[ET단상]기업콘텐츠관리시스템(ECM)의 필요성

　조해근 굿센테크날러지 대표 gregory@goodsentech.com

　

　일상적 생활의 의식주와 마찬가지로 오늘날 디지털 환경에서도 이른바 ‘디지털 의식주’ 모습이 나타나고 있다.

　이른 아침 스마트폰, 태블릿PC를 챙겨 직장으로 출근하거나 학교로 등교하고(디지털 衣), 오늘 신문이나 어제 보지 못한 TV, 영화, 동영상 등의 콘텐츠를 찾아보고(디지털 食), 소셜네트워크서비스(SNS) 및 동영상의 주요 사이트를 통해 다양한 콘텐츠와 자신의 정보를 공유하는(디지털 住) 모습은 우리가 디지털 의식주에 살고 있다 해도 과언이 아닐 것이다.

　하지만 현재 기업의 콘텐츠 관리 모습은 앞서 언급한 개인의 디지털 의식주 시대와는 아주 동떨어진 관리 기법과 운영 방법으로 뒤쳐져 있는 모습을 보이고 있다.

　기업의 중요한 업무 처리를 위해 작성되고 생성되는 중요 콘텐츠 들은 직원 개개인의 노트북PC나 PC에서 생성되고 사라지는 일들이 다반사로 이루어지고 있다. 만들어진 자료는 외부 유출로 빈번한 보안 문제가 발생하고 있으며, 같은 내용을 담고 있는 콘텐츠들이 반복해서 생성되고 배포되는 일들이 허다하게 이루어지고 있는 실정이다.

　이런 문제를 해결하기 위해 과거 전자문서관리시스템(EDMS) 등의 여러 시스템을 도입해 문제 해결을 위한 다양한 시도들이 있었지만 도입 초기에 반짝 사용 하다가 사용의 불편함, 보안과 협업 등의 여러 기능적인 문제로 다시금 직원 개개인들의 노트북PC나 PC에 중요 콘텐츠를 보관하고 활용하는 모습을 반복하고 있는 실정이다.

　최근에는 스마트폰, 태블릿PC 등의 다양한 스마트 디바이스의 등장으로 기업의 업무 활동 반경은 국내뿐 아니라 세계 어디서든지 업무를 볼 수 있는 환경으로 발전했고, 기업의 업무와 관련된 중요한 콘텐츠들도 문서, 메일, 동영상 등의 다양한 모습으로 발전된 상황이다.

　이제 기업들은 기존 전자문서관리시스템(EDMS) 등의 시스템만으로는 앞서 지적한 여러 문제를 해결할 수 없는 상황에 처해졌으며, 보다 발전된 보안 환경 지원과 사이버 환경에서의 효율적인 협업 기능 지원 그리고 콘텐츠의 효과적인 관리 및 편리한 기능을 담고 있는 기업콘텐츠관리시스템(ECM)을 필요로 하고 있다.

　과거에도 ECM이 없었던 것은 아니다. 하지만 과거의 ECM은 단순히 콘텐츠를 저장하고 분류하는 수준의 틀에서 크게 벗어나지 못하였고 이로 인해 많은 기업으로부터 크게 관심을 받지 못하였다.

　최근 들어 ECM은 단순 문서의 관리가 아닌 문서의 중앙화를 중심으로 웹 환경에서의 다양한 협업 기능을 제공하고 있고, 강력하게 발전된 보안 환경을 제공하고 있다. 또한 시스템의 영역을 확장해 ERP, CRM등의 기존 시스템과 연계 여러 형태의 콘텐츠를 관리하는 모습으로 변화해 기업의 핵심 플랫폼(Enterprise Core Platform)으로 자리 매김하고 있다.

　현재 개인들의 디지털 의, 식, 주 생활과 모습은 하루하루 다르게 다양하고 발전된 모습과 내용들을 쏟아내고 있고 이러한 발전 모습은 비즈니스 환경에 혁명적인 변화를 가져올 것이다.

　기업도 이러한 변화에 발맞추어 기업의 핵심 콘텐츠를 지속적으로 공유하고 활용하여 발전시킬 수 있는 ECM을 구축해 기업의 핵심적인 콘텐츠를 생성에서부터 폐기까지 효율적으로 관리한다면, 기업 정보화 환경에 커다란 긍정적인 변화를 이루어 낼 수 있을 것이다.