관련 통계자료 다운로드 디지털복합기 도입 전후 생산성 비교
단순히 프린터와 복사를 위해 출력 장비를 도입하는 시대는 지났다. 출력 장비도 기업 업무의 효율성을 높이는 쪽으로 위상이 바뀌고 있다. 업무 효율화를 위한 첫째 조건이 프로세스 단순화다. 최근 선보이는 대부분의 출력 장비는 문서 업무와 관련한 과정을 크게 줄여 비용 절감과 함께 생산성 향상이라는 ‘두 마리 토끼’를 잡는 데 크게 기여하고 있다. 단순 반복되는 업무 과정을 출력 장비가 해결했기 때문이다.
출력물이 상대적으로 많은 보험 업종을 보자. 고객 영업 활동이 빈번한 보험 회사 지방 지점의 영업 사원은 성사된 계약 건을 처리하고 이를 서울 본사에 보내야 한다. 영업 사원은 계약서·신분증 사본 등을 일일이 수작업으로 스캔하고 다시 고객별로 분류해 서울 본사로 보낸다. 또 서울 본사 직원은 전국에서 올라오는 수많은 데이터를 정리해 보관하는 데 많은 시간과 노력이 필요하다. 시간도 시간이지만 업무 자체도 지방과 본사에서 반복적으로 이뤄진다.
만약 전국 각 지점에서 자료 스캔 작업과 동시에 서울 본사의 데이터 베이스에 지정된 폴더로 자동 저장이 이뤄진다면 그만큼 생산성을 높일 수 있다. 또 출력 장비에 기업 각 부서, 담당별로 자주 출력하는 문서 양식과 포맷을 저장한다면 업무의 효율성을 극대화할 수 있다.
박승필 후지제록스 팀장은 “최근 나오는 출력 장비는 문서 업무 시간을 줄여 핵심 업무에 집중하도록 도와주고 시간과 환경, 장소에 맞게 사용자가 원하는 사양에 맞게 자유롭게 활용할 수 있다”고 말했다.
한신메디피아 병원은 출력 장비를 새로 구축해 성공한 대표적인 사례다. 이 프로젝트는 HP에서 컨설팅을 진행했다. 메디피아는 종합 검진 수요가 늘면서 하루 검진자 수가 120∼150명에 달했다. 검진자가 늘자 종합검진표를 작성하는 데 어려움이 컸다. 20페이지가 넘는 두꺼운 양식 용지를 각각의 폼에 맞게 컬러로 출력해 소요 시간과 비용도 많이 들었다. 상대적으로 고객 서비스는 크게 떨어졌다. 이 회사는 결국 네트워크와 애플리케이션을 기반한 디지털 복합기를 도입했다. 효과는 기대 이상이었다. 기존 프린터 4대로 오랜 시간에 걸려 출력하던 작업을 이젠 단 한 대의 복합기만으로도 손쉽게 처리 중이다. 복합기에 이미 양식 폼을 내장해 미리 양식지를 준비해 둘 필요도 없게 됐다.
이 회사 한기영 전산실 부장은 “기존에는 산더미처럼 쌓여 있는 양식지를 위한 저장 공간이 따로 필요해 문제점이 많았다” 며 “지금은 디자인한 양식을 장비에 바로 내장하고 출력해 그만큼 업무의 생산성이 높아졌다”고 말했다.
강병준기자 bjkang@