서울시는 지난 2012년 신청사의 문서 환경을 개선하기 위해 컨설팅 프로젝트를 진행했다. 이후 사용자 업무 특성과 문서출력량을 고려, 15명당 1대 기준으로 사무기기를 통합, 배치했다. 이 결과 기존에 사용 중인 532대의 프린터·복사기·팩스·스캐너를 4분의 1 수준인 139대로 감축했다.
서울시는 운영 최적화로 사무기기를 대폭 줄일 수 있었지만 또 다른 문제가 생겼다. 사무기기 감축으로 문서가 뒤섞이는 사례가 늘어나면서 사용자 불편이 높아진 것이다. 서울시는 사무기기 통합을 진행한 2개월 후 불편 해소와 장비 사용 효율성을 높이기 위해 통합관리서비스(MPS)를 도입했다.
서울시 MPS 프로젝트는 사무기기 감축 2단계 프로젝트로 진행됐다. 서울시는 MPS를 도입하기 위해 시범운영을 실시한 재무국과 신청사 직원 대상으로 설문조사도 실시했다. 설문조사 결과 경험자의 65%가 도입을 찬성했다. 사무기기 감축 대상인 신청사 직원들의 최대 불만이 문서가 섞인다는 것이기 때문이다.
실제로 사무기기를 줄인 후 15명의 직원이 동시에 복합기를 사용함에 따라 출력한 문서들이 뒤섞이는 사례가 빈번했다. 더욱이 문서 출력 후 찾아가지 않는 문서도 많아 복합기 주변이 쉽게 복잡해졌다. 관리자 측면에서도 부서간 복합기 공유로 비용 부담이 커지고 개인별 사용량 통계도 불가능해졌다. 이러한 문제를 해결하기 위해 빼든 칼이 MPS다.
서울시가 추진한 MPS 프로젝트의 핵심은 △공무원증과 지문을 이용한 인증출력 시스템 △클라우드 프린팅 시스템 △팩스 송수신 전자화 △스캔 이메일 자동전송 △사용량 관리 시스템 △장비 실시간 모니터링 서비스 등을 구축하는 것이다.
인증출력 시스템은 복합기에 리더를 장착, 출력 시 공무원증이나 지문인증을 한 후 문서를 출력하도록 하는 장치다. 다른 사용자와 출력한 문서가 섞이는 것을 방지하고 개인별 출력량 통계가 가능하다. 본인이 출력을 요청한 문서만 출력되기 때문에 문서 유출도 예방할 수 있다. 잘못 출력 요청한 문서는 인증출력 전 선택 삭제가 가능하다. 클라우드 프린팅은 개별 복합기를 중앙서버와 연동해 사용하는 방식이다. 출력 데이터를 중앙서버에 저장하고 어떤 복합기에서든 인증만 하면 출력이 가능하다.
네트워크로 연계된 복합기의 개인별, 부서별, 장비별 사용량 집계도 실시간으로 이뤄진다. 다양한 그래프로 월별 출력량의 추이도 파악할 수 있다. 복합기의 토너잔량과 기기장애 상태를 실시간 모니터링해 서비스업체 콜센터로 자동 통보해 사전 또는 즉시 처리가 가능하다. 서울시는 신청사에 서비스업체 직원 한 명을 상주시켜 신속한 서비스를 제공한다. 상대방이 보낸 종이팩스가 전자문서로 자동변환돼 PC나 스마트폰으로 문서를 확인할 수 있는 기능도 갖췄다. 스캔한 파일은 해당 사용자의 이메일로 자동 전송도 가능하다.
서울시는 MPS 도입 후 활용도를 높이기 위해 직원 교육을 강화했다. 변화관리가 적절하게 이뤄지지 않으면 아무리 좋은 기능도 의미가 없다는 판단에 따른 것이다. MPS 가동 전 추진배경과 사용방법 등을 전 직원 대상으로 교육했다. 관련 내용을 담은 이메일도 전 직원에게 발송했다. 시스템 안정화까지 부서별로 운영업체 도우미를 선정, 배치했다. 서비스 포털사이트를 구축, 사용법 등을 온라인으로 안내했다.
서울시는 MPS 도입 후 출력량 감소와 소모품 도입 비용이 절감될 것으로 기대한다. 사무기기 공유로 구매비용은 연간 20억원, 토너 등 소모품 비용은 연간 19억원 절감이 예상된다. 사무기기를 줄여 공간비용도 143억원 절감해 연간 총 182억원의 비용 절감 효과가 있을 것으로 보고 있다.
강종필 서울시 재무국장은 “사무기기 재배치와 통합으로 공간효율 등 눈에 보이는 변화뿐 아니라 비용절감, 업무 효율성과 편의성 향상으로 직원 만족도도 높아졌다”고 말했다.
신혜권기자 hkshin@etnews.com