진해시 회의담당 공무원 A씨는 1년 전만 생각하면 지금도 머리가 아프다.
매일 회의 준비로 정신을 차릴 수 없었기 때문이었다. 회의하기 1주일 전부터 30여개 부서에 일일이 전화를 걸어 자료를 취합하고, 3∼4회의 정서와 퇴고를 거쳐 회의 자료를 만들었다. 자료가 만들어지면 인쇄소에 맡겨 책자를 인쇄한 후 회의실로 직행했다. 이러기를 한 달에 최소 12번. 하지만 회의만 끝나면 허탈감이 밀려들었다. 회의가 끝나면 어렵게 준비한 자료들이 쓰레기통으로 들어가기 일쑤였다.
하지만 지금은 사정이 180도 달라졌다. 진해시가 지난해 5월 전국 지방자치단체 중 최초로 무선 전자회의시스템을 도입하면서부터다. 진해시는 행정자치부와 국가정보원과 협의 끝에 보안시스템을 구축한 후 무선 방식의 전자회의시스템을 구축 했다. 전자회의시스템 핵심 소프트웨어는 우암닷컴의 ‘e다큐쉐어’를 채택됐다.
기존 PC 대신 87대의 노트북PC를 주요 간부 공무원에 지급했다. 반발도 없지 않았지만, 효과는 만점이었다.
시스템 구축 후 회의 담당공무원이 일일이 발품을 팔아가며 자료를 취합하지 않아도 각 부서에서 자료를 올리면 곧바로 컴퓨터상에서 책자처럼 회의자료가 만들어졌다. 회의준비에 대한 인력과 시간이 크게 절약됐다. 진해시는 무선 전자회의시스템 구축으로 연간 5000만원 가량의 비용 절감 효과도 기대하고 있다.
진해시 이상문 정보운영계장은 “장소에 제한적인 유선방식에서 벗어나 무선방식의 전자회의를 시행함으로써 보다 다이나믹한 신(新)전자회의 문화를 정착시키게 됐다”면서 “6급 이상 모든 간부급 공무원들에게 일반 PC 대신 휴대용 노트북PC을 대체 보급해 유비쿼터스 정보인프라 및 정보화 마인드를 조성했다”고 말했다.
진해시는 시에서 주관하는 모든 회의와 보고회는 특별한 경우를 제외하고 전자회의를 통해 진행한다. 회의용 책자와 종이는 거의 사라졌다.
e다큐쉐어는 올해 1월 굿소프트웨어(GS) 인증을 획득했다. 이 제품은 ‘종이없는 회의 시스템`을 표방, 대기업 및 공공기업의 간부들이 손쉽게 사용할 수 있도록 고안됐다. 서울대학교 미술대학(KDRI)과 산학 협동으로 사용자인터페이스(UI)를 만들었다. 이 제품은 우암닷컴만의 스리파이브(3Five) 전략이 담겨있다. 스리파이브란 5분 설치, 5분 교육, 5분 실습 완료로 총 15분이면 모든 기능을 사용할 수 있도록 쉽고 간편하게 구현한다는 의미다. 회의 참석자는 컴퓨터 키보드 및 마우스를 건드리지 않고도 회의에 임할 수 있으며, 발표자는 버튼 3개로 모든 진행을 할 수 있도록 했다. 이 제품은 산업자원부, 과학기술부, 노동부 등 50여개 기관 및 기업에서 사용중이다.
<김익종기자@전자신문, ijkim@>