[디지털문서 인사이트]문서 중심 협업이 중요해지는 시대

현대의 많은 기업은 구성원이 협업을 좀 더 잘할 수 있는 방법을 꾸준히 연구해 왔다. 협업은 기업의 성장과도 직결되기 때문에 임직원 간 협업에 도움 되는 협업툴은 다양하게 개발되고 있다. 협업툴의 주요 기능은 메신저, 영상회의 등과 같은 커뮤니케이션이다. 협업을 위해서는 명확한 커뮤니케이션이 전제돼야 하기 때문이다.

팬데믹으로 재택근무가 일상화함에 따라 정확하고 효율 높은 커뮤니케이션에 대한 욕구는 강화됐고, 그에 따라 다양한 협업툴이 개발됐다. 협업툴을 사용해 본 사람이라면 이로 말미암은 업무 효율성에 의문이 남았을 것이다. 변화된 업무방식에 대안을 직접적 제공하긴 했지만 효율 측면에서 효과가 있었냐고 묻는다면 명확히 대답할 수 없다. 혹자들은 대면근무가 더 효율적이라고 말할 정도다.

이유가 무엇일까. 필자는 협업이 '대화'에만 집중됐기 때문이라고 생각한다. 업무 수행에서 커뮤니케이션은 크게 사람 간 커뮤니케이션과 문서 중심 커뮤니케이션으로 구성되는데 지금까지의 협업은 사람 중심 커뮤니케이션이라는 한 부분에만 집중적으로 발전했다. 한 예로 우리는 회의를 진행했음에도 그 문서의 결과물이 각자의 예상과 달라지는 상황을 겪는다. 협업이 구두 커뮤니케이션에 치중돼 있고, 문서를 작성하는 순간부터 단절되기 때문이다. 그렇기 때문에 업무가 완료되기까지 여러 번의 커뮤니케이션 오류를 바로잡느라 시간을 낭비한다. 문서 중심으로 커뮤니케이션이 더욱 필요한 이유다.

그렇다면 문서 중심 커뮤니케이션이란 어떤 모습일까. 업무 시작부터 끝까지 문서 중심으로 메신저, 영상회의, 채팅, 문서 관리, 검색 등을 하나의 솔루션 안에서 해결하는 것이다. 이 과정에서 커뮤니케이션과 문서 작성 과정은 동시에 진행된다. 구성원은 문서 작성을 하며 영상회의로 필요한 사항을 논의하고, 1개 문서의 작성과 수정을 동시에 할 수 있다. 문서라는 공유물을 구성원이 상시 확인할 수 있고, 서로 다른 의견이 있다면 문서 내에서 직관적 피드백이 가능하기 때문에 오류가 줄 것이다.

한 걸음 더 나아가 문서를 안전하게 공유하고 관리하는 것도 협업 과정에서 중요한 부분이 될 것이다. 하나의 문서를 세부 구역으로 분리, 해당 구역에 한해 문서 편집 권한을 부여할 수 있다. 그렇게 되면 별도의 문서 취합 과정이 없어서 업무 시간을 단축할 수 있다. 또한 문서 내 특정 콘텐츠에 대해 담당자 역할을 확실히 할 수 있고, 타 영역에 대한 변형 우려도 덜 수 있다. 이를 통해 다수가 협업해야 하는 환경에서 좀 더 효율적으로 작업할 수 있을 것이다.

대부분 직장인은 협업툴과 오피스 소프트웨어(SW)를 별도로 사용한다. 그동안 대화 중심 협업과 문서 중심 협업이 분리돼 있었다는 현실을 보여 주는 부분이기도 하다. 지금까지 우리는 협업은 그저 커뮤니케이션을 잘하는 영역이며, 문서 작성은 그 외 별도의 영역으로 구분해 놓고 업무 처리를 하는 방식에 익숙해져 왔다. 그렇기 때문에 발생하는 비효율에 대해 잘 인지하지 못하고 있다.

협업은 대화만으로 이뤄지지 않는다. 지금까지 생각하던 협업의 기능을 넘어 온전한 협업이란 무엇인지 고민해 볼 필요가 있다. 필자는 그 답이 문서 중심 협업에 있다고 생각한다.

이동석 티맥스오피스 대표 dongsuk_lee@tmax.co.kr