중소기업의 다양한 업종의 회계프로그램, ERP를 개발, 공급하는 (주)아이퀘스트는 많은 고객들로부터 중소기업에 필요한 업무 프로세스와 업무처리 기능 등의 문의를 받는다.
한 중소기업의 사례로 여러 거래처에 부품을 생산, 납품하는 'K회사'의 문의를 공유하고자 한다.
K회사는 ERP를 통해 업무 효율성 증대 및 정형화된 생산 프로세스 정립을 이루고자 한다. 현재 사용하고 있는 회계프로그램은 거래처 관리, 세금계산서, 거래명세서 발급, 거래내역 정리 등 회계 기능만 있어 재고물류, 생산관리 등은 엑셀로 관리하고 있다. 회계프로그램, 엑셀을 이중으로 관리하다 보니 직원들의 업무도 가중되고 생산/재고와 연계된 정보를 찾아서 관리하기도 힘든 상황이라고 했다.
K회사 담당자는 다양한 부품을 제조하기 때문에 품목, 규격, 특징 등의 항목을 분류하여 관리하기를 원하고 부품 생산을 위한 BOM, 자재 소요량 계산, 검수관리 등의 생산관리 기능도 필요하다고 했다. 그리고 본사, 원료창고, 완제품 창고와 재고관리와 생산관리가 연계된 업무 프로세스 수립도 원한다고 말했다.
아이퀘스트 관계자는 K회사와 같은 상황을 겪고 있는 많은 제조기업들에게 다음과 같은 말을 전한다고 했다.
제조기업은 서비스 기업과는 달리 ERP 도입이 힘든데, 주문을 받고 매출전표, 세금계산서를 관리하는 업무 등은 다른 업종의 회사와 유사하지만, 재고. 생산, 물류 관리는 회사의 상황에 따라 다양한 형태를 띠고 있다.
K회사와 같은 대부분 중소기업들은 자금 및 인력 부족으로 인해 재고관리, 생산관리 중심의 ERP를 신규 개발하거나 기존 시스템을 커스터마이징 하는 것은 초기 비용과 시간이 많이 소요되고 시스템 운영 인력 채용 등의 문제점으로 접근하기 힘들다. 그렇다고 회계 프로그램, 인사 프로그램, 재고관리 프로그램, 영업관리 프로그램 등 특성화된 프로그램을 사용하는 것도 ERP 사용의 의미가 없는 것이다.
제조업을 영위하는 회사에서 ERP를 도입하기 위한 고려 사항은 다음과 같다.
첫째, 사업주가 ERP를 왜 도입해야 하고, 비용은 얼마나 투자하는 것이 적절한지, 도입한 후에는 어떤 장점과 단점이 있는지, 향후 어떻게 관리해야 하는지 등을 공부하고 이해해야 한다.
둘째, ERP를 도입하기 전 각 부서의 업무와 필요성 등을 정리하여 준비 후, 제조업에 필요한 재고관리, 생산관리, 수발주관리와 같은 기능들을 갖추고 있는 ERP를 비교, 검토하여야 한다.
셋째, 하나의 프로그램으로 본사, 생산공장, 자재 창고 등 각각의 담당자가 필요한 정보를 공유하고 업무를 진행할 수 있는지를 확인해야 한다. ERP를 사용할 경우 이메일이나 메신저, 자료실을 쓰는 것보다 주문, 자재, 생산, 출하 간 정보를 연결하고 공유해서 사내의 업무 흐름이 원활해질 수 있다.
마지막으로 ERP의 유지 보수를 위한 전문 인력 운영에 많은 비용이 들어가면 안 된다는 것이다.
이런 여러 가지 사항을 고려해볼 때, 회사가 일정 규모 이상 성장하기 전까지는 시중에 많이 출시되어 있는 월 사용료 기반의 중소기업용 ERP를 선택하는 것이 좋다. 월 사용료 기반의 ERP 회사들은 각각의 특징이 있기 때문에 업력, 개발연구소 보유, ERP 기능, 지원 서비스 등을 비교 검토해 보아야 한다.
중소기업을 위한 생산관리, 회계 프로그램 및 ERP 개발에 20년 업력을 쌓아온 ㈜아이퀘스트는
중소기업이 갖고 있는 제반 관리 이슈와 성장을 위해서 필요한 관리 프로세스에 대해서 많은 경험을 갖고 있다. 대표적으로 생산/영업/건설관리ERP '얼마에요 ERP', 경리/회계/재고관리 솔루션 '얼마에요', 중소/중견기업 통합 관리 구축형 ERP 'SAP-얼마에요', 거래증빙/결제관리 프로그램 '얼마에요mini', 경리업무 대행, 세무신고 지원 서비스 '경리봇, 세무봇' 등이 있다.
특히 제조업종에 특화된 ERP인 '얼마에요ERP'는 생산, 재고, 물류, 인사급여, 회계, 세무신고 등 다양한 기능을 제공한다. 그중 생산관리는 등록된 BOM의 구성을 바탕으로 작업지시에서 최종 검수까지 관리, 작업지시서에 따른 자재 소요량 자동계산 및 자동발주 처리, 생산 품목에 대한 적합/부적합 검수 관리, 외주처에 대한 생산실적 및 재고현황 관리 등의 기능을 제공하고 있으며 생산, 작업, 실적, 검수 등의 보고서를 제공한다.
얼마에요ERP를 요약하면 제조업종에 필요한 생산 계획/관리, 자재관리, 창고관리, 외주관리, 품질관리, 판매와 배분 등의 생산관리 기능을 제공하는 경쟁력 있는 솔루션이라고 할 수 있다.