전자정부 구축사업의 일환으로 추진하는 자료관시스템에 대한 문서표준포맷 마련이 시급하다.
전자문서의 표준포맷을 정하지 않으면 각종 문서가 각기 다른 문서작성 소프트웨어로 작성돼 향후 이를 열람하는 데 문제가 발생할 수 있다는 우려가 높다.
특히 현재 700개 기관을 대상으로 추진되는 자료관시스템 구축사업은 이 같은 문서표준포맷을 고려하지 않고 기관별로 상이한 문서저장방식을 사용, 향후 이들 문서의 열람에 어려움을 겪을 것이란 지적이다.
◇자료관시스템 구축 이미 시작돼=국가기록물관리법과 시행령에 따라 올해 초부터 700개 기관에 대한 자료관시스템 구축작업이 시작됐다. 이에 따라 전체의 10%인 70개 기관에서 이미 자료관시스템을 도입했다. 올해 말까지는 각급 지자체에서, 내년까지는 교육청과 공사 등 630여개 기관이 추가로 자료관시스템을 도입할 예정이다.
그러나 종이문서를 전자문서로 전환하는 대표적인 작업인 자료관시스템에 있어 전자문서를 일정한 규칙에 맞춰 저장하라는 규정은 없다. 따라서 각급 기관은 일반적으로 사용하는 PDF나 나름대로의 문서포맷을 택해 시스템을 구축하고 있다.
자료관시스템 구축업체의 관계자는 “자료관시스템 구축에 있어 시스템 프로세스에 대한 규정은 있지만 문서포맷에 대한 규정은 없다”며 “자료관이 구축되더라도 향후 자료관의 문서를 모두 열람, 활용할 수 있을지는 의문”이라고 말했다.
또 일반적으로 사용되는 PDF를 대부분 사용할 경우 특정업체에 대한 시장 독점에 대한 문제점도 생길 수 있다는 지적이다.
◇표준 포맷을 만들자=업계는 전자문서로 전환된 자료를 열람하고 활용할 수 있도록 하는 제도적 장치마련이 시급하다는 의견을 내놓고 있다.
홍경수 D2R 부사장은 “지금까지의 전자문서는 단순 활용이라는 측면이 컸기 때문에 문서의 포맷이 달라도 활용하고 폐기하는 데 큰 문제는 없었지만 이제는 전자문서에 보존이라는 개념이 도입되면서 향후에 이를 재이용 할 수 있도록 해야한다”며 “불과 7년 전의 전자문서도 포맷이 달라 일부는 지금 열어보기도 힘든 상황인 데 각기 다른 포맷으로 5년, 길게는 20년, 일부 문서는 영구보존하는 문서를 과연 나중에 활용할 수 있겠느냐”고 말했다.
따라서 문서를 작성한 소프트웨어나 문서를 저장하는 표준포맷을 만드는 작업이 시급하다고 강조했다.
또 일부에서는 각기 다른 문서라 하더라도 이를 볼 수 있는 뷰어를 문서에 첨부하는 형식으로 문제를 해결하는 최소한의 방안이라도 시급히 강구해야 한다는 주장이다.
◇국가기록원 표준포맷 선정작업 나서=이 같은 문제를 인식한 국가기록원은 최근 한국정보과학회 소속 교수들에게 용역을 맡겨 ‘전자기록물 영구보존포맷 선정’이라는 과제를 추진하고 있다. 2005년까지 진행되는 이 과제를 통해 국가기록원은 외국사례와 국내 실정을 감안한 여러 안을 검토하고 선정된 최종안을 기반으로 국내 각 기관의 전자문서에 대한 표준포맷을 적용할 방침이다.
그러나 최적의 연구보존포맷을 마련하더라도 그동안 구축된 자료관시스템 내의 모든 문서를 다시 영구보존포맷으로 변환해야 하는 엄청난 작업은 여전히 숙제로 남아있는 상태다.
윤대원기자@전자신문, yun1972@etnews.co.kr