[기고]제로 콘택트 시대, 스마트워크 성공 조건

코로나 사태로 인해 떠밀리듯 시작해 주목받고 있지만 사실 스마트워크는 십수년 전부터 인터넷 보급과 함께 꾸준히 제기되었던 사회적 어젠다 중 하나다. 변화 필요성을 공감해도 다양한 이유로 미뤄졌던 스마트워크 도입이 본격화된 것은 코로나 팬데믹의 최대 수혜라고 해도 무방하겠다.

NHN은 일찌감치 클라우드 협업 플랫폼을 도입하고 서비스하는 만큼, 많은 기업에 스마트워크 구축 컨설팅도 해오고 있다. '시간과 장소에 얽매이지 않고 함께 일하는' 스마트워크에 성공하려면 △업무 연속성 보장 △익숙함을 뛰어넘는 편의성 △변화에 대한 두려움 탈피가 무엇보다 중요하다.

회사라는 한정된 공간에서 일하지 않으니, 업무 연속성이 보장되지 않으면 협업 플랫폼은 무용지물이다. 스마트워크를 위해 협업 플랫폼을 선택할 때는 기업의 업무 연속성을 위한 적합한 기능이 마련돼 있는지 반드시 확인해야 한다.

TOAST Workplace Dooray는 업무를 이슈, 조직별로 관리할 수 있는 공용 공간인 프로젝트 기능을 통해 업무 연속성을 보장한다. 또 모든 업무 결과물은 직원 개인 PC가 아닌 드라이브에 남겨지고, 구두 소통의 영역은 협업툴 내 공동편집, 텍스트 기록으로 남아 문서화된다.

스마트워크를 위한 다양한 기능과 서비스에도 불구하고, 메일과 메신저 기능을 벗어나지 못하는 경우도 발생한다. 물론 커뮤니케이션에 포커싱된 메일, 메신저 도구도 넓은 의미의 스마트워크에 해당한다.

그러나 기존의 익숙함이 편리함을 넘지 못하면, 효율적인 스마트워크는 실현하기 어렵다. 업무 도구는 어렵고 복잡하지 않아야만 기존 방식을 탈피할 수 있고, 실질적인 업무 효율성을 경험하게 한다. 따라서 기업마다 업무 특성과 플로에 적합성을 따져 높은 편의성을 제공할 수 있는지 따져보고 선택하는 것을 권장한다.

마지막으로 일하는 방식에 대한 새로운 전환을 두려워하지 말아야 한다. 영상회의는 재택근무 확산과 함께 새롭게 떠오른 업무 도구로, 기업과 많은 사람의 관심을 얻고 있다.

실제로 TOAST Workplace Dooray의 영상회의 기능은 재택근무가 본격화된 3월 한 달간 트래픽이 이전과 비교해 25배나 증가하며 이용률이 급격하게 늘어났다. 코로나 팬데믹과 상관없이 익숙했던 영상통화를 생각하면, 한편으로는 이 같은 현상이 아이러니하다.

아직도 영상회의를 경험한 직장인들 사이에서는 대면회의를 대체할 수 있을 만큼 충분하다는 의견과 함께 어색하다, 번거롭다는 평가가 공존한다. 스마트워크 정착을 위해서는 회의는 얼굴 보고 모여서 해야 한다는 생각 그리고 영상회의에 대한 막연한 두려움과 기피를 넘어서야 한다.

또 한 공간에 모여 일해야 진짜 일하고 있는 것, 눈앞에 보이지 않으니 업무 평가가 어렵다는 편견에서 벗어나야 한다. 기존의 경험이나 감정에 기반한 평가가 아닌, 업무 협업툴로 확인된 데이터를 적극 활용하는 변화도 필요하다.

우리는 이번 코로나 팬데믹을 통해 스마트워크 도입이 기업의 생존과 직결될 수 있다는 것을 경험했다. 여전히 재택근무는 정보기술(IT) 인프라와 시스템이 갖춰진 정보통신기술(ICT) 기업과 대기업 일부를 중심으로 시행될 뿐, 스마트워크 환경을 미쳐 구축하지 못한 대다수 기업은 예상치 못한 충격과 위기를 고스란히 안았다.

다행히 클라우드를 기반으로 한 디지털 전환과 업무 협업툴 시장이 본격화되고 있고, 최근에는 정부가 중소 및 벤처기업 스마트워크 활성화를 위해 비대면 바우처 서비스 사업을 시작하는 등 적극적으로 나서고 있어 고무적이다. 이제 미래의 청사진이 아닌, 일상으로 다가온 스마트워크 정착을 준비할 때다.

백창열 NHN 워크플레이스개발센터장 cybaek@nhn.com