종이문서 폐기 시 법적 효력을 보장하는 전자화 절차가 '신뢰스캔'이다.
신뢰스캔은 스캔 이후 별도 검사자에 의해 스캔 문서 품질을 검사받으며 스캔 개시부터 완료까지 스캔 문서 무결성 정보를 유지한다. 신뢰스캔이 완료되면 공인전자서명을 삽입해 전자문서 위변조 여부를 쉽게 확인할 수 있다.
신뢰스캔을 수행하는 방법은 두 가지다. 첫째는 한국무역정보통신, 하나금융티아이, LG CNS와 같은 공인전자문서센터 사업자에게 위탁하는 방법이다. 둘째는 전자문서를 이용하는 기업과 기관 내부에 신뢰스캔 시스템을 갖추고 전자문서 보관만 공인전자문서센터를 이용하는 방법이다. 전자를 위탁 신뢰스캔, 후자를 자가 신뢰스캔이라고 한다.
일반적으로 위탁 신뢰스캔은 A4 용지 기준 약 40~60원 정도 비용이 발생한다. 이용 기업에선 문서 배송과 폐기 등을 신경 쓰지 않아도 되는 이점이 있다. 단, 보관 중인 종이문서가 너무 많을 경우 비용 부담이 크다. 종이문서 1억장을 전자화할 경우 최소 40억원 비용이 발생한다.
위탁 신뢰스캔 비용 부담이 크거나 민감 개인정보를 포함해 외부 서류 반출이 불가능할 경우에는 자가 신뢰스캔을 채택할 수 있다. 현대해상에서 이 방법을 쓴다. 현대해상은 2016년 업계 최초로 자가 신뢰스캔 센터를 도입했다. 예산이 있고 업무 편리성이 중요할 때는 외주 신뢰스캔, 비용 절감과 개인정보 보호 등이 필요할 때는 자가 신뢰스캔을 사용하면 된다.
특히 자가 신뢰스캔은 종이문서가 매월 1만장 이상 나올 경우 비용 절감 효과가 크다. 이종철 한국무역통신 공인전자문서센터 부장은 “신뢰스캔은 전자문서를 만드는 임시 공정에 해당하기 때문에 과도한 인프라 투자는 필요 없다”면서 “하드웨어(HW)나 스캐너도 클라우드, 임대를 활용하면 비용을 절감할 수 있다”고 조언했다.
신뢰스캔은 기업과 기관 내부 문서뿐만 아니라 휴·폐업 의료 기록 보관, 신용·대출 서류 보관 등 공공과 대국민 분야에도 효율적으로 쓰일 수 있다.
오다인기자 ohdain@etnews.com