문서중앙화 추진 1세대 기업들은 가장 어려웠던 난제로 변화관리의 어려움을 주저 없이 꼽는다. 기술적인 문제보다도 내부 임직원들과의 소통 부재에서 변화관리가 힘들었다는 것이다.
문서관리혁신 전략을 수정한 LG디스플레이도 마찬가지였다. 최성훈 LG디스플레이 부장은 “문서관리혁신은 다른 어떤 프로젝트보다도 현업이 프로젝트 초기 단계부터 적극 참여하고 주도해야 성과를 낼 수 있다는 것을 깨달았다”며 “사용자 관점에서의 전략이 절대적으로 중요하다”고 거듭 강조했다.
홍정화 한국EMC 상무는 “문서관리혁신 프로젝트는 알려진 것처럼 `강제로` 진행되는 프로젝트가 아닌, 비즈니스 경쟁력 강화를 위한 기업의 정책과 전략의 변화에서 진행되는 것”이라며 “직원들이 프로젝트의 당위성을 이해하고 참여 및 지지할 수 있도록 착수 준비 단계부터 충분한 커뮤니케이션이 이뤄져야 한다”고 설명했다.
포스코는 변화관리를 성공적으로 수행했다고 평가받고 있다. 포스코의 변화관리 비법 역시 준비 단계부터 임직원들의 이해와 참여를 이끌어낸 데 있다.
2008년 문서혁신 프로젝트에 착수한 포스코는 시범 적용 후 단계별로 확대 적용했다. 시범부서는 문서혁신의 필요성을 깊이 공감하는 부서장이 이끄는 부서였다. 부서를 변화시키는 데 부서장의 역할이 가장 크다고 판단했기 때문이다.
부서장들에게 프로젝트 취지와 함께 해당 부서가 얻을 수 있는 실질적인 혜택 등을 지속적으로 설명하고, 이에 공감하는 부서장들의 부서부터 적용했다. 이구택 전 포스코 회장의 적극적인 독려도 큰 힘이 됐다.
중앙 서버에 저장될 중복 문서의 제거작업도 프로젝트 초기 단계에서 추진되어야 한다. 동국제강도 적지 않은 시행착오를 겪었다.
올 4월부터 전사 문서혁신 프로젝트를 본격 추진해온 동국제강은 모든 문서를 단일 원본문서만 등록해 관리하도록 했으며, 문서의 품질과 이력을 철저히 관리하도록 했다. 동국제강의 경우 동일 문서가 무려 100여개의 버전으로 존재하기도 했다.
변명섭 동국제강 CIO(DK유엔씨 대표)는 “프로젝트 첫 단추를 잘 꿰어야 한다”며 “초반 문서 중복 제거 및 정리 작업이 프로젝트 성패를 결정지을 수도 있다”고 강조한다.
동국제강은 오라클의 기업콘텐츠관리(ECM) 솔루션을 기반으로 문서중앙화 전략을 추진한 국내 첫 사례로, 이달 구축을 완료할 계획이다.
박현선기자 hspark@etnews.co.kr