기업 정관은 기업의 설립절차 중 하나로 회사의 설립, 조직, 업무 활동 등에 관한 기본규칙을 정한 문서입니다. 즉 주주와 임원의 이익을 실현하기 위한 운영 규정과 전략이 되며, 기업의 지배구조를 정비하거나 여러 가지 문제 상황이 발생했을 때 기업을 방어할 수 있는 수단을 뜻합니다.
정관에는 절대적 기재사항과 상대적 기재사항이 포함되어 있습니다. 이는 초기 정관이 기업에 절대적일 수 없으며 기업이 성장할수록 기업 상황에 걸맞은 규정과 제도로 변경되어야 하는 것입니다. 그렇지 않을 경우, 매년 바뀌는 법규에 따른 세무 위험에서 기업을 방어할 수 없게 되는 것입니다. 하지만 많은 중소기업은 법인 설립 당시 필수 기재사항이 명시된 정관을 그대로 보유하고 있는데, 이는 반드시 문제를 일으킬 것입니다.
특히 표준 정관에 의한 문제가 발생하면 속수무책으로 세금을 추징당하거나 소송, 횡령, 배임 등의 고발대상이 될 수 있습니다.
아울러 정관이 전략적이지 않고 미비하게 작성될 경우, 기업 매출이 증가하는데도 대표에게 주어지는 대가가 매우 적을 수 있습니다. 또한, 기업의 설립 요건을 맞추기 위해 명의신탁주식을 발행한 경우에는 명의신탁주식에 관한 위험 방지 규정을 정하지 않아 경영권까지 빼앗길 수 있습니다. 따라서 기업 대표들은 기업 설립 시 표준 정관을 작성한 후 기업이 성장하면서 변화된 상황, 규정, 제도 등에 대한 상대적인 상황을 반영해야 합니다.
즉 정관에 명시해야 효력이 인정되는 사항인 현물출자, 중간배당, 사채발행, 주식양도, 자기주식 취득 및 처분, 이익소각, 주총 및 이사회에 관한 사항 등이 포함됩니다. 따라서 정관에 포함되지 않은 사항을 실행할 경우, 투명하게 기업운영을 해왔음에도 부당행위로 간주당할 수 있으며 소송, 횡령, 배임 등으로 고발당할 수 있습니다.
이에 기업 상황을 반영하고 변경된 상법에 따라 주기적으로 정관을 변경한다면 임원 급여, 퇴직금, 배당 등 대표와 주주의 이익 실현을 위해 도움이 되며, 세금을 절감하는 효과를 누릴 수 있습니다. 아울러 정관 변경 시 경영권을 보호하고 강화할 수 있기에 기업활동을 안정적으로 이끌 수 있습니다.
정관을 변경할 때에는 기업의 현재 상황을 파악하는 것이 중요합니다. 과거 정관에 존재하는 기업 설립에 따른 형식적 사항이 현재 기업 운영에 방해될 경우, 과감히 삭제하는 것이 좋습니다. 아울러 개정된 상법에 걸맞은 규정이 필요하고 법률 개정으로 변경된 사항을 반영해야 하며, 경영 방향에 맞는 규정을 명시해야 합니다.
또한, 기업 운영에 관한 의사결정 시 효율적이고 합리적이며 적법한 절차로 경영권을 방어할 수 있는지 검토해야 합니다. 정관은 경영권 방어와 지분 확보 전략에 많은 영향을 끼치므로 제3자에게 지분을 배정하거나 자기주식 취득 및 처분 등 지분확보에 근거가 되기 때문입니다.
물론 모든 사항을 고려하여 정관을 변경하는 것은 어려운 문제입니다. 하지만 정당하게 기업을 운영하고 있더라도 정관에 명시되지 않아 부당행위로 간주할 수 있고 주주 권리에 위배되었을 때 소송, 횡령, 배임죄로 처벌받을 수 있습니다. 정관은 기업 활동을 안정적으로 만들고 세금을 절감할 합법적인 근거를 제공해주기에 적절한 시기에 정확하게 변경해주는 것이 좋습니다.
또한 손금산입이 문제가 되어 막대한 세금 문제를 일으킬 수 있고 세무조사를 받을 수 있기 때문에 전문가의 도움을 받는 것이 바람직하며, 관련 법규가 개정될 때마다 신속하게 반응하여 정관을 정비하는 것이 중요합니다.
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