관련 통계자료 다운로드 PMI가 조직에 주는 효과는?
A사장은 성과 좋은 입사 3년차 직원 세명이 한꺼번에 퇴사한다고 해 당황했다. 들어보니, 모두 팀장에 대한 불만 때문에 그만둔단다. 평소에는 관심도 없다가 일이 조금 잘못되면 큰소리라서, 평가결과가 납득되지 않아서 등 이유도 많다. 팀장급들이 부하직원을 잘 키워줘야 회사 경쟁력도 강화될텐데, 이대로는 문제가 크다. 팀장들이 부하직원을 키울 수 있도록 도와주는 방법이 없을까?
“직원들은 회사를 떠나는 게 아니라 상사를 떠난다”라는 말이 있다. 실제로 갤럽에서 2500개 기업의 구성원 10만 명을 대상으로 조사한 결과에 따르면 대다수의 직원은 상사를 회사보다 더 중요하게 생각하는 것으로 나타났다. 부하직원들을 떠나지 않게 하는 상사는 성과도 잘 내지만 인간관계도 잘 유지한다. 관리란 ‘다른 사람을 통해 일을 이루어내는 것’인데, ‘다른 사람을 통한다’는 말은 인간관계를 잘 맺는 것을 의미하고, ‘일을 이루어낸다’는 말은 성과를 잘 낸다는 것을 뜻하기 때문이다.
문제상황 처럼 성과도 내면서 부하도 잘 키울 수 있게 하고 싶다면 ‘개인관리 면담’을 활용해 보자. ‘개인관리 면담’, 즉 PMI(Personal Management Interview)는 상사가 부하직원과 정기적, 비공개로 일대일 면담함으로써 부하직원들이 상사로부터 지지받고 있다는 느낌을 받도록 하는 방법이다. 피드백과 코칭, 상담으로 부하직원들이 개인적으로 발전할 수 있도록 이끌어주는 관리기법이기도 하다.
PMI와 평가면담의 목적은 둘 다 부하직원들의 성과와 역량을 높이는 것을 목적으로 한다. 하지만 평가면담은 인사평가 시기에만 시행하는데 비해 PMI는 평상시에 진행한다는 점이 다르다. 또 평가면담은 주로 평가 결과를 이해시키는 데 초점을 맞춘다면, PMI는 상사와 부하 간의 긍정적인 관계를 형성하는 데 초점을 맞춘다. PMI는 평가면담을 보완하는 수단이며, 꾸준히 시행하면 인사평가 결과를 부하직원들에게 이해시키는 것이 훨씬 더 수월해진다.
PMI의 효과는 기업 현장을 대상으로 시행한 조사에서도 밝혀졌다. 비슷한 성과를 보이던 10개 팀을 골라서 PMI를 시행했더니, 성과가 눈에 띄게 올라갔다. 그러다 PMI를 중단한 팀의 성과는 다시 원래 수준으로 되돌아갔다. 더불어 정기적으로 PMI를 시행하는 관리자들은 그렇지 않은 관리자들에 비해서 조직과 개인의 성과, 직원들의 만족도가 높았으며, 스트레스 수준은 더 낮은 것으로 밝혀졌다.
이처럼 효과가 좋은 PMI는 일반적으로 ‘역할 합의 면담’과 ‘정기적인 관리 면담’이라는 두 단계로 구성된다. 먼저 역할 합의 면담의 목적은 상사와 부하직원이 서로 무엇을 기대하고 중시할 목표와 평가기준은 무엇이며, 업무에 어떤 기본원칙을 적용할 것인지를 명확히 이해하기 위해서다. 상사와 부하직원 간의 관계가 형성되는 초기 단계나 부하직원이 새로운 보직이나 프로젝트를 시작할 때 시행한다. 이 면담에서 상사는 부하직원에게 부서의 사명, 목표와 중시하는 가치, 책임 소재, 보고 체계, 평가 및 보상 방식 등에 대해 분명히 이해시킨다. 한편, 부하직원들은 궁금한 점이나 상사의 기대 내용 중 적절하지 못하거나 비현실적인 것이 있다면 이를 명확히 밝힌다. 서로 간에 기대하는 사항과 수준을 맞추는 과정인 셈이다.
정기적인 관리 면담의 목적은 두 가지다. 하나는 상사와 부하 모두에게 자유롭고 개방적이고 협동적인 대화를 나눠 관계를 향상하는 것이고, 다른 하나는 상사가 부하직원을 코치하고 육성하는 한편, 부하직원의 역량과 업무성과 향상에 도움을 주는 것이다. 이 시간에는 조직과 업무 현안, 성과와 역량에 대한 피드백, 필요한 기술에 대한 교육 등과 같이 성과개선을 목적으로 하는 사항, 부하직원이 회사에 요구하고 싶은 사항, 개인적인 문제와 애로사항 등을 이야기한다.
얼마나 자주 PMI를 시행할 것인지는 업무수행 기간과 시간적 제약을 고려해 결정한다. 하지만 주기가 한 달이 넘어가면 효과가 떨어지며, 면담시간은 40~60분 정도가 적절하다. 또 부하직원의 잘못이나 실수를 지적하기보다는 그들이 역량을 향상시킬 수 있도록 지원해주는 데 초점을 맞춰야 한다. 더불어 면담이 끝날 때에는 다음 면담 때까지 부하직원 뿐 아니라 상사도 수행할 과제를 반드시 정한다. 정해진 과제는 반드시 수행해서 그 결과를 가져와야 하고, 관리 면담에서 논의할 안건을 성실하게 준비해야 효과가 있다.
PMI를 도입하려고 하면, 직원들이 시간이 없다고 핑계를 대는 일이 많다. 하지만 PMI를 도입하면 면담과 회의가 적어지고 부하직원들이 저지른 실수와 문제를 해결하는 데 들이는 시간이 줄어든다. 부서 내 업무조정이 쉬워지고, 직원들 간에 협력도 늘어나는 보너스도 얻을 수 있다.
공동기획: 전자신문·IGM창조비즈킷