#포스코ICT 경영지원실에 근무하는 설명환 차장. 설 차장의 직장생활은 다른 직원보다 한 시간 빠른 8시부터 시작된다. 유연근무제 시행에 따라 설 차장은 8시 출근, 5시 퇴근 근무제를 선택했기 때문이다. 출근길에 설 차장은 스마트폰을 활용해 변동좌석제에 따른 향후 5일간 앉을 좌석을 예약한다. 설 차장은 예약된 자리에 앉아 사내 정보공유시스템인 ‘CoP’에 접속해 팀장 업무 지시를 확인한다. 스마트 전사콘텐츠관리(ECM)시스템에 저장된 문서를 불러 자료를 수정한다. 마케팅 부서와 영상회의를 한 후 설 차장은 외근을 나갔다. 외근 중 갑작스럽게 사무실로 걸려온 전화를 외부에서 스마트폰으로 받는다. 광고대행사와 갑작스러운 회의가 잡혔다. 설 차장은 스마트폰으로 관련 정보와 문서를 조회하고 회의에 참여했다. 회의가 끝난 후 결과를 팀장에게 모바일 오피스 시스템으로 보고했다. 설 차장은 가벼운 마음으로 발걸음을 집으로 돌렸다.
포스코ICT 직원들은 지난 5월 판교 신사옥에 입주하면서 많은 변화를 경험하고 있다. 효율적인 업무 운영을 위해 대대적인 스마트 오피스가 구현됐기 때문이다. 일하는 공간과 방식을 혁신해 창의적이고 똑똑하게 일하는 조직을 구현하자는 것이다. 포스코ICT 스마트 오피스 구현사례는 LG디스플레이, 신한은행, 한국방송(KBS) 등에서도 벤치마킹을 할 정도로 호평받고 있다.
◇변동좌석제로 사무실 공간 운영 효율화=포스코ICT 스마트 오피스 핵심은 변동좌석제다. 과거 포스코ICT 직원들은 외근이 잦은 직원이나 내근을 주로 하는 직원이나 모두 동일하게 개인 좌석을 갖고 있었다. 이러다 보니 한정된 사무공간을 비효율적으로 활용하게 돼 업무 공간이 늘 비좁았다.
이 문제점을 해결하기 위해 포스코ICT는 변동좌석제를 도입했다. 변동좌석제는 정해진 자리 없이 사전 예약으로 자신이 원하는 자리를 정해 사용하는 제도다. 포스코ICT는 외근이 잦은 영업부서에는 상대적으로 적은 좌석수를, 주로 내근을 많이 하는 부서는 많은 좌석수를 배정해 운영하고 있다. 변동좌석제 도입으로 과거 1인당 점유 면적이 0.8평에서 1.4평으로 늘어났다. 사무실 공간을 20% 이상 효율화 했다. 효율화를 통해 늘어난 공간은 창의 및 소통을 위한 회의실과 휴게실로 꾸려졌다.
직원들이 변동좌석제에 따른 사전 예약 방식은 3가지다. 가장 많이 사용되는 방법은 스마트폰을 이용한 모바일 좌석 사전예약이다. 두 번째는 인터넷을 활용해서 예약하는 방법이다. 또 하나 방법은 1층 키오스크로 좌석을 사전 예약하는 방식이다. 3가지 방식 모두 사번을 입력한 후 부서별로 배정 받은 층 내에서 빈자리를 지정하는 형태이다. 시스템 내에서 동료가 어느 좌석에 앉아 있는지도 검색 가능하다.
◇유·무선통합, 언제 어디서든 업무 수행 가능=포스코ICT 판교 사옥은 유·무선 통합 서비스 체계도 갖췄다. 판교 사옥에는 직원들이 사용하는 유선 전화가 없다. 개인용 스마트폰이 유선전화 역할을 대신한다. 직원들 모두 개인용 스마트폰에 2개의 전화번호를 가지고 있다. 하나는 개인 휴대폰 번호고 다른 하나는 사내 유선전화 번호다.
외부에서 유선전화로 전화를 걸어도 모든 전화는 스마트폰으로 연결된다. 굳이 자리를 지키고 있지 않아도 모든 전화를 받을 수 있다. 반대로 직원들은 자신이 소유하고 있는 스마트폰을 가지고 2개 전화번호를 이용해 전화를 할 수 있다. 샵(#) 버튼을 누른 후 상대방에게 전화를 걸게 되면 사내 유선전화 번호로 걸게 된다. 샵 버튼을 누르지 않으면 개인 휴대폰 번호로 전화를 거는 것이다. 사내 어디서든 IP변경 없이 무선 네트워크에 접속해 업무 수행할 수 있다. 무선 및 모바일 서비스에 대한 정보보호를 위해 무선 네트워크 보안도 강화했다.
◇클라우드 프린팅, 설치 대수 93% 감소=클라우드 기반 프린팅도 도입했다. 이는 프린터를 여러 직원들이 공유해 사용할 수 있도록 하는 기술이다. 직원들은 프린트를 하기 위해 개인 노트북PC에서 프린트 신청을 한 후 프린터에서 사원증 접촉으로 보인확인 절차를 거친다.
클라우드 기반 프린팅을 도입하고 난 후 과거 팀별로 2~3대씩 보유하던 프린터를 층별로 1~2대씩 보유하는 형태로 변했다. 이 결과 전체 프린터 설치 대수가 197대에서 14대로 무려 93% 감소했다. 월 평균 종이 사용량도 기존 대비 62% 절감됐다.
스마트 ECM도 도입했다. 스마트 ECM은 사내 업무로 인해 발생되는 모든 개인문서를 중앙서버에 관리, 회사 자산화 하는 제도다. 문서에 대한 체계적인 통합관리 및 이력관리로 지식 축적도 가능하다. 포스코ICT는 현재 직군별로 부여되는 문서 개인 저장 용량을 단계적으로 줄여 모든 문서를 중앙 서버에 저장하도록 할 계획이다.
<박스>
포스코ICT는 IT인프라 기반 일하는 방식에 대한 혁신뿐 아니라 프로세스 개선을 통한 혁신도 추진하고 있다. 환경에 대한 혁신으로 직원들 창의력도 높이고 있다.
우선 지속성장을 위해 균형성과평가(BSC) 관점에서 부가가치를 높이는 일을 계획하고 실행하고 있다. 핵심 내용은 비주얼플랜(VP) 보드로 관리 및 공유하고 이외 정보는 비즈니스인텔리전스(BI)시스템으로 관리한다. VP 시간과 장소를 자율적으로 선택, 실시할 수 있다. BSC 관점 월간·주간 계획이 부문장에서 팀장까지 잘 전달되는 지 등도 모니터링 한다.
지시·보고·회의에 대한 혁신으로 업무 낭비도 최소화 한다. 우선 지시 및 보고는 사내 정보공유시스템인 PoC나 메신저, 단문메시지(SMS) 등을 활용해 대면으로 이뤄질 때 발생되는 시간 낭비를 최소화 했다. 페이퍼리스 구현을 위해 회의는 스마트패드와 빔 프로젝트를 이용하고 있다. 영상회의를 최대한 활용해 공간 한계도 극복하고 있다. 지식창출 활동을 위해 연간 1인 1우수지식 및 특허 확보를 유도하고 있다.
창의력을 발휘하기 위한 공간도 마련했다. 사옥 3층에 창조적 놀이방인 ‘포레카’를 운영 중이다. 총 450㎡(135평) 규모로 보드 게임방, 미디어 감상실, 안마의자 등을 설치해 적절한 휴식과 두뇌 자극을 통해 창의력이 발휘하도록 했다. 각 층마다 별도 아이디어 및 창의공간도 뒀다. 친환경 빌딩으로 설계해 빌딩 전체에 LED 조명을 설치했다.
신혜권기자 hkshin@etnews.com
