적인 필수요건으로 매우 중요하다. 오는 2004년까지 일반적인 데이터웨어하우징과 온라인분석처리(OLAP:Online Analytical Processing) 기능을 넘어 데이터를 정화해 일관성(consistency)을 유지시키는 기능을 갖춘 소싱솔루션은 전체의 20%에도 미치지 않을 것으로 예상된다. 이것은 소싱 문제를 해결하는 데 중요한 요소임에도 대부분의 기업체들은 이 단계를 생략하고 성급하게 이른바 전자정보, 제안 또는 견적요청(e-RFX:electronic request for information, proposal or quote) 단계로 건너뛰고 있다. e-RFX 기능은 신속한 소싱을 가능케 하지만 근거정보가 불완전한 것이 문제다.
공급업체 및 시장상황 발굴기능은 새로운 공급업체나 유용한 자원에 관한 정보를 제공한다. 발굴기능은 공급업체 디렉터리와 제품 카탈로그 등 두 가지로 구분되는데 디렉터리는 공급업체의 지역적, 관련 산업별, 신용기록, 위험도 평가자료, 표준산업분류(SIC: Standard Industry Classification) 코드, 주요 소송사건, 인증확보 등을 공급한다. 반면 카탈로그는 디자인 엔지니어나 현물시장 구매에 필요한 디자인이나 응용제품에 관한 데이터를 온라인으로 제공한다. 카탈로그에는 검색기술, 제품 스키마 관리, 개념정의, 유지관리 등을 비롯해 가격 및 확보가능 여부에 관한 정보 등이 포함돼 있다.
필요조건 명세 및 상호작용 관리 프로그램은 기업이 공급업체로부터 제안서를 수집하는데 필요한 양식, 협상조건 등을 관리하기 위한 인프라를 제공한다. 이런 응용프로그램은 공급업체의 전체 고정비용, 제품의 품질, 운영 능력과 같은 여러 가지 요인에 기반해 선정기준을 설정한다. 또 필요조건 명세는 공급업체에 배포해 추가·삭제·수정·첨부 등을 할 수 있도록 하여야 한다. 응용프로그램은 공급업체가 비공개 입찰, 목록 입찰, 역경매, 추가정보, 제안 및 가격명세 등의 요청에 대한 응답 등이 가능하고, 여러 단계에 걸친 구매상담을 추진할 수 있는 기능을 갖춰야 한다.
공급업체 선정 및 배정 응용프로그램은 기업체로 하여금 여러 개의 대상 업체를 서로 비교하고 최적의 업체를 선정·배정할 수 있게 해준다. 더욱 충실한 응용프로그램은 여러 경쟁 공급업체들의 재정 및 운영 상황을 비교할 수 있다. 오는 2004년까지 전략 소싱 응용프로그램의 80%가 광범위한 공급업체 중 최적의 업체를 선정할 수 있게 할 것으로 보인다. 또한 이런 툴세트는 여러 공급업체로부터 물품을 구입하려고 할 때 특정 업체에 지나치게 의존하지 않도록 해준다. 하지만 전략소싱 솔루션업체들이 다양한 부문의 배경을 갖고 있기 때문에 전문분야가 세분화돼 있어서 오는 2005년까지 기업이 필요로 하는 모든 솔루션을 제공할 수 있는 주력 전략소싱 프로그램 업체가 나타나지 않을 것으로 예상된다. 비록 미래 전략소싱 시장이 불투명하지만 기업체들은 이런 툴을 채용할 것을 검토해야 한다.
◇제품수명
제조업체들이 각 부서 사이의 협업체제를 더욱 확대·강화함에 따라 원거리에 있는 공급망의 엔지니어들이 서로 긴밀히 협력할 수 있게 됐다. 이를 통해 기업체들은 제품디자인 기간을 20%, 디자인 변경에 따른 엔지니어들의 업무량은 40% 이상 줄이고 제품품질을 크게 향상시키면서 생산 후 디자인 변경을 줄이는 성과를 거두고 있다. 이런 성과는 엔지니어들이 서로 디자인의 변경사항이 있을 때 수시로 의사를 교환하고 제품정보에 안전하고 쉽게 접근할 수 있기 때문에 가능해졌다.
하지만 엔지니어들 사이의 협력이 잘 이뤄진다 하더라도 구매·전략소싱·생산담당 등 다른 부서와의 협력이 잘 이뤄지지 않으면 그 효과가 감소할 것이다. 가령 엔지니어들이 서로 협력해 짧은 기간 안에 우수한 제품을 디자인했다 하더라도 구매담당 부서와 협조가 잘 안되면 부품과 소재를 선정할 때 구매부서가 정한 가격수준보다 높은 것을 선택하게 될 것이다. 또 반대 현상도 나타날 수 있다.
기업체들이 제품의 사양, 엔지니어링 변경처리, 생산계획, 서비스 등 4개 부문을 포괄하는 SRM 전략을 세우면 이런 위험을 피할 수 있다. 이를 위해서는 엔지니어링 협력 프로그램, 제품 데이터 관리 프로그램, 소싱을 포함한 SCM 응용프로그램을 서로 연계해야 한다.
엔지니어들은 제품을 디자인하는 과정에서 부품과 소재를 정하면 소싱 프로그램을 통해 기술적인 장점과 규격·색상·재질·무게 등 여러 가지 특성에 적합한 것을 물색하게 된다. 이런 경우 엔지니어들은 먼저 원하는 업체와 그 업체가 공급하는 부품의 목록을 점검하게 되는데 소싱 프로그램이 그에 필요한 정보를 제공한다. 우수한 소싱 프로그램은 대상 부품의 CAD 모델 다운로드도 가능케 해준다. 이처럼 엔지니어링을 위한 각 관련 부서의 협력은 SRM에서 매우 중요한 부분이다. 따라서 SRM 체제를 구축하려는 기업은 엔지니어들이 공급망 전반에 걸쳐 정보를 공유하고 의견을 교환할 수 있는 ‘가상의 화이트보드’를 설치할 필요가 있다.
기업은 제품설계가 변경될 경우 공급업체와 자체 안의 구매, 물류, 제조, 유지관리 등의 관련 부서가 협력하도록 해야 한다. 이를 위해 엔지니어링 자재명세서(BOM:Bill Of Material) 프로그램을 설치하는데 이는 기업내 공급망의 모든 관련 직원들이 검토하고 조정할 수 있게 해준다.
또 업무 흐름 프로그램은 엔지니어링, 구매, 제조 및 전략적 공급업체 등이 인정과정을 밟을 수 있게 해준다. 이런 경우 엔지니어링 부서에서 확정하기 전에 구매부서는 공급업체가 부품과 자재를 제대로 공급할 수 있던가 아니면 그에 상응하는 부품이나 자재를 제시한다.
제품의 디자인을 변경하면 구조와 사양 등 여러 가지를 수정해야 하기 때문에 그에 따른 부품과 자재를 분명하게 명시해야 한다. 그래야만 추후 디자인을 변경할 때 혼란을 막을 수 있다. 따라서 기업은 변경과 이를 검토·인정하는 과정 등을 문서화해야 한다. 이를 위해서는 엔지니어링 변경관리 프로그램을 SCM 소프트웨어와 연계시킬 필요가 있다.
기업은 공급업체와 내부 운영 및 생산부서(또는 외부 아웃소싱 업체)의 시스템들이 엔지니어링 부서에서 작성한 자재나 소요 물품의 명세서를 정확하고 완전하게 파악할 수 있고, 이들 시스템이 부품이나 자재의 명칭을 인식할 수 있게 해야 한다. 공급업체나 생산부서에서 여러 가지 사정으로 인해 부품이나 자재를 대체할 경우 엔지니어링 부서를 포함한 관련 부서의 인정을 다시 받아야 한다. 만일 부품이나 자재가 더 많이 필요할 때에는 다른 공급업체를 추가하든가 업체를 교체하든가 아니면 기존 공급업체로 하여금 공급물량을 늘이도록 해야 한다. 엔지니어링부서와 구매부서의 협력은 제품의 수명 주기에 맞춰 이뤄지고, 제품의 판매가 점차 줄어들어서 퇴출할 것에 미리 대비해 판매부서와 긴밀히 협력하면서 공급업체와의 관계를 조정해야 한다. 대기업에서는 생산라인의 성능을 예측하고 향상시키기 위해 컴퓨터 기반 시뮬레이션을 사용하고 있다.
대부분의 부품이나 자재의 AS 기간은 제품의 수명보다 길다는 것을 염두에 두고 공급업체와 사전에 예상 서비스 기간을 협의해 교체할 수 있는 부품을 확보한다. 이를 위해 SRM 프로그램은 추후 교체 가능한 부품을 확보하기 위한 자재명세서, 엔지니어의 공급망 전반에 걸친 유지관리 활동 참여, 공급망 전반에 걸친 유지관리 및 서비스 과정을 추적할 수 있는 수단, 특정 제품 및 고객에 대한 현장서비스 및 수리기록의 문서화 등의 기능이 포함돼야 한다.
우수한 SRM 시스템은 엔지니어링 부서가 구매, 소싱, 생산, 물류 및 서비스 부서와 협력할 수 있게 해준다. 하지만 이런 기능을 모두 지원하는 응용프로그램은 없다. 따라서 SRM 기능을 개선하려는 기업은 필요한 기능별로 해당 소프트웨어를 도입해야 할 것이다.
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