회사 문서를 통합해 문서관리 방법을 고도화하는 문서 중앙화는 IT업계에서 항상 거론되는 이슈다. 건설엔지니어링, 제약 등 생명과학 분야에 특화한 문서 중앙화 관련 솔루션을 공급한 경험을 바탕으로 몇 가지 중요한 사항을 점검해보자.
우선 사용자 인터페이스(UI)를 편하게 구성한 솔루션을 도입해야 한다. 웹 2.0에서 요구하는 기능을 지원해야 하며 모바일 환경 등을 고려해야 효용이 높다. 현재 개발 중인 시스템과 같은 방식으로 구현한 사례가 있는지를 확인해야 한다. 우리 회사가 구현하는 방식이 지나치게 특수하면 실패 확률이 높다. 세계 최초라고 꼭 자랑할 만한 일은 아닌 것이다. 솔루션 공급업체들에 문서관리 방식이 무엇인지를 확인해봐야 한다. 해당 기업은 대부분 글로벌 기업으로 자신들 역시 문서 중앙화 작업을 마무리한 경우가 많기 때문이다. 그들이 구축한 방식과 그들이 우리에게 제시한 방식이 다른 경우 한 번쯤은 의심해보지 않을 수 없다. 글로벌 IT트렌드도 확인해봐야 한다. 현 상황을 반영하지 않은 쪽으로 시스템을 구축한다면 이는 향후에 적지 않은 손실을 가져다 줄 부메랑이 될 것이다.
다른 회사 사례를 벤치마킹하는 경우에도 해당 업체의 말만 전적으로 들어선 안 된다. 문서 중앙화 시스템처럼 규모가 적지 않은 기간계 시스템을 구축한 이들의 머릿속으로 들어가보자. 그들은 기 구축한 시스템의 효율성을 냉정하게 판단하지 못한다. 단순히 성공적으로 운영해야 한다는 의무감에 빠져 있는 경우가 많은데, 이들을 그대로 좇으면 당신 역시 오판할 가능성이 높다.
문서 중앙화는 기업 내 생산성을 혁신하는 중차대한 과제임에 틀림 없다. 구축에 성공하는 경우와 그렇지 않은 경우 국가적으로 적지 않은 이익을 얻을 수 있지만, 실패했을 때 치러야 할 대가도 결코 적지 않다. 특정 브랜드로 제품을 선택하기보다는 제품의 특성과 현업 적용과정에서 발생할 다양한 이슈를 계속 고민하는 것은 매우 중요하다.
김현태 세피안 테크놀러지 연구소 이사 civil911@cepian.com