2년 넘게 지속된 코로나19 팬데믹은 기업의 디지털 전환을 앞당기는 촉매제 역할을 했다. 사티아 나델라 마이크로소프트 최고경영자(CEO)는 이 기간에 2년이 걸릴 기업들의 디지털 전환이 2개월 만에 이뤄졌다고 했다. 국내 100대 기업 직원 10명 가운데 9명은 재택근무를 시행하고 있거나 경험해 봤다고 한다. 그 과정에서 당연하게도 대면 중심 업무 환경을 디지털 중심 업무 환경으로 전환할 수밖에 없었다.
필자가 사회생활을 시작한 10여년 전만 해도 이메일이 대부분의 업무 소통 방법이었다. 그나마 잘 갖춰진 곳은 PC 중심 메신저를 사용하는 것이 전부였다. 하지만 요즘 채용사이트에 가면 스타트업부터 대기업까지 규모나 업종과 관계없이 많은 기업이 채용공고를 통해 사용하고 있는 소프트웨어(SW)를 기재할 정도로 협업 툴과 같은 업무용 SW는 그 기업의 일하는 문화와 발전 상황을 보여 주는 중요한 지표로 활용되고 있다.
이제는 이러한 툴이 대부분 서비스형소프트웨어(SaaS) 형태로 제공되고 이용할 수 있기 때문에 “우리 회사는 정보기술(IT) 전문 인력이 없어서” “도입할 자금이 넉넉하지 않아서”라는 말은 더 이상 통하지 않는다. 기업의 리더들은 디지털 워크플레이스를 성공적으로 구축하고 정착시키고 싶어 한다. 그럼에도 많은 기업이 그 과정에서 좌절을 맛본다.
필자는 2016년 협업 툴 플로우를 처음 선보였으며, 6월 스마트테크 코리아에서 '뉴노멀 시대, 목표지향적 협업툴 스마트 워크 레시피'를 주제로 목표 달성을 위한 협업 툴을 제시할 예정이다. 또한 많은 기업을 컨설팅하고 정착 과정을 지켜봐 온 만큼 디지털워크플레이스 구축을 위한 세 가지를 제시하고자 한다.
첫째 단순하고 명확한 목표를 설정해야 한다. 보안이 강화된 문서공유 및 일정공유의 편리함, 프로젝트 관리의 효율성 등 해결해야 할 과제는 많지만 그것을 한 번에 다 해결하기에는 시간과 비용이 많이 들어갈 뿐만 아니라 임직원들이 한 번에 받아들이지 못하면서 실패하기 쉽다. 단순하고 명확한 목표를 잡고 짧은 기간 안에 하나씩 빠르게 적용해 보면서 도입해야 한다.
둘째 지속적인 인버타이징이 이뤄져야 한다. 인버타이징이란 내부(Internal)와 광고(Advertising)의 합성어로, 내부 직원 대상 마케팅을 의미한다. 많은 기업이 디지털 워크플레이스 도입 자체를 목표로 하는 경우가 많다. 하지만 어떤 툴을 도입하든지 도입 이후에 임직원이 잘 사용할 수 있도록 정착하고 궁극적으로 일하는 방식에 변화가 이뤄지는 것이 목표가 돼야 한다. 그러기 위해서는 내부 마케팅을 통해 도입한 툴을 모든 임직원이 알 수 있도록 알리고, 활용할 수 있도록 활용법 중심으로 프로모션하는 것이 중요하다.
셋째 리더가 먼저 적극 활용해야 한다. 리더가 직접 디지털 워크플레이스 안으로 들어가서 직원들과 함께 일하는 모습을 보여 주는 것이 가장 중요하다. 커뮤니케이션은 발신자보다 수신자가 중요하다. 아무리 직원들이 업무보고를 새로운 공간에서 하더라도 상급자가 기존 방식을 고수한다면 100% 실패하게 될 것이다.
단순하고 명확한 목표 설정과 인버타이징을 위해서는 리더의 관심과 지원이 전제돼야 한다. 그래서 가장 중요한 단어로 '리더십'을 꼽는다. 몇몇 임직원은 그 리더십을 발휘하는 과정에서 보안과 비용 등의 이유로 반대할 수 있다. 분명 고려해야 할 중요한 요소임에는 틀림없지만 검토 요소의 하나일 뿐이다. 디지털 대전환 시대에서 뒤처지기 싫다면 지금 바로 리더가 앞장서야 한다.
이학준 플로우 대표 desk383@flow.team
