#사례 1
다국적 A사는 전 세계 사업장 별로 소프트웨어(SW) 라이선스 협상을 분산적으로 진행했다. 이에 따라 결과적으로 과도한 라이선스를 구매했고 가격 조건도 불리했다. SW 자산관리 도입에 따라 라이선스 협상 프로세스를 집중화하고, SW 공급업체와 직접 협상함으로써 500만달러에 달하는 비용을 절감했다.
#사례 2
B사는 SW 업그레이드가 필요했다. 이 회사는 처음에는 모든 컴퓨터에서 사용할 수 있는 사이트 라이선스 계약을 체결하는 것이 최선이라고 생각했다. 그렇지만 효과적인 SW 자산관리 구축 후, 실제로 어떤 종류의 라이선스들을 보유하고 있는지를 구체적으로 파악할 수 있었다. 이 회사는 이에 맞춰 사용 형태를 고려해 업그레이드 라이선스만을 구매해도 된다고 판단했다. 결과적으로 B사는 당초 비용대비 46% 수준에서 업그레이드 프로젝트를 완료할 수 있었다.
# 사례 3
유럽의 C사는 SW 자산관리 시스템을 도입한 후 더 이상 사용하지 않게 된 SW의 유지보수 비용을 계속 지불하고 있음을 발견했다. C사는 즉시 계약을 취소했고, 이렇게 절감된 비용은 무려 50만유로에 달했다.
이러한 열거 사례들은 SW 자산관리 분야에서 앞선 여러 선진국 기업들이 체득한 효과적인 SW 자산관리 운영 효과들이다. SW 자산관리 도구와 체계적인 운영을 통해서 기업이 유·무형의 효과를 얻고 있는 것이다.
따라서 SW가 기업 비즈니스의 가치를 지속적으로 증대시킬 수 있다면 중요한 자산의 일환으로 관리돼야 한다고 전문가들은 강조한다. 특히 금융·서비스업 등 IT에 의존적인 산업은 물론 제조업도 업무 고도화로 IT에 대한 의존도가 증가하는 등 기업 총자산 대비 SW 자산 비중이 점차 높아지고 있는 실정이다.
우리나라의 경우, 비록 미국·영국 등 선진국처럼 기업 속에 SW 자산관리 인식이 널리 확산되지 않았지만 한국수력원자력·씨앤앰·네오위즈 등 일부 기업 및 기관들을 중심으로 SW 자산관리에 적극 나서고 있어 주목된다.
◇기업 이미지 업그레이드=한국수력원자력의 울진원자력본부는 총 6개 원자로의 안정적인 운영을 위해 현재 PC 1700여대를 활용하고 있다. 1400명의 직원들이 업무를 위해 한 대 이상의 IT 자원을 활용, PC에 탑재된 SW를 통제·관리하기가 수월치 않았다.
이에 따라 1700대의 PC에서 100% 정품 SW만을 사용하기 위해 울진원자력본부는 기존 관리체계를 뛰어넘는 특단의 대책을 마련할 필요성을 느꼈다. 해답은 ‘관리 프로세스’ 정립에 있었다. 울진원자력본부는 SCS(Software Clean Site) 구축을 위한 비장의 무기로 SW 자산관리 체계 구축에 발벗고 나섰다.
울진원자력본부는 정책상 정품 SW 사용지침이 마련되었지만 사용자 인식 부족으로 상시 불법복제로 인한 위험이 도사리고 있었던 것이다. 실제 지난 99년 고리원자력본부의 불법 SW 단속 적발은 기업 전체 이미지 하락에 대한 경각심을 불러 일으켰다.
이에 따라 울진원자력본부는 지난 2004년부터 3년간 SRC(Software Research & Consulting)를 본격 추진했다. 그 결과 정품 SW 사용에 대한 직원들의 인식이 상당한 수준에 올라섰다. 이와 관련 울진원자력본부 측은 “‘투명경영’ 정책을 강화해 전사적 차원에서 SW 자산관리의 큰 틀을 마련하게 된 것이 오히려 일반국민에게 좋은 기업·신뢰 기업에 한층 가깝게 다가서게 된 방향타가 된 것 같다”고 말했다.
◇불법복제 SW사용 금지 인식 확산=지난 1월께 SCS(Software Clean Site) 인증을 취득한 네오위즈는 SRC 추진을 2002년초 결정했다. 네오위즈 구매자산관리팀 한승훈 팀장은 “기업 사세 확장까지 감안한 중장기적인 IT 자산관리 환경 마련이 필요했다”고 설명했다.
이 회사 구매자산관리팀은 IT 자산을 크게 HW·SW 등 두 가지 범주로 나누고 전사적 차원의 자원관리체계 기반 확보를 위한 청사진을 마련했다. 특히 SW의 경우 자산관리 툴 도입으로 관리 혁신의 가닥을 잡았다.
이 회사 한 관계자는 “SW 관리를 보다 체계적으로 하기 위해 ‘V3 EDM’이란 데스크톱 관리 툴을 도입했었다”며 “SRC 추진 이전에도 이미 SW 자산관리를 위한 기본 환경은 마련돼 있던 상태였다”고 설명했다.
이는 SW 자산관리에 있어 가장 어려운 과제인 불법 SW 근절을 위해서는 관리 툴만으로는 한계가 있다는 판단 때문이다. ‘불법 SW를 사용하면 안된다’는 사용자 인식 전환이 가장 중요했다는 지적이다.
이 회사는 이에 따라 신입사원 입사시 SW 사용 관련 안내문을 숙지토록 하는 등 사내 공지를 통해 사용자들이 자발적으로 불법복제 방지의 첨병이 될 수 있도록 유도하는 등 전사 차원의 불법 SW 근절 활동을 하고 있다.
◇SW 구매 비효율성 제거=씨앤앰은 SW 자산관리체계 정착을 위한 1년여의 노력 끝에 방송사업자로는 국내 최초로 SCS 인증 획득에 성공했다. 특히 씨앤앰은 단일 법인이 아닌 15개 지역방송국과 계열사·콜센터 등을 모두 포함한 전사적 차원에서 SCS 인증을 획득했다.
이 회사 관계자는 “정품 SW사용 원칙을 세우고 PC를 관리해 온 만큼 불법 SW 사용에 대한 걱정은 그리 크지 않았다”며 “그러나 지난 2005년말 내부 조사 과정에서 예상치 못한 허점을 다수 발견, SW자산관리에 눈을 돌리게 됐다”고 설명했다.
본사와는 별개로 15개 지역 방송사들이 자체적으로 SW를 구매·관리하다 보니 중앙에서 통제할 수 없는 사각 지대가 일부 생겨 난 것이다.
씨앤앰은 지난 2006년 초부터 1년 동안 IT 자산관리체계의 핵심을 ‘관리 일원화’에 두고 SCS를 진행해왔다. 과거 SW 관리 방법의 비효율성을 제거하고자 지역방송국마다 별도 관리해 오던 모든 SW 본을 회수하고, 본사를 중심으로 일원화된 구매·관리 프로세스를 수립했다.
이 회사는 1000명이 넘는 직원들이 그동안 회사 정책에 맞게 정품 SW를 제대로 사용하고 있는지 활용 실태를 파악하기 어려웠으나 이제는 SW 자산 도입 방법론 및 비용절감 방안까지 수립하게 됐다.
◆SW자산관리의 실무자 대상 미니인터뷰
SW는 쉽게 설치하고 이동할 수 있는 반면에 라이선스에 대한 준수 미비로 인해 여러가지 비즈니스 위험을 발생시킬 수 있다. 효과적인 SW 자산관리는 이 같은 비즈니스 위험 발생의 가능성을 감소시켜주고, 정보시스템의 서비스를 효과적으로 지원한다.
SCS(Software Clean Site)을 획득한 한국수력원자력의 울진원자력본부·씨앤엠·네오위즈 등의 실무자 입을 빌려 효과적인 SW 자산 관리 도입 비결을 들어본다.
◇심재용 씨앤앰 전산운용팀장
“체계적인 SW 자산관리 프로세스 구축을 위해서는 현재 기업 내에서 사용중인 SW 현황에 대한 정확한 분석이 도출돼야 합니다.”
심재용 씨앤앰 전산운용팀장은 “이것이 가장 기본적이고도 가장 중요한 단계”라며 효과적인 SW 자산관리 비결을 설명했다. 도출된 자료를 토대로 향후 회사가 필요로 하는 SW 구매 계획을 세워야 하는만큼 현황 분석자료는 매우 정확하고 체계적이어야 한다는 설명이다.
심 팀장은 또한 “경험을 통해 얻은 결론은 기업이 독자적으로 SW 자산관리를 도입하는데 한계가 있다”며 “외부 컨설팅을 받으면 수수료가 지출되지만 금액 대비 결과를 놓고 따져보면 상당히 큰 효과가 있다”고 지적했다. PC 보유대수가 많고, 적고를 떠나 한 번쯤 컨설팅을 받아 정확한 결과를 도출한 다음, 이를 토대로 향후 추진 방향을 타진해 보는 것도 도움이 된다는 것이다.
◇김준수 한국수력원자력 울진원자력본부 정보시스템부 과장
“SW 자산관리에 있어 가장 중요한 것은 사용자들의 의식 개혁입니다.”
김준수 한국수력원자력 울진원자력본부 정보시스템부 과장은 “SW 관리체계 구축에 나선 관리자 대부분은 사용자들의 마인드가 가장 중요한 동시에 가장 큰 걸림돌이 되곤 한다는 점에 공감할 것”이라며 이같이 밝혔다.
사용자들의 확고한 정품 사용 의지 없이는 100% 클린 사이트 구축은 현실적으로 불가능하다는 지적이다. 김 과장은 “직원들이 정품 SW사용 마인드를 제고할 수 있도록 지속적인 교육과 홍보를 진행해야 한다”고 강조했다.
이와 함께 SW 자산에 대한 명확한 정보를 제공, 효과적 관리를 위한 ‘관리툴’의 도입도 필수적이라고 지적했다. 그는 또한 “사용자·관리자·자산관리시스템 등 세 가지 요소가 제대로 융합되었을 때 효과적인 SW 자산관리가 가능하다”고 덧붙였다.
◇한승훈 네오위즈 구매자산관리팀장
“SCS 인증을 취득했건, 전사적 IT 자산관리 시스템을 구축했건 간에 가장 중요한 것은 적시성이라고 생각합니다.”
한승훈 네오위즈 재무실 구매자산관리팀장은 IT 자산관리 선진화 작업에서 가장 중요한 사항은 개인적인 경험을 비춰볼때 적시성이라고 설명했다.
적시성이란 바로 자산관리의 중요성과 필요성에 대한 조직 전반의 공감대가 형성되는 시점에 추진하는 것이 혁신의 효과를 높이기 위한 핵심 전제 조건이라는 것을 의미한다.
한 팀장은 또한 올 연말에 SCS 인증을 갱신할 계획이다. 특히 그는 SPC를 파트너로 SW 감사를 진행하는 것이 사용자 인식 확대 면에서 전시 효과가 크다고 설명했다. 한 팀장은 “SCS 인증에 따른 효과를 지속하기 위해 SCS 갱신과 같은 강력한 실태 조사를 정례화하면 사용자들의 긴장감을 지속시킬 수 있다”고 내다봤다.
◆SW 자산 효과, 경영진 의사에 달렸다
일반적으로 SW 자산관리에 대한 우리나라 최고경영자의 관심은 그다지 높지 않은 편에 속한다. 이는 SW가 물리적으로는 잘 나타나지 않는데다 회사의 경영 측면에서 직접적인 영향을 미치지 않는다는 인식이 머리에 강하게 각인된 탓이다.
하지만 만의 하나 정보시스템이 멈추게 되면 어떤 일이 일어날까 생각한다면 SW 중요성을 간과할 수 없게 된다. 제조업체에서 SW가 작동을 중단하면 생산·출하·배송·판매 등 주요 업무가 즉시 마비될 것이다.
전문가들은 이런 이유 때문에 효과적인 SW 자산관리는 회사의 경쟁력 혹은 생존의 연속성과 직결된다고 강조한다.
한국저작권협회 관계자는 “중요한 정보 자산이라 할지라도 경영자가 그 필요성을 인식하지 못한다면 정보 자산의 효율적 관리는 사실상 불가능하다”며 “자금·인력·기술 부문에 적지 않은 투자를 하는 것처럼 경영진이 자산관리 분야에서도 신경을 써야한다”고 지적했다.
따라서 SW 자산관리의 책임은 궁극적으로 회사의 최고경영자가 감당해야 하고 효과적인 자산관리의 성패 역시 최고 경영자의 의지에 크게 좌우된다고 할 수 있다.
이와 관련 영국 IoD(Institute of Directors) 조지 콕스 박사는 “SW는 비즈니스 자산으로 간주, 비즈니스 자산으로 관리해야 한다. SW 자산관리는 선택이 아니라 필수가 되었다. 이것이 없다면 회사와 최고경영자는 각종 제약과 함께 법적·경제적 위험을 감수해야 한다”고 지적했다.