<9> 소규모 프레젠테이션에서의 주의사항
20분 프레젠테이션에 35분의 질의응답. “준비를 잘 해오셨습니다.” 고객사 임원으로부터 호의의 인사를 건네 받은 K이사는 성공적인 결과를 확신했다. 무엇보다 프레젠테이션에 참석할 고객사의 임원진에 대해 사전 정보를 입수하고 나올 수 있는 예상질문과 답변을 준비했던 것이 큰 도움이 됐다. 짧지만 참으로 긴장되는 시간이었다.
청중의 수가 적을수록 프레젠테이션은 내용에 관한 충분한 전달과 심도있는 구성을 필요로 한다. 그만큼 프리젠터가 갖는 부담감도 커진다. 하지만 소규모 프레젠테이션은 피드백이 빠르고 정확하기 때문에 분명한 성과 측정을 기대할 수 있으며 비즈니스 현장에서 가장 많이 쓰이기도 하므로 보다 관심을 가지고 훈련을 할 필요가 있다.
1∼5인 정도의 소규모 프레젠테이션을 성공적으로 수행하기 위해서는 특히 다음의 두 가지 사항에 유의해야 한다.
첫째, 키맨(key man:핵심인물)에 대한 파악이다. 참석인원이 적다는 것은 모두가 영향력이 있음을 의미하겠지만 그 중에는 보다 핵심적인 역할을 하는 사람이 있게 마련이다. 대개의 경우 키맨은 CEO가 되지만 경우에 따라서는 이해관계나 설득력을 갖춘 주변인물이 될 수도 있고 해당업무의 담당임원이 될 수도 있다. 핵심인물이 파악되면 보다 집중적인 시선처리를 통해 그의 이해정도와 반응을 살펴가며 프레젠테이션을 진행하는 것이 바람직하다. 참석인원에 대한 사전정보를 입수해 진행 중에 관심을 둘 만한 사안이나 사례에 관해 인용, 언급하는 것도 좋은 방법이다. 청중이 흥미를 가지면 한층 친근하게 느끼게 되고 보다 부드러운 분위기를 만들 수 있다. 원활한 진행을 위해서는 사전에 시각자료를 유인물로 작성해 배포하도록 한다. 단, 맞춤법과 수치 등의 명확성에 주의한다. 유인물의 오타나 오류가 프레젠테이션의 신뢰성에 영향을 미칠 수도 있기 때문이다.
두번째 유의사항은 예상질문에 대한 철저한 준비다. 소규모 핵심인원을 대상으로 한 프레젠테이션은 내용에 대한 청중들의 사전 정보나 지식이 높은 경우가 많다. 뜻밖의 질문에 당황하지 않으려면 예상질문지를 미리 작성하고 이에 대한 답변을 정리해 둘 필요가 있다. 예상 질문은 시각자료마다 3∼5개 가량 뽑아내고 이에 대한 답변과 함께 보조자료까지 챙겨두는 것이 바람직하다. 답변은 육하 원칙(六何原則)을 기준으로 하되 재차 추가질문이 나오지 않도록 부가적인 설명까지 곁들이는 것이 바람직하다.