[미래포럼]e메일 아카이빙으로 정보가치 높이기

　오늘날 기업에서 e메일은 더 이상 기존의 단순한 정보전달 수단이 아닌 기업 업무 처리의 핵심 도구로 자리 잡았다. e메일이 업무에서 차지하는 비중이 높아질수록 e메일 시스템 운영상의 이슈는 증대되고 있다. 특히 기하급수적으로 증가하는 스토리지 비용과 최근 논란이 되고 있는 컴플라이언스 문제는 e메일 시스템을 운영하고 있는 모든 기업에서 시급히 해결해야 할 문제다.

　이러한 상황에서 e메일 아카이빙(저장) 시장은 정보량 폭증으로 인해 보존 및 관리 효율성에 대한 요구가 높아지고, 사베인스옥슬리(SOX) 법안 등 컴플라이언스 이슈가 늘어나면서 수요가 확대되고 있는 분야다. 또 최근 들어 사내 정보 유출을 방지하고 이를 감사하기 위해서도 기업 내 요구사항이 증가하고 있는 상황이다.

　세계적인 IT 조사기관인 IDC 또한 전 세계 e메일 아카이빙 시장이 연평균 23.4%씩 성장해 2011년 14억달러 규모에 이를 것으로 예측한 바 있다. 이제 e메일은 더 이상 개인의 관리에 의존해야 하는 대상이 아니라 전 사적인 관점에서 체계적으로 관리해야 하는 기업의 중요한 자산으로 떠오르고 있는 것이다. e메일 아카이빙 시스템을 구축하게 되면 보관 용도의 e메일 및 첨부문서 출력·용지·보관·관리 비용 등을 절약할 수 있다. 또 개별 사용자가 아니라 전 사적 차원에서 개별 e메일 및 첨부 문서의 라이프사이클 정책을 수립하고 자동화할 수 있게 된다.

　업무상 중요 e메일 및 첨부 문서가 개인 판단이 아닌 회사 정책 차원에서 개인 PC가 아닌 통합 저장소에 아카이빙되므로, 중요 문서에 대한 유실 방지가 가능하고 몇 년이 지난 후에도 중요 문서를 실시간으로 조회할 수 있다. 성능 면에서도 e메일 서버의 최적 유지가 가능하고, 개인별 메일박스 크기를 강제로 제한해 발생하는 업무 불편을 해소할 수 있다.

　그렇다면 기업 IT 관리자들이 성공적으로 e메일 아카이빙 시스템을 구축하기 위해 솔루션 도입 시에 고려해야만 하는 사항은 무엇인가. 간단히 요약하자면, e메일 아카이빙 시스템을 성공적으로 운영하기 위해서는 쉬운 설치와 배포, 획기적인 메일 저장소 절감, 강력한 검색 기능, 뛰어난 확장성 및 통합 기능을 제공하는 솔루션을 도입해야 한다는 것이다.

　e메일 아카이빙의 주 목적이 전자적 정보수집이라고 볼 때, 아카이빙 솔루션의 제목·본문·첨부 문서 내용을 포함한 검색기능은 대단히 중요하다고 할 수 있다. 이와 함께, 기존 고객관계관리(CRM), 전사문서관리시스템(EDMS)과 같은 전문 업무 (LoB:Line of Business) 시스템과 완벽하게 통합돼야 최적의 기능을 제공할 수 있다. 자사의 ‘퀘스트 아카이브 매니저’는 메일박스 관리, 컴플라이언스 및 지식 공유를 위해 메시징 데이터를 캡처하고, 색인 및 저장함으로써 e메일을 조직의 주요 자산으로 활용할 수 있도록 하는 솔루션으로 인텔리전트 e메일 아카이빙을 지향한다. 또 단일 솔루션으로 저널링과 아카이빙을 모두 지원하고, 방화벽과 메일서버 뒷단에 위치해 기존에 설치된 메시지 필터링과 스팸도구를 보완한다.

　기업의 e메일 아카이빙은 그 중요성에 비해서 너무나 간과된 측면이 있는데 이제는 부서별로 규정만 준수하던 정도의 임시 방편에서 벗어나 더욱 전 사적인 도입 및 활용이 필요한 시기다. 실제로 기업의 각종 규정 준수 및 통제 방식을 다루는 방법은 때에 따라 규정 미준수로 인해 크나큰 리스크가 발생할 수 있으며 비즈니스 성패에도 영향을 미친다. 이제 기업들은 e메일 데이터가 중요한 기업 정보자산임을 인식하고 장기적인 안목으로 e메일 아카이빙 시스템이 갖는 장점과 도입 가치, 확장 대상 및 가능성 여부 등을 미리 꼼꼼하게 따져 실제 적용에 나서야 할 때다.

　전완택 퀘스트소프트웨어코리아 대표 Raymond.Jun@quest.com