자료관 시스템 업계는 5월 말이 두렵다. 그동안 구축해온 자료관 시스템의 효용성을 판가름할 중요한 테스트를 앞두고 있는 데다가 조달청과의 계약 방식 전환 여부도 이달 말에 결정난다.
우선 법령에 따라 이달 말까지 전자문서 시스템에서 자료관 시스템으로 실제 기록물을 옮기는 작업(과제명 생산 현황 보고 업무)을 완수해야 한다. 이는 자료관 시스템 구축 이후 처음하는 작업이여서 자료관 시스템 업체들이 긴장하고 있다. ‘생산 현황 보고 업무’가 제대로 이행되지 않을 경우 자료관 시스템의 효용성 문제가 불거지면서 자칫 자료관 시스템 업체로 불똥이 튈 우려가 있기 때문이다.
또한 이달 말에는 16개 자료관 시스템 업체 모두 조달청과의 계약이 완료돼 계약 방식 전환 여부에 대해서도 고민하고 있다. 계약 방식이 현재의 수의계약에서 전면 입찰 경쟁으로 바뀔 경우 자료관 시스템 업체의 수익성은 더욱 악화될 것이 명약관화하다. 이에 따라 자료관 시스템 업체들은 두 문제가 어떻게 해결될지 촉각을 곤두세우고 있다.
◇생산 현황 보고 업무 제대로 될까=‘공공기관의 기록물 관리에 관한 법률’에 따른 생산 현황 보고 업무는 각 기관이 자체 전자문서 시스템에서 산출되는 기록물 생산 현황을 자료관 시스템으로 넘기고, 자료관 시스템에 축적된 데이터를 국가기록원, 지방기록보존소와 같은 전문처리기관으로 넘기는 작업이다.
법률에 따르면 지난해의 기록물을 전자문서 시스템에서 자료관 시스템으로 옮기는 작업을 이달 말까지 완료해야 한다. 이후 자료관 시스템에서 6월 말까지 전문관리기관으로 보고해야 하지만 현실적으로 가능한 곳은 15% 미만에 불과할 것으로 보인다.
가장 큰 문제는 실제 데이터를 기반으로 한 충분한 테스트가 부족해 실제 업무 진행시 오류가 발생할 확률이 매우 높다는 점이다.
더욱이 이 작업이 전국적으로 동시에 이뤄져야 하기 때문에 업체별로 업무를 지원할 유지보수 인력 운용의 한계가 예상된다. 인력이 적은 기업의 경우 사이트마다 인력을 파견해 지원하기가 현실적으로 어렵다. 게다가 문서 담당자가 자주 바뀌어 업무의 인수 인계가 제대로 되지 않는 경우도 많다. 자료관 시스템 운용 담당자라고 해도 시스템 사용법을 잘 모르고 있는 경우가 적지 않아 더욱 문제다.
업계 관계자는 “이 문제를 해결하기 위해서는 전자문서 시스템, 자료관 시스템, 기관 담당자가 유기적으로 커뮤니케이션이 잘 이뤄지도록 노력해야 할 것”이라며 “오류에 대한 사례도 업계가 공유하는 등 전 업계 차원의 공동 대응 노력이 필요할 것”이라고 말했다.
◇계약 방식 바뀌나=이달 말이면 16개 자료관 시스템 업체와 조달청의 계약이 모두 완료된다. 이전에는 계약 기간이 달랐으나 올해 들어와 조달청이 계약 종료 시점을 모두 맞춘 결과다. 업계는 “이를 제3자 조달단가 방식의 수의계약에서 경쟁입찰 방식으로 전환하기 위한 사전조치”로 해석하며 긴장하고 있다.
자료관 시스템 업체들은 시장 규모는 갈수록 축소되고 업체 난립으로 저가 출혈 경쟁이 계속되는 상황에서 계약 방식까지 경쟁입찰 방식으로 바뀔 경우 수익성이 크게 악화될 것으로 우려하고 있다.
이에 대해 조달청 측은 아직까지 “정부기관과 관련 업계의 의견을 듣고 있으며 구체적으로 결정난 것은 아직 없다”는 원칙적인 입장만을 표명하고 있어 이달 이후 계약 방식 변경 여부가 주목된다.
업계 관계자는 “경쟁입찰을 하는 것도 의미는 있겠지만 업체의 어려움을 가중시켜 오히려 결과가 좋지 않을 수도 있다”며 “업계와 충분히 의견을 공유해 효율적인 방안을 찾았으면 좋겠다”고 밝혔다.
이병희기자@전자신문, shake@etnews.co.kr