관련 통계자료 다운로드 교통안전공단 전자문서 시스템 도입 후 개선 내역
공공기관이 ‘모바일 전자문서 시스템’을 도입하면서 업무효율과 비용절감 효과를 톡톡히 보고 있다. 업무에 필요한 종이서류를 전자문서로 디지털화하며 나타난 효과다.
교통안전공단(이사장 오영태)은 포시에스(대표 조종민·박미경) 전자문서 솔루션 ‘오즈 이폼(OZ e-Form)’을 도입한 후 종이 문서가 아예 사라졌다. 자동차 정비소에서 사용하는 기기정도검사 업무 때 작성해 보관하는 검사신청서 등을 전자서명 시스템으로 대체했다. 불필요했던 업무가 30%가량 줄었다. 공단 측은 정비기계를 체계적으로 관리할 수 있어 정비 업무 정확도가 높아졌다고 설명했다. 검사 신청서를 출력하고 편철한 후 보관하는 데 걸리는 시간과 비용을 아낀 셈이다. 연간 절감 인건비만 2299만800원이다. 종이 문서 구입에 들던 216만원도 아꼈다.
공단 관계자는 “종이를 쓰지 않으니 환경도 개선했다”며 “연간 이산화탄소 감축량도 80만6400g이나 된다”고 밝혔다.
한국승강기안전관리원(원장 박낙조)도 오즈 이폼을 도입하면서 현장에서 검사 내역 입력은 물론이고 성적서 발송까지 가능해졌다. 오즈 리포트(OZ Report) 스케줄러 기능과 우정사업본부 e그린 우편서비스를 연동했다. 현장에서 작업 내용을 입력하고 태블릿PC로 전송하면 된다. 승강기안전관리원이 담당하는 승강기만 국내 54만여대다. 검사원 한명이 하루 7~8대 승강기를 검사하면서 60여장에 달하는 검사기록서를 일일이 입력해왔다고 관리원 측은 설명했다. 현장 전송으로 검사 성적서를 개별 출력해 우편 발송하던 업무도 사라졌다. 스마트워크 시스템 구축으로 태블릿PC를 활용해 안전검사부터 검사결과서 발송, 경비 입력까지 모두 현장에서 이뤄지는 것이다.
포시에스 관계자는 “오즈이폼은 각종 문서를 모바일에서 간편하게 조회·작성하고 전자서명을 지원하는 등 종이를 전혀 사용하지 않는 ‘스마트 페이퍼리스’를 가능하게 한다”며 “특히 공공시설 점검업무 시스템, 안전 검사·점검 시스템, 민원 현장 점검 시스템 등 스마트 현장행정 서비스를 실현하는 데 다양하게 적용할 수 있다”고 말했다.
교통안전공단 전자문서 시스템 도입 후 개선 내역
유창선기자 yuda@etnews.com