<11> 비즈니스 프레젠테이션을 위한 바람직한 환경
‘평일 점심시간인 만큼 시내에 위치한 비즈니스호텔이 적당하겠고, 식사는 설명회 직후에 시작하면 되겠지…’ 신개발 솔루션 설명회의 준비를 맡은 A사의 김 대리. 100여명의 고객과 언론사 관계자를 모시는 이번 설명회는 내년도 매출에 직결되는 중요한 행사인지라 재차 모든 사항들에 대해 확인에 확인을 거듭한다. 드디어 설명회 날, 솔루션 시연이 한참 진행되는 진지한 분위기에 난데없이 들려오는 축하연주와 박수소리에 모두들 어리둥절해지는데… 그제서야 복도 건너편 행사장의 일정을 알아보지 않았음을 깨달은 김 대리. 그날 A사는 축하음악을 배경으로 설명회를 진행할 수 밖에 없었다.
파워프레젠테이션은 적합한 환경 속에서 이루어진다. 아무리 유능한 프리젠터라 할지라도 환경이 조성되지 않으면 진가를 발휘하기 어렵기 때문이다. 프레젠테이션을 준비하는 과정에서 반드시 고려해야 할 몇 가지 사항들이 있다.
우선, 청중을 산만하게 하는 장소는 절대 피해야 한다. 소규모 비즈니스 프레젠테이션은 일반적으로 호텔이나 오피스빌딩에서 하는 경우가 많다. 훌륭한 전망이나 밖이 내다보이는 커다란 창문은 방해요소다. 가능한 한 창문이 없는 방을 택하거나 그것이 어렵다면 커튼이나 휘장을 치도록 한다.
소음 또한 중요한 장애요소다. 소음은 메시지의 적이다. 프레젠테이션이 시행될 장소 주변에 어떤 행사가 열리는지 알아보고 가능하면 아무런 행사가 없는 쪽을 선택하는 것이 바람직하다.
무덥고 숨막히는 장소나 춥거나 썰렁한 장소에서는 집중이 되지 않기 때문에 온도나 환기 문제도 생각해야 한다. 단 에어컨이나 난방 소음 역시 방해를 준다는 점을 고려해 음향 조절을 해두도록 한다.
효과적인 시기에 프레젠테이션이 이루어지도록 시간을 정하는 것이 중요하다. 휴일, 업무가 바쁜 시기, 스포츠 경기나 기타 행사가 있을 때에는 청중의 관심이 분산되므로 피하도록 하고 주말이나 휴가시즌 바로 전에 프레젠테이션을 기획하는 것 또한 바람직하지 않다.
프레젠테이션은 커뮤니케이션의 종합예술이다. 만반의 준비가 성공으로 이끈다.