마이크로소프트 365(M365), 韓 산업계 '생산성 혁신 도구' 강자로 자리매김

한국비엠아이(BMI). [사진= 한국BMI 제공]

클라우드 소프트웨어(SW)인 마이크로소프트 365(M365)가 국내 산업계의 '생산성 혁신 도구'로 큰 영향력을 끼치고 있다. 향후 생성형 인공지능(AI)과 M365 애플리케이션(앱)을 결합한 'M365 코파일럿(부조종사)'이 본격 도입될 경우, 국내 기업 업무 생산성은 더욱 커질 전망이다.

최재원 한국비엠아이(BMI) 보안관리팀 IT총괄팀장. [사진= 한국BMI 제공]

최재원 한국비엠아이(BMI) 보안관리팀 IT총괄팀장은 'M365'를 도입한 이후 전사 협업과 업무 생산성이 획기적으로 개선됐다고 밝혔다. 한국BMI는 의약품과 의료기기, 에스테틱 사업을 영위하는 제약회사다.

최 팀장은 “기존 온프레미스(구축형) 솔루션이었을 때는 윈도우나 오피스를 최신 업데이트할 때 클라이언트 충돌로 인해 속도가 저하하고 해킹 및 멜웨어, 문서 보안 등에 취약했다”면서 “하지만 M365로 전환을 결정한 이후 기존 문제를 모두 해결할 수 있었다”고 말했다.

이어 “이는 단순한 기술 전환을 넘어서 디지털 혁신과 업무 효율성을 높이는 중요한 발걸음이었다”면서 “특히 서비스형 소프트웨어(SaaS) 형태로 제공되기 때문에 온프레미스 서버 필요성을 줄이고, 관리 측면에서 큰 이점을 제공한다”고 말했다.

그는 구체적으로 원드라이브, 팀즈, 워드, 엑셀, 파워포인트, 쉐어포인트 등 M365 솔루션이 문서를 업로드하고 공유하고 실시간 편집할 수 있으며 의견을 피드백하는데 용이하도록 돕는다고 밝혔다.

최 팀장은 “연구원들은 팀즈를 통해 제주, 청계, 오송, 부산 등에 위치한 다른 직원들과 원격 협업하고, 회의록을 작성할 수 있다”면서 “임직원 만족도가 매우 크다”고 말했다.

특히 그는 M365를 통해 데이터 관리가 용이해졌다고 강조했다. 한국BMI는 임직원이 오피스로 작업할 때 모든 파일을 원드라이브에 저장하도록 정책을 설정했다. 마이크로소프트 오피스는 자동 버전 관리와 복원 기능을 갖추고 있어서 사용자가 실수로 파일을 삭제하거나, 파일이 손상돼도 쉽게 복원할 수 있다. 중요 정보 손실을 방지한다.

최 팀장은 “PC를 분실하더라도 원드라이브에 저장된 데이터는 어디에서나 접근할 수 있고, 새 PC에서도 기존 데이터를 빠르게 불러올 수 있다”면서 “M365의 데이터 수명 주기 관리로 통합된 데이터 관리가 가능해졌다”고 말했다.

M365가 생산성을 높인 사례는 더 있다.

BDO성현회계법인 CI. [사진= BDO성현회계법인 제공]

송광혁 BDO성현회계법인 전산 감사 파트너(상무)는 M365가 디지털 전환을 통한 업무 혁신을 이끌었다고 평가했다.

BDO성현회계법인은 회계법인 특성상 고객사의 민감 기밀 정보를 취급하기 때문에 사내 데이터 외부 유출 등에 민감하다. 이를 위해 회사는 마이크로소프트 'WIP(Windows information Protection)' 문서 보안을 적용했다. WIP는 기업 데이터를 기업용·개인용으로 나눠 관리해서 강력한 보안 체계를 갖추는 기능이다.

송 상무는 “법인에 등록된 디바이스에서만 이메일을 열람할 수 있고, 저장 파일을 외부 사이트에 업로드하거나 개인 이메일에 보낼 수 없다”면서 “특히 USB를 통한 자료반출이 불가능한 점은 정보 보안에 큰 역할을 하고 있다”고 말했다.

이어 “자료를 PC에 저장하는 대신 원드라이브를 사용함으로써 PC에서 멜웨어를 자동 감지해 격리한다”면서 “스팸 메일까지 자동 필터링해준다”고 덧붙였다.

그는 M365의 장점으로 윈도우 PC와 높은 호환성을 꼽았다. 도입 이후 프로그램 간에 충돌 등 문제 발생이 적고, 문제가 발생하더라도 해결까지 소요되는 시간이 적다는 것이다.

또 데이터 복구·관리 기능에 만족감을 드러냈다.

마이크로소프트 팀즈를 활용해 포럼을 진행 중인 BDO성현회계법인. [사진= BDO성현회계법인 제공]

송 상무는 “원드라이브를 사용하기 전에는 랜섬웨어나 갑작스러운 PC 종료, 하드디스크 고장 등으로 데이터 손상이 있는 경우 복구까지 많은 시간이 소요되고, 어려웠다”면서 “원드라이브를 사용하고 난 부터는 언제든 복구가 가능해졌다”고 말했다.

이어 “기존에는 파일을 공유해 실시간 공동작업할 경우 수정이 누락되거나 복사본이 생기는 등 파일 오류가 생기곤 했다”면서 “하지만 지금은 실시간 공동작업이 원활하고, 누군가 파일을 잘못 수정하더라도 언제든지 버전을 복구할 수 있어 파일 공유에 부담이 없어졌다”고 덧붙였다.

특히 그는 시각화 도구인 마이크로스프트 파워 BI와 M365 간에 통합으로 데이터 시각화 품질을 높일 수 있었다고 강조했다. 엑셀에서 수집·정리한 데이터를 파워 BI에서 시각화하거나 파워 BI 보고서를 쉐어포인트 사이트에 게시해서 팀과 공유하는 식이다.

이들은 M365 코파일럿이 도입되면 적극 활용하겠다는 뜻도 내비쳤다. 마이크로소프트는 M365 코파일럿 한국어판을 내년 상반기 출시할 예정이다. M365 코파일럿은 개별 오피스 프로그램에 챗봇이 AI 비서로 탑재된다. 사내 접근이 허락돼 있는 데이터를 연동해서 이용자가 요구하는 업무를 수행한다.

최재원 팀장은 “M365 코파일럿은 시간이 오래 걸리는 문서작업을 간단한 자연어 프롬프트 몇 줄만으로 신속하게 만들고 이메일 초안 작성과 팀즈 미팅에서 나온 내용까지 요약·검토해준다”면서 “문서 작업 및 이메일 관리에 소요되는 시간을 대폭 줄여줄 것으로 기대되고, 늘어난 여유 시간을 창의력과 전문성 등을 높이는데 집중하게 될 것으로 기대된다”고 말했다.

이어 “자사는 코파일럿 도입의 최적 조건을 갖췄다”면서 “경쟁사보다 가장 먼저 도입을 추진할 것”이라고 말했다.

송 상무는 “M365 코파일럿은 회계법인에서 가장 기대 중인 서비스 가운데 하나”라면서 “많은 회계사가 익숙한 MS365와 유기적으로 통합돼 있어 다른 AI 플랫폼과는 접근성부터 차별화되기 때문”이라고 말했다.

이어 “반복 작업이나 데이터 분석 절차에 인사이트를 제공할 것으로 기대된다”면서 “더욱 많은 생산성 향상에 기여할 것으로 예상된다”고 말했다.

류태웅 기자 bigheroryu@etnews.com