보험사의 가장 큰 고민거리 중 하나는 폭증하는 문서를 어떻게 정리하고 처리하느냐이다.
온라인 시대가 됐다지만 보험증권, 보험금 청구서, 사고경위서, 진단서, 각종 영수증이나 감정서 등 여전히 오프라인으로 발행하고 처리해야 할 문서가 많다. 급증하는 문서량도 문제지만 이를 보관하기 위해 곳곳에 대형 서고를 마련해야 하는 것도 골칫거리다.
동부화재해상보험은 이 문제를 해결하기 위해 유니온정보시스템의 통합콘텐츠관리(ECM) 솔루션 ‘디딤스(dDIMS)’를 도입했다. 동부화재는 디딤스를 우선 장기계약, 장기보상, 송무 문서관리 업무에 적용했다. 대량의 종이문서를 디지털화해 보관함으로써 종이문서의 보관에 따른 비용절감 효과를 거뒀다. 또 문서의 체계적인 입력·저장·검색·전달이 가능해 담당자가 효과적으로 문서를 분배, 처리하게 됐다. 업무 효율성이 전반적으로 강화된 것이다.
동부화재는 서고 면적을 절반 이하로 줄여 기존 서고 공간을 사무실이나 교육장으로 활용할 수 있게 됐고, 문서 업무의 자동화 프로세스 구축으로 업무 시간 효율성도 60%가량 높아진 것으로 파악했다. 또 전자문서화로 실시간 문서검색이 5초 내로 이뤄져 기존에 비해 시간이 혁신적으로 단축됐다. 신규 발생 문서도 크게 줄어 들고 있어 상당한 비용절감 효과도 예상된다.
직접적인 업무효율성 향상뿐만 아니라 종이 없는 사무실 환경기반을 구축한 점도 큰 성과이다. 동부화재는 모든 업무문서를 전자문서로 전환해 보험약관 통합관리 및 전자문서 라이프사이클 자동관리를 구현해 나갈 계획이다.
사용자 편의성도 크게 개선됐다. 장기보상 및 소송업무 시 계약서류 및 약관 서류를 쉽고 편리하게 조회가 가능하도록 지원하기 때문이다. 이미지 문서의 경우 메모 기능을 통해 전달이 가능하다.
동부화재는 앞으로 일반문서는 물론이고 다양한 콘텐츠까지 전사적으로 확산, 고객서비스 지향의 프로세스 혁신을 위한 2차 프로젝트를 추진할 예정이다.
디딤스(dDIMS)
디딤스는 기업이 비즈니스를 하는 데에 필요한 모든 콘텐츠와 프로세스를 통합 관리하는 기업콘텐츠관리(ECM) 제품이다. 콘텐츠 관리 뿐만 아니라 콘텐츠를 활용할 수 있는 대용량 콘텐츠 저장소를 지원하고 생성·관리·배포·보존·폐기에 이르기까지 라이프 사이클을 관리하는 것도 주된 역할이다.
디딤스는 사무환경에서 발생하는 대량의 종이문서 및 비정형 정보를 체계적으로 입력·저장·검색·전달해 업무 흐름에 따라 담당자에게 효과적으로 분배 및 처리하게 한다. 이에 따라 업무생산성을 높이고, 업무 단순화와 전문화를 통해 업무효율성도 강화한다.
디딤스는 전자문서관리시스템(EDMS) 제품 중 유일하게 GS인증을 받은 제품으로 대검찰청, 대법원, 대한생명, 동부화재 등 120여개 업체에 공급됐다.
이병희기자@전자신문, shake@