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90년대 들어 전 산업에 걸쳐 급격한 IT화가 이뤄지면서 많은 사람들은 디지털 시대에는 ‘문서없는 사무실’ 시대가 열릴 것이라는 전망을 내놓았다. 하지만 지금의 현실을 다시 한번 돌아보면 결코 그렇게 되지 않았다는 사실을 누구나 인정할 것이다.
대표적인 아날로그 정보전달 매체인 종이문서는 여전히 가장 중요한 문서로서 위치를 굳건히 지키고 있다. 오히려 종이문서의 양은 디지털화에 따른 정보량의 폭증에 비례해 지속적으로 증가하고 있다.
가트너그룹에 따르면 지난 5년간 대부분의 사무실 환경에서 종이 사용량은 매년 30∼50% 증가했고, 2004년까지 디지털로 인쇄된 문서가 매년 10% 이상 증대될 것으로 예상되고 있다. 이는 디지털화에 의해 문서생성 및 공유에 있어서 기술적인 변화가 일어난 것이지, 문서 자체의 변화가 일어난 게 아니라는 것을 의미한다. 즉 정보를 생산하고 공유·관리하는 방법이 디지털 방식으로 바뀌었으며, 기존의 제한적인 역할을 하던 각종 문서의 정보들이 전자화된 문서로 변환되면서 활용도가 크게 증가한 것이라고 할 수 있다.
◇문서관리의 효율성과 기업 생산성=이러한 변화는 각종 정보들을 효과적으로 문서로 작성하고 또한 이를 얼마나 효율적으로 전달·공유·보관할 수 있는가 하는 것이 디지털 시대의 새로운 숙제가 되고 있음을 의미한다. 또한 디지털 패러다임에 맞는 새로운 문서관리가 절대적으로 필요한 시점이 다가왔다는 것을 뜻하기도 한다. 정보의 홍수가 곧 문서의 홍수인 상황이 이미 닥쳤기 때문이다. 실제 국내의 한 유명 병원에서 각종 문서들을 보관하기 위해서 새로운 건물을 짓는 사안을 검토한 것이 대표적인 예가 될 수 있을 것이다.
결국 효율적인 문서관리는 단순한 비용절감의 문제가 아니라 기업 생산성과 업무 프로세스 혁신에 지대한 영향을 미치는 문제다. 즉 단순한 업무를 기록하고 공유하기 위한 과정이 아니라 기업 및 개인의 경쟁력의 핵심요소인 것이다.
실제로 지난 80년대 이후로 종이 서류에 대한 광파일링 도입, 전자적으로 생성되는 각종 자료들을 쉽게 검색할 수 있는 전자문서관리시스템 및 이를 기반으로 한 전자결재와 지식관리시스템 등 효율적 문서관리를 위한 다양한 노력들이 계속 시도돼 왔다.
그럼에도 불구하고 종이 서류는 아직까지 가장 익숙한 매체로서 존재하고 있는 것이 부인할 수 없는 사실이며, 전자결재를 이용하는 환경에서도 최종 의사결정이나 중요한 순간에는 종이로 된 문서를 통해 검토하는 것이 일반적이다. 이같이 디지털 시대에서도 종이가 굳건히 그 위치를 지키고 있는 데는 여러가지 원인이 있다.
◇전자문서 관리의 문제점=첫 번째로는 업무용 문서의 비정형성과 다양성의 문제가 지적될 수 있다. 일반적으로 데이터베이스나 스프레드시트와 같이 정형화된 자료들은 그 구조적인 특징을 이용해 저장하거나 검색하는 작업들이 원활한데 반해 대부분의 업무용 문서들은 비정형적이며, 사용자마다 서식이나 구성·제작하는 소프트웨어가 다르기 때문에 이를 일률적으로 통합하여 관리하는 데 어려움이 있다.
심지어는 같은 회사 제품에서 만든 문서가 버전이 업그레이드되면서 서식이 변형되거나 다른 소프트웨어에서는 제대로 보여지지 않는 문제점까지 있다. 이를 위해 EDMS 소프트웨어를 제작하는 업체들에서는 이러한 자료들을 관리할 수 있도록 다양한 종류의 이미지 뷰어를 제공하고 있으나 이 역시 원본문서가 가진 특징을 100% 살리지 못하는 문제점을 갖고 있다.
두 번째로는 종이서류와 전자문서간의 통합이 어렵다는 현실적인 문제가 있다. 종이로 되어있는 서류 가운데서도 법적인 증명서류·유가증권과 같은 중요한 종이서류일수록 통합관리가 특히 어렵다. 일반적인 대안으로서 스캐너를 통해 그래픽 파일로 입력된 자료를 관리하는 방법(TIFF 이미지 문서)이 주종을 이루었고, 광파일링시스템 역시 유사한 방식으로 처리돼 왔다.
그러나 이들 그래픽으로서 종이문서를 처리하는 경우에도 여러가지 문제점들을 내포하고 있다. 그래픽 파일이기 때문에 각종 증빙자료나 내용을 그래픽 프로그램으로 누구나 수정·조작이 가능해 문서보안이라는 부분에서 치명적인 문제가 있으며, 개별 페이지가 하나의 문서로 남게 되는 경우에는 파일관리에 어려움이 발생한다.
문서의 배포 역시 종이문서가 아직 위력을 발휘하는 중요한 원인 중 하나다. 문서는 조직과 외부인간 대표적이고도 쉬운 의사소통 방법이면서 공공업무로서 증명을 하거나 법적인 효력을 가질 필요가 있을 경우 종이문서가 가장 확실한 방법이기 때문이다.
이러한 경우 원본 문서와 동일한 서식과 내용을 유지하는 것은 필수적인데 반해 전자문서의 경우 문서를 제작하는 방법이 제작자나 소프트웨어마다 틀리기 때문에 이러한 문제점을 해결하는 방법이 필요한 실정이다.
◇디지털문서 관리솔루션의 필수요건=이같은 전자문서 관리의 문제점을 해결할 수 있는 대안으로서 지금까지 많은 솔루션들이 제안됐으며 지금도 세계적인 기업들이 새로운 컨셉트와 제품, 각종 솔루션들을 선보이고 있다.
이러한 문서공유의 표준으로 가장 중요한 것은 문서를 작성하는 프로그램의 다양성이나 비정형성과 관계없이 원본과 동일한 품질의 문서를 누구나 어떤 환경에서도 동일하게 볼 수 있어야 한다는 것이다. 그래야만 기업의 중요 문서를 손상 없이 전달할 수 있으며, 원본 파일을 변경하지 않고 여러 그룹 또는 기업이 협력해 하나의 문서에 대해서 작업을 할 수 있다. 다양한 디바이스와 운용체계(OS), 플랫폼 및 폼 팩터(Form Factor)의 사용자들이 누구나 읽을 수 있는 최신 양식의 문서를 제공할 수 있게 된다.
문서의 배포에 있어서도 최적의 압축률과 관리방법을 활용해 종이문서와 전자문서가 개별적으로 배포·관리되는 것을 통합 관리하는 것과 함께 각종 문서들을 쉽고 빠르게 볼 수 있는 뷰어 역시 중요한 역할을 한다.
이와 함께 전자문서 관리솔루션은 문서의 개인화 및 개인화된 문서의 조립 및 조작, 문서서식 설정 및 실시간 작성을 통한 문서작성 및 배포의 효율성을 제고할 수 있어야 한다. 또한 오늘날의 복잡한 IT환경에 쉽게 통합될 수 있도록 구현돼 있어 각 회사의 고유한 요구에 맞춰 확장 및 변형이 쉽고 기존의 전사적자원관리시스템(ERP), 고객관계관리(CRM) 등 각종 시스템과 쉽게 통합되는 것도 필수적인 부분이다.
◇종이없는 사무실 구현으로 ROI 극대화=디지털문서 관리솔루션의 한 예로 애크로뱃의 경우 애크로뱃 리더를 무료로 배포, 누구나 볼 수 있기 때문에 효율적인 문서 배포가 가능해 종이로 인쇄·배포할 필요가 없도록 했다. 또한 현재 가장 널리 쓰이는 HTML 문서와는 달리 오프라인 문서보안의 문제점, 대각선, 도표, 서식, 자간/행간 및 페이지 구분 등이 가능해 인터넷상에서도 고품질 문서 유통의 표준으로 위치를 확고히 하면서 전자문서 표준의 하나로 자리잡고 있다
이처럼 애크로뱃 등의 전자문서 관리솔루션은 대규모의 문서를 작성하고 공유해야 하는 오늘날의 대부분 기업들에 ‘종이 없는 사무실’에 대한 비전을 제공해준다. 사용자들은 종전의 문서 관련 업무를 보다 효율적으로 수행할 수 있다는 이점을 얻는 데 그치는 것이 아니라 사내의 업무 프로세스를 새롭고 효율적으로 창출할 수 있는 기회를 얻을 수 있게 돼 생산성 향상 및 비용 절감이라는 큰 효과를 얻을 수 있다.
실제로 IDC가 문서표준화를 통해 업무를 혁신한 미국의 3개 대기업들의 투자대비수익률(ROI)을 조사한 결과 평균 ROI가 400%를 넘었으며 투자비 회수에 걸린 시간은 평균 8개월이 채 되지 않았다.
무선기기용 반도체 전문회사인 모토로라 SPS가 기술문서 개발 및 작성에 있어서 애크로뱃을 활용해 제품 개발에 소요되는 시간을 대폭 단축, 제품 경쟁력을 강화할 수 있었던 것이 좋은 사례가 될 수 있다.
반도체 제조업 초기에는 부품의 기술문서 작성 작업은 수많은 제품 변경, 갱신, 재결정이 끝난 후에 수행돼 제조과정의 마지막 단계로 고객에게 개발과 관련된 정보를 전달하는 마지막 과정이었다. 하지만 글로벌 조직을 갖춘 모토로라 SPS에 수천 페이지에 달하는 기술문서들을 검토, 수정하고 출력하는데 소요되는 시간이 수주일이 걸리는 것이 문제였다.
특히 경쟁이 치열해지면서 문서작업에 소요되는 시일 때문에 제품의 출시가 늦어지는 것은 그만큼 기업의 경쟁력을 상실하는 것과 마찬가지였다.
결국 모토로라 SPS가 택한 방법은 애크로뱃을 사용해 제품과 문서를 동시에 개발, 제품개발 완료 후 견본품 선적과 동시에 문서를 함께 전송하는 방법이었다. 간단히 말해 아시아 및 미국 전역에 있는 여러 팀의 엔지니어들이 원본 자료를 손상시키지 않으면서도 수천 페이지의 자료를 처리하는 업무를 통합시키는 것.
이를 통해 모토로라 SPS는 프로젝트 기간을 10% 정도 단축시킬 수 있게 됐으며 약 12%의 인건비 절감과 함께 인쇄되는 문서량의 80%가 감소, 비용 절감에 있어서도 큰 효과를 얻을 수 있었다.
이같은 사례에서도 알 수 있듯이 전자문서의 표준화는 관련 비용을 대폭 절감시킬 뿐만 아니라 업무 프로세스를 디지털 시대에 걸맞은 진정한 방식으로 효율화, 생산성을 대폭 향상시킬 수 있다.
현재 많은 국내 기업들도 각종 보고서, 브로셔 등을 전자문서로 전환해 홈페이지 등을 통해서 배포하는 등 다양한 용도로 사용하고 있지만 대부분 문서 배포에 있어서 보조적인 수단으로 사용하고 있는 실정이다.
하지만 치열한 경쟁으로 하루가 다르게 급변하는 디지털 사회에서는 문서 배포 관련 비용만 절감하는 것에 그치는 것으로는 부족하다. 기업의 생산성 향상과 경쟁력 확보 차원에서 문서의 작성, 공유, 전달하는 전 과정을 혁신함으로써 업무 프로세스를 획기적으로 개선하는 것이 필요하다. 문서에 파묻혀 필요한 정보를 제대로 활용하지 못하는 기업과 문서의 효율적 통제를 통해 필요한 정보를 지식으로 활용하는 기업간 경쟁력의 간극은 갈수록 커질 것이다.
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이흥렬 한국어도비시스템즈 대표이사 약력
△90년 미 시애틀 퍼시픽대 전산·경영학과 졸업, 마이크로소프트 본사 시스템 소프트웨어 엔지니어
△93년 마이크로소프트 아시아지역 마케팅 매니저
△95년 한국마이크로소프트 총판영업대표
△97년 한국어도비시스템즈 영업이사
△2000년 한국어도비시스템즈 대표이사