[김성규의 전자문서와 정보화사회]<3>전자서식, 데이터 활용 첫 단추

비대면 업무 환경으로 전환하는 사례는 코로나19 확산이라는 불가항력이라는 요소에 의해 급속히 늘고 있다. 이에 따라 기업 업무의 디지털화 요구는 폭증하고 있다. 정부 역시 기업 업무 디지털화 지원 방향으로 정책을 추진하고 있어 기업의 디지털 전환은 이제 피할 수 없는 과제가 됐다.

전자서식은 이 같은 디지털 전환 흐름과 비대면 업무에 빠르게 대응하고 적용할 수 있는 기술이다. 업무 생성 단계에서부터 디지털 전환을 촉진하고, 데이터 효율 활용을 위한 기반을 제공하는 서비스 기술이기 때문이다.

전자서식은 원래 종이문서 내용을 그대로 전자 처리하기 위해 개발된 기술이었다. 처음에는 아무런 기능 없이 단순히 전자 기기 화면에 문서 내용을 표시하는 정도였다. 전자서식 초기 형태는 전자문서 내용을 개인용컴퓨터(PC) 또는 태블릿PC 화면에 표시함으로써 특정 내용을 입력하거나 수기 전자서명을 받는 용도였다.

이 기술은 점차 이용자 요구에 의해 발전돼 왔다. 최근에는 비대면 업무에도 적극 활용되기에 이르렀다. 기술 자체는 등장한 지 오래됐지만 국내 시장이 급성장하게 된 계기는 금융위원회가 지난 2011년 12월에 개정·시행한 '보험업법 시행령'이라 할 수 있다. 개정 이후인 이듬해 1월에는 '전자서명을 통한 보험계약 체결 시 전자문서 작성 및 관리 기준'이 마련됐으며, 보험사는 이를 기반으로 전자서식 기반 보험청약 시스템을 구축하기 시작했다.

보험 분야에서 전자서식 이용이 확대되면서 전자서식은 다른 업무에도 적용되기 시작했다. 은행의 '디지털 창구' '태블릿 브랜치' 등이 대표 사례다. 공공 부문에서는 스마트 행정 민원 시스템, 전자정부 사업, 입찰 시스템 등에도 두루 적용됐다. 특히 최근에는 코로나19로 말미암아 업무 효율화를 추구해야 하는 의료 분야에서도 치료 및 수술 동의서 등 각종 동의와 확인 업무에 전자서식이 효율 높게 활용되는 추세다.

이들 사례에서 보듯 원래 전자서식은 태블릿PC 등 스마트 기기에서 실시간으로 각종 문서 작성 업무를 대체하는 것이었으며, 주로 대면 업무의 디지털화에 초점이 맞춰져 있었다. 그러나 최근에는 이를 비대면 환경에서도 활용하려는 시도가 늘어지면서 더욱 빠르게 확산하고 있다. 비대면 환경에서도 고객과 영상을 통한 실시간 동기화 업무가 가능한 시스템이 금융권 중심으로 급속히 늘고 있다.

여기서 주목할 것은 전자서식이 문서 편집기로 만들어지는 단순한 전자문서가 아니라 업무시스템(클라우드), 영상회의, 보안, 전자서명 등 다양한 기술로 구현된 서비스 복합 기술이라는 점이다. 이를 통해 더 빠른 업무 처리가 가능해지며, 기업은 문서 생성 단계부터 데이터와 연동해 유통·보관까지 모든 과정을 전자 관리할 수 있는 구조를 구축할 수 있게 됐다. 이와 더불어 기존에 이용하던 종이문서와 같은 친숙한 인터페이스로 이용자 중심의 부수 기능도 제공하는 효과를 보고 있다.

앞에서 설명한 바와 같이 전자서식은 최신 정보기술(IT)이 접목되면서 지속 발전하고 있다. IT 환경 장점이 있는 다양한 기능을 추가, 진화하고 있다. 디지털 전환 과정에서 전자서식 기술이야말로 전자문서 산업 내 주류 서비스 기술이라 할 수 있다.

전자서식은 도입 전후로 전자문서를 도입하게 하는 효과가 있다. 그만큼 전자서식은 전자문서 시장의 성장을 빠르게 견인하고 있다. 코로나19로 인해 업무 패러다임이 급격히 바뀌고 있는 상황에서 전자서식 도입 분야는 더욱 확대될 것으로 예상된다. 전자문서 도입이 선택 아닌 필수 시대로 진행하고 있는 것처럼 포스트 코로나 시대를 맞아 디지털 전환, 비대면 업무 환경을 구현하기 위한 전자서식 서비스가 더욱 부각될 것이다.

김성규 한국전자문서산업협회장 gform@epostopia.com