관련 통계자료 다운로드 전자증빙 지급시스템 개념도
GS칼텍스는 지급 문서의 작성부터 대금 지급에 이르는 전 과정을 전자화하고 생성된 문서를 공인전자문서보관소에 전자화문서로 보관하는 일련의 프로세스를 통합 수행하는 ‘전자증빙지급시스템(Paperless Payment System)’ 개발에 성공했다고 24일 밝혔다.
일부 대기업이 전자세금계산서·전자신용카드 등의 무전표 시스템을 도입해 활용하고 있으나, 전자증빙·전자결제·전자지급·신뢰스캔·전자문서 보관 지급 프로세스 전반을 디지털화한 것은 GS칼텍스가 처음이다.
이 시스템 구축으로 GS칼텍스는 매년 46억원의 비용 절감 효과를 거둘 수 있을 것으로 분석된다.
GS칼텍스는 시범 운영에서 4만5000건의 서류를 전자화해 사내 DB에 저장함으로써 검증을 마무리한 상태로 다음달 1일부터 LG CNS의 공인전자문서보관소로 데이터를 전송해 보관할 계획이다.
특히 전자증빙 시스템으로 생성된 전자화 문서는 결재시 왼쪽에는 지출품의서가 오른쪽에는 관련 증빙 영수증 등이 작은 이미지로 모두 뜨기 때문에 지출 명세를 한눈에 파악할 수 있다. 이번 전자증빙지급시스템 구축에는 아이티멕스에스와이아이·신세계I&C·LG CNS·베어링포인트 등이 참여했다.
GS칼텍스는 이 시스템 구축으로 △프로세스 표준화로 지급 업무 효율화 △거래 투명성 제고 △빠르고 정확한 의사결정 △지원 업무 낭비 요소 제거 △내부 통제 강화 △종이문서 보관 비용 절감 등의 효과를 기대하고 있다.
김병훈 GS칼텍스 차장은 “지급 관련 업무를 모두 전자화한 것은 전 세계에서 GS칼텍스가 처음으로 행정 절차만이 남아 있는 전자문서의 법적 효력이 분명해지면 종이문서의 폐기(전자문서보관소 전송 시점부터 6개월 후)도 병행해 나갈 것”이라며 “아직 종이문서로 보관되고 있는 소액 영수증도 이번주부터 모두 전자화문서로 바꿔 지급 관련 서류의 100% 페이퍼리스화를 실현할 것”이라고 밝혔다.
GS칼텍스는 이미 회사 지급 관련 서류의 60%를 전자문서로 작성하고 있고 35%는 스캔문서(종이문서를 스캔한 전자화문서)로 관리하고 있으며 5%의 소액 영수증(우편·택배비, 주차료 등)만 종이문서로 보관하고 있다.
심규호기자@전자신문, khsim@